Administratieve ondersteuner

Administratieve ondersteuner bij Gemeente De Bilt in De Bilt. Het betreft een detachering-functie voor 24 uur per week met een looptijd van 12 maanden. Reageren kan tot maandag 12 oktober 2026, 05:00. Als administratief medewerker openbare ruimte ben je een belangrijke schakel binnen het team. Je zorgt dat meldingen van inwoners goed en snel worden opgepakt en dat de administratie op orde is. Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en hebt oog voor detail.

Klachten- en meldingenafhandeling: beoordelen, sorteren en registreren van meldingen in het zaaksysteem; uitzetten van meldingen bij de juiste beheerder of afdeling; bewaken van voortgang en overzicht houden over de afhandeling; verwerken van terugkoppelingen en administratief afronden in het systeem; archiveren van meldingen volgens richtlijnen.

Algemene administratieve ondersteuning: plannen en coördineren van afspraken en overleggen; opstellen en bijhouden van actie- en besluitenlijsten; bewaken van deadlines en opvolging van acties; notuleren tijdens overleggen en uitwerken van verslagen; verwerken en archiveren van documenten en correspondentie.

Begraafplaatsadministratie: bijhouden en actualiseren van registraties; verwerken van aanvragen en mutaties; archiveren van gegevens conform wet- en regelgeving; ondersteunen bij vragen van inwoners over begraafplaatsen.

Aanvullende werkzaamheden: ondersteunen bij (kleine) projecten en beheerswerkzaamheden; opstellen van eenvoudige rapportages en overzichten; signaleren van knelpunten in werkprocessen en meedenken over verbeteringen; ondersteunen bij bewonerscommunicatie, zoals het versturen van brieven of informatie.

Werkwijze en samenwerking: De werkzaamheden maken integraal onderdeel uit van de reguliere bedrijfsvoering en worden verricht binnen de bestaande organisatiestructuur. Je maakt deel uit van het team, neemt deel aan interne overleggen en werkt onder dagelijkse aansturing van de verantwoordelijke manager. Prioriteiten, werkzaamheden en gewenste resultaten worden vastgesteld door de organisatie. Vanwege het belang van continuïteit en nauwe samenwerking met interne stakeholders is sprake van een structurele rol binnen het team.

Eisen: aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4; aantoonbare werkervaring met administratieve werkzaamheden binnen de openbare ruimte of een vergelijkbare gemeentelijke werkomgeving; aantoonbare werkervaring met planning, verslaglegging, actie- en besluitenlijsten en administratieve ondersteuning van een team.

Wensen: aantoonbare afgerond opleiding op minimaal mbo 4 niveau in de richting van administratieve, technische of civieltechnische richting; minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met administratieve werkzaamheden binnen de openbare ruimte of een vergelijkbare gemeentelijke werkomgeving; aantoonbare werkervaring met begraafplaatsadministratie of aantoonbare werkervaring met een vergelijkbare wettelijke of gemeentelijke administratie; aantoonbare werkervaring met zaaksystemen, administratieve systemen en Microsoft office; aantoonbare werkervaring met het beheren en bijhouden van administraties en registraties.

Competenties: zowel zelfstandig als in teamverband kunnen werken; politiek-bestuurlijk sensitief; goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift.