Administratieve ondersteuner

De gemeente De Bilt zoekt een administratief ondersteuner. Als administratief ondersteuner ben je een onmisbare schakel binnen het team. Je zorgt ervoor dat processen soepel verlopen, houdt overzicht en ondersteunt collega’s bij uiteenlopende werkzaamheden. Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en hebt oog voor detail.

Werkzaamheden: Klachten- en meldingenafhandeling: je werkt met ons zaaksysteem waarin meldingen van inwoners over de openbare ruimte binnenkomen. Je beoordeelt, sorteert en registreert meldingen; zet meldingen uit bij de juiste beheerder of afdeling; bewaakt de voortgang en houdt overzicht over de afhandeling; verwerkt terugkoppelingen en meldt zaken administratief af in het systeem; archiveert meldingen zorgvuldig en volgens de richtlijnen.

Algemene administratieve ondersteuning: je ondersteunt het team met diverse organisatorische en administratieve taken, zoals plannen en coördineren van afspraken en overleggen; opstellen en bijhouden van actie- en besluitenlijsten; bewaken van deadlines en opvolging van acties; notuleren tijdens overleggen en uitwerken van verslagen; verwerken en archiveren van documenten en correspondentie.

Begraafplaatsadministratie: je draagt bij aan het beheer van de administratie rondom begraafplaatsen, een wettelijke taak van de gemeente. Je houdt registraties bij en actualiseert deze, verwerkt aanvragen en mutaties, archiveert gegevens conform wet- en regelgeving en ondersteunt bij vragen van inwoners over begraafplaatsen.

Aanvullende werkzaamheden: je kunt ook worden ingezet voor ondersteuning bij (kleine) projecten en beheerswerkzaamheden, het opstellen van eenvoudige rapportages en overzichten, het signaleren van knelpunten in werkprocessen en meedenken over verbeteringen, en ondersteuning bij bewonerscommunicatie, zoals het versturen van brieven of informatie. De werkzaamheden maken integraal onderdeel uit van de reguliere bedrijfsvoering en worden verricht binnen de bestaande organisatiestructuur.

De medewerker maakt deel uit van het team, neemt deel aan interne overleggen en werkt onder dagelijkse aansturing van de verantwoordelijke manager.

Looptijd en inzet: De opdracht heeft een looptijd van max 12 maanden.

Uren per week: 24 uur.

Start: z.s.m. Hybride werken is mogelijk, maar liever niet.

Werkdagen: maandag t/m vrijdag.

Vereisten / knock-outcriteria: 1. Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4; 2. Aantoonbare werkervaring met administratieve werkzaamheden binnen de openbare ruimte of een vergelijkbare gemeentelijke werkomgeving; 3. Aantoonbare werkervaring met planning, verslaglegging, actie- en besluitenlijsten en administratieve ondersteuning van een team. Selectiecriteria (weging, totaal 100 punten): 4. Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau in de richting van administratieve, technische of civieltechnische richting (10 punten); 5.

Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met administratieve werkzaamheden binnen de openbare ruimte of een vergelijkbare gemeentelijke werkomgeving (20 punten); 6. Aantoonbare werkervaring met begraafplaatsadministratie of aantoonbare werkervaring met een vergelijkbare wettelijke of gemeentelijke administratie (20 punten); 7. Aantoonbare werkervaring met zaaksystemen, administratieve systemen en Microsoft office, benoem dit duidelijk in het cv (20 punten); 8.

Aantoonbare werkervaring met het beheren en bijhouden van administraties en registraties, geef hier een duidelijk voorbeeld van in het cv (30 punten).

Competenties: Zowel zelfstandig als in teamverband kunnen werken; Politiek-bestuurlijk sensitief; Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift.

Beoordeling: Stap 1: Beoordeling CV’s op minimumeisen. Flextender beoordeelt de CV’s op de minimumeisen. Kandidaten die voldoen worden geselecteerd voor stap 2. Stap 2: Selectie van tien (10) CV’s die aan de organisatie worden voorgelegd. De tien kandidaten die het beste scoren op de gunningscriteria worden geselecteerd. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek. De opdrachtgever beoordeelt de CV’s op relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten en bij soortgelijke organisaties.

De beste drie kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. Stap 4: Selectiegesprek. In het selectiegesprek wordt getoetst op competenties. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die het beste voldoet aan het profiel.

Overige informatie: De gemeente vraagt om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi). De gemeente vraagt van de opdrachtnemer bij het contract onder leiding en toezicht dat ze gebruik maken van een G-rekening.

Reiskosten: het uurtarief dient inclusief reiskosten te zijn van woon-werkverkeer. Indien reizen per auto noodzakelijk is, vergoedt de gemeente maximaal € 0,30 bruto per kilometer.

Fee Flextender: Flextender brengt voor deze opdracht € 2,25 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier.

Benodigd aantal professionals: 1.

Offerte-eisen: Maximaal 5 pagina’s cv, excl. motivatiebrief (1 pgn) en excl. voorblad (1 pgn), opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties, bestaande uit naam, functie en organisatie) in pdf.