Administratieve ondersteuner

Als administratief ondersteuner ben je een onmisbare schakel binnen het team. Je zorgt ervoor dat processen soepel verlopen, houdt overzicht en ondersteunt collega’s bij uiteenlopende werkzaamheden. Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en hebt oog voor detail.

Werkzaamheden: Klachten- en meldingenafhandeling: Je werkt met ons zaaksysteem waarin meldingen van inwoners over de openbare ruimte binnenkomen. Je beoordeelt, sorteert en registreert meldingen; zet meldingen uit bij de juiste beheerder of afdeling; bewaakt de voortgang en houdt overzicht over de afhandeling; verwerkt terugkoppelingen en meldt zaken administratief af in het systeem; archiveert meldingen zorgvuldig en volgens de richtlijnen.

Algemene administratieve ondersteuning: Je ondersteunt het team met diverse organisatorische en administratieve taken: plannen en coördineren van afspraken en overleggen; opstellen en bijhouden van actie- en besluitenlijsten; bewaken van deadlines en opvolging van acties; notuleren tijdens overleggen en uitwerken van verslagen; verwerken en archiveren van documenten en correspondentie.

Begraafplaatsadministratie: Je draagt bij aan het beheer van de administratie rondom begraafplaatsen, een wettelijke taak van de gemeente: bijhouden en actualiseren van registraties; verwerken van aanvragen en mutaties; archiveren van gegevens conform wet- en regelgeving; ondersteunen bij vragen van inwoners over begraafplaatsen.

Aanvullende werkzaamheden: Naast bovenstaande taken kun je ook worden ingezet voor: ondersteunen bij (kleine) projecten en beheerswerkzaamheden; opstellen van eenvoudige rapportages en overzichten; signaleren van knelpunten in werkprocessen en meedenken over verbeteringen; ondersteunen bij bewonerscommunicatie, zoals het versturen van brieven of informatie. De werkzaamheden maken integraal onderdeel uit van de reguliere bedrijfsvoering en worden verricht binnen de bestaande organisatiestructuur.

De medewerker maakt deel uit van het team, neemt deel aan interne overleggen en werkt onder dagelijkse aansturing van de verantwoordelijke manager. Prioriteiten, werkzaamheden en gewenste resultaten worden vastgesteld door de organisatie. Vanwege het belang van continuïteit, kennisborging en nauwe samenwerking met interne stakeholders is sprake van een structurele rol binnen het team die volledige inbedding in de organisatie vereist.

Looptijd en inzet: De opdracht heeft een looptijd van max 12 maanden. Wat ga jij doen? Als administratief medewerker openbare ruimte ben je een belangrijke schakel binnen ons team. Je zorgt dat meldingen van inwoners goed en snel worden opgepakt en dat de administratie op orde is. Je verwerkt meldingen in ons zaaksysteem, zet deze uit bij de juiste collega en bewaakt de voortgang. Ook zorg je voor een goede terugkoppeling en afronding van de meldingen.

Daarnaast ondersteun je het team bij de dagelijkse werkzaamheden. Denk aan het plannen van overleggen, bijhouden van acties en besluiten, verslaglegging en het verwerken en archiveren van documenten. Ook verzorg je de administratie rondom onze begraafplaatsen. Je houdt registraties actueel, verwerkt aanvragen en mutaties en helpt inwoners met vragen. Je krijgt daarnaast ruimte om mee te denken over het verbeteren van onze werkprocessen en wordt ingezet bij verschillende kleine projecten en werkzaamheden binnen de openbare ruimte.

Vereisten / knock-outcriteria: 1. Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4; 2. Aantoonbare werkervaring met administratieve werkzaamheden binnen de openbare ruimte of een vergelijkbare gemeentelijke werkomgeving. 3. Aantoonbare werkervaring met planning, verslaglegging, actie- en besluitenlijsten en administratieve ondersteuning van een team. Selectiecriteria (weging, totaal 100 punten): 4. Aantoonbare afgerond opleiding op minimaal mbo 4 niveau in de richting van administratieve, technische of civieltechnische richting; (10 punten) 5.

Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met administratieve werkzaamheden binnen de openbare ruimte of een vergelijkbare gemeentelijke werkomgeving; (20 punten) 6. Aantoonbare werkervaring met begraafplaatsadministratie of aantoonbare werkervaring met een vergelijkbare wettelijke of gemeentelijke administratie; (20 punten) 7. Aantoonbare werkervaring met zaaksystemen, administratieve systemen en Microsoft office, benoem dit duidelijk in het cv; (20 punten) 8.

Aantoonbare werkervaring met het beheren en bijhouden van administraties en registraties. Geef hier een duidelijk voorbeeld van in het cv (30 punten). Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre je/ de door jou aangeboden kandidaat aan de criteria en (competenties) voldoet. Indien informatie niet expliciet in het cv of de toelichting is opgenomen, wordt deze niet meegenomen in de beoordeling.

Competenties: Zowel zelfstandig als in teamverband kunnen werken; Politiek-bestuurlijk sensitief; Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift.

Beoordeling: Stap 1: Beoordeling CV’s op minimumeisen. Flextender beoordeelt de CV’s op de minimumeisen in het bovengenoemd profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen worden geselecteerd voor stap 2. Stap 2: Selectie tien (10) CV’s die aan de organisatie worden voorgelegd. Flextender beoordeelt de CV’s op de gunningscriteria. De tien kandidaten die het beste scoren worden geselecteerd voor stap 3. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek. De opdrachtgever beoordeelt de CV’s op relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten en bij soortgelijke organisaties. De beste drie kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. Stap 4: Selectiegesprek. In het selectiegesprek wordt getoetst in hoeverre kandidaten voldoen aan het profiel, met name op competenties. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die het beste voldoet.

Er wordt een opschortende termijn gehanteerd.

Functieschaal: Deze functie is ingedeeld in functieschaal 8. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de gelijke/gelijkwaardige beloning.

Fee Flextender: Flextender brengt voor deze opdracht € 2,25 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier.

Offerte-eisen: Maximaal 5 pagina’s cv, excl. motivatiebrief (1 pgn) en excl. voorblad (1 pgn), opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties, bestaande uit naam, functie en organisatie) in pdf.

Werkdagen: De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr.

Is hybride werken mogelijk: ja (liever niet).

Planning: De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op vrijdag 16 oktober 2026, van 09:00 uur tot 12:00 uur.

Overige informatie: De gemeente vraagt om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi). De gemeente vraagt van de opdrachtnemer bij het contract onder leiding en toezicht dat ze gebruik maken van een G-rekening.

Reiskosten & parkeren: Het in de offerte vermelde uurtarief dient inclusief de reiskosten te zijn van woon-werkverkeer. Indien het reizen per auto noodzakelijk is, vergoedt de gemeente De Bilt maximaal € 0,30 (bruto) per kilometer.

Meer informatie: Vragen kunnen ingediend worden tot vrijdag 9 oktober 2026, 09:00 uur. De reactietermijn van deze aanvraag duurt tot dinsdag 13 oktober 2026, 09:00 uur.

Gestelde vragen: Is 32 uur per week ook mogelijk? Nee. Is hybride werken mogelijk? In principe ben je daar waar je werk je nodig heeft. In overleg is het mogelijk om hiervan af te wijken. Wel moet worden opgemerkt dat de werkzaamheden veel afstemming vragen met collega’s op de werkvloer, waardoor fysieke aanwezigheid regelmatig gewenst is. Kan deze vacature ook op basis van zzp? U mag als zzp’er inschrijven. De uitvoeringsvoorwaarde betekent niet dat zzp’ers zijn uitgesloten.

Wel moet u in uw inschrijving aannemelijk maken dat u de opdracht binnen de gestelde kaders kunt uitvoeren op een wijze die geen (fictieve) dienstbetrekking oplevert.