Administratieve ondersteuner

Als administratief ondersteuner ben je een onmisbare schakel binnen het team. Je zorgt ervoor dat processen soepel verlopen, houdt overzicht en ondersteunt collega's bij uiteenlopende werkzaamheden. Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en hebt oog voor detail.

Werkzaamheden: Klachten- en meldingenafhandeling: je werkt met ons zaaksysteem waarin meldingen van inwoners over de openbare ruimte binnenkomen. Je beoordeelt, sorteert en registreert meldingen, zet meldingen uit bij de juiste beheerder of afdeling, bewaakt de voortgang en houdt overzicht over de afhandeling, verwerkt terugkoppelingen en meldt zaken administratief af in het systeem, archiveert meldingen zorgvuldig en volgens de richtlijnen.

Algemene administratieve ondersteuning: je ondersteunt het team met diverse organisatorische en administratieve taken: plannen en coördineren van afspraken en overleggen, opstellen en bijhouden van actie- en besluitenlijsten, bewaken van deadlines en opvolging van acties, notuleren tijdens overleggen en uitwerken van verslagen, verwerken en archiveren van documenten en correspondentie.

Begraafplaatsadministratie: je draagt bij aan het beheer van de administratie rondom begraafplaatsen, een wettelijke taak van de gemeente: bijhouden en actualiseren van registraties, verwerken van aanvragen en mutaties, archiveren van gegevens conform wet- en regelgeving, ondersteunen bij vragen van inwoners over begraafplaatsen.

Aanvullende werkzaamheden: naast bovenstaande taken kun je ook worden ingezet voor: ondersteunen bij (kleine) projecten en beheerswerkzaamheden, opstellen van eenvoudige rapportages en overzichten, signaleren van knelpunten in werkprocessen en meedenken over verbeteringen, ondersteunen bij bewonerscommunicatie, zoals het versturen van brieven of informatie. De werkzaamheden maken integraal onderdeel uit van de reguliere bedrijfsvoering en worden verricht binnen de bestaande organisatiestructuur.

De medewerker maakt deel uit van het team, neemt deel aan interne overleggen en werkt onder dagelijkse aansturing van de verantwoordelijke manager. Prioriteiten, werkzaamheden en gewenste resultaten worden vastgesteld door de organisatie. Vanwege het belang van continuïteit, kennisborging en nauwe samenwerking met interne stakeholders is sprake van een structurele rol binnen het team die volledige inbedding in de organisatie vereist.

Looptijd en inzet: de opdracht heeft een looptijd van max 12 maanden. Wat ga jij doen? Als administratief medewerker openbare ruimte ben je een belangrijke schakel binnen ons team. Je zorgt dat meldingen van inwoners goed en snel worden opgepakt en dat de administratie op orde is. Je verwerkt meldingen in ons zaaksysteem, zet deze uit bij de juiste collega en bewaakt de voortgang. Ook zorg je voor een goede terugkoppeling en afronding van de meldingen.

Daarnaast ondersteun je het team bij de dagelijkse werkzaamheden. Denk aan het plannen van overleggen, bijhouden van acties en besluiten, verslaglegging en het verwerken en archiveren van documenten. Ook verzorg je de administratie rondom onze begraafplaatsen. Je houdt registraties actueel, verwerkt aanvragen en mutaties en helpt inwoners met vragen. Je krijgt daarnaast ruimte om mee te denken over het verbeteren van onze werkprocessen en wordt ingezet bij verschillende kleine projecten en werkzaamheden binnen de openbare ruimte.

Vereisten / knock-outcriteria: 1. Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4; 2. Aantoonbare werkervaring met administratieve werkzaamheden binnen de openbare ruimte of een vergelijkbare gemeentelijke werkomgeving. 3. Aantoonbare werkervaring met planning, verslaglegging, actie- en besluitenlijsten en administratieve ondersteuning van een team. Selectiecriteria (weging, totaal 100 punten): 4. Aantoonbare afgerond opleiding op minimaal mbo 4 niveau in de richting van administratieve, technische of civieltechnische richting; (10 punten) 5.

Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met administratieve werkzaamheden binnen de openbare ruimte of een vergelijkbare gemeentelijke werkomgeving; (20 punten) 6. Aantoonbare werkervaring met begraafplaatsadministratie of aantoonbare werkervaring met een vergelijkbare wettelijke of gemeentelijke administratie; (20 punten) 7. Aantoonbare werkervaring met zaaksystemen, administratieve systemen en Microsoft office, benoem dit duidelijk in het cv; (20 punten) 8.

Aantoonbare werkervaring met het beheren en bijhouden van administraties en registraties. Geef hier een duidelijk voorbeeld van in het cv (30 punten). Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre je/ de door jou aangeboden kandidaat aan de criteria en (competenties) voldoet. Indien informatie niet expliciet in het cv of de toelichting is opgenomen, wordt deze niet meegenomen in de beoordeling.

Competenties: Zowel zelfstandig als in teamverband kunnen werken; Politiek-bestuurlijk sensitief; Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift.

Beoordeling: Stap 1: Beoordeling CV's op minimumeisen. Flextender beoordeelt de CV's op de minimumeisen in het bovengenoemd profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld. Stap 2: Selectie tien (10) CV's die aan de organisatie worden voorgelegd. Flextender beoordeelt de CV's van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde 'gunningscriteria te beoordelen door Flextender'.

De tien (10) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling. Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek. De opdrachtgever beoordeelt de CV's van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria: Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten; Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste drie kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek. Stap 4: Selectiegesprek. In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties).

Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald. De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund.

Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal: Deze functie is ingedeeld in functieschaal 8. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de gelijke/gelijkwaardige beloning.

Fee Flextender: Flextender brengt voor deze opdracht € 2,25 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier.

Benodigd aantal professionals: 1.

Offerte-eisen: Maximaal 5 pagina's cv, excl. motivatiebrief (1 pgn) en excl. voorblad (1 pgn), opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties, bestaande uit naam, functie en organisatie) in pdf. *Indien er een uitvoeringsvoorwaarde wordt gehanteerd verzoeken we je in de offerte aannemelijk te maken en deugdelijk te onderbouwen op welke wijze er invulling gegeven wordt aan de uitvoeringsvoorwaarde, dit valt niet onder bovenstaande bepaling.

Werkdagen: De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr.

Is hybride werken mogelijk: ja (liever niet).

Planning: De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op vrijdag 16 oktober 2026, van 09:00 uur tot 12:00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn ontvangen uiterlijk donderdag 15 oktober 2026 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

Overige informatie: De gemeente vraagt om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi). De gemeente vraagt van de opdrachtnemer bij het contract onder leiding en toezicht dat ze gebruik maken van een G-rekening. (Bij NEN-gecertificeerde ondernemingen 25% en bij niet NEN-gecertificeerde ondernemingen 55%).

Reiskosten & parkeren: Het in de offerte vermelde uurtarief dient inclusief de reiskosten te zijn van woon-werkverkeer. Indien het reizen per auto noodzakelijk is voor het uitvoeren van de opdracht dan vergoedt de gemeente De Bilt maximaal € 0,30 (bruto) per kilometer. Het betreft een zogenaamde netto-netto vergoeding. Het declareren van zakelijke kilometers moet altijd vooraf zijn afgestemd met de opdrachtgever.

Meer informatie: Vragen kunnen ingediend worden tot vrijdag 9 oktober 2026, 09:00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op maandag 12 oktober 2026 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer [telefoonnummer]. De reactietermijn van deze aanvraag duurt tot dinsdag 13 oktober 2026, 09:00 uur.

Tot die tijd kunt u reageren.