Afdelingsondersteuner PMI

Je bent de spin in het web bij de afdeling PMI van Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) en zorgt voor overzicht in agenda's, overleggen en communicatie. Waar kom je terecht? De Dienst Justitiële Inrichtingen draagt bij aan een veilige samenleving. Zo'n 16.000 medewerkers zijn verantwoordelijk voor de verzorging van volwassenen en jongeren in inrichtingen en voor de voorbereiding voor hun terugkeer in de maatschappij. Directie Informatievoorziening van DJI bestaat uit 4 afdelingen, waaronder de afdeling PMI.

Bij PMI draait alles om IV-projecten en -programma's. De afdeling bestaat uit een afdelingshoofd, 4 programmamanagers (verdiepingsmanagers), een coördinator PMO-Office, een coördinator communicatie en een testmanager. Onder de coördinatoren werken circa 120 projectmedewerkers, zoals projectleiders, testers en pmo's. Het afdelingshoofd maakt deel uit van het managementteam van de directie. Als afdelingsondersteuner ben je de spin in het web binnen de afdeling en pak je verschillende operationele taken op om het team zo goed mogelijk te ondersteunen in hun dagelijkse werkzaamheden.

Jij bent stressbestendig, weet prioriteiten te stellen en structuur aan te brengen, werkt nauwkeurig en hebt uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden. Wat ga je doen? Je beheert de agenda van het afdelingshoofd PMI; je plant, bereidt voor en notuleert het PMI MT-overleg; je organiseert en bereidt (thema)bijeenkomsten en afdelingsactiviteiten voor; je verzamelt en stelt de wekelijkse afdelingscommunicatie op; je ondersteunt bij het opstellen van de PMI-jaarplannen en monitort de uitvoering hiervan; je ondersteunt en vervangt de directiesecretaris bij het voorbereiden en ondersteunen van het managementteam van de Directie Informatievoorziening; je stemt af en werkt samen met andere afdelingsondersteuners bij directiebrede aangelegenheden.

Wat breng je mee?

Eisen: minimaal een afgeronde mbo-opleiding, bij voorkeur in de richting van ICT, projectmanagement of bedrijfsvoering; minimaal 3 jaar werkervaring in het ondersteunen van projecten of afdelingen; minimaal 2 jaar administratieve werkervaring in het verwerken van documenten en het coördineren van documentenstromen; minimaal 2 jaar werkervaring in het opstellen van jaarplannen en notuleren van overleggen.

Wensen: ervaring met het maken van presentaties in PowerPoint; ervaring met het organiseren en faciliteren van bijeenkomsten; ervaring met het maken van agenda-afspraken in Outlook en webex; ervaring met het projectmanagementtool Jira; kennis van samenwerkingsruimtes, zoals Confluence of Zenya; ervaring binnen een (semi-)overheidsorganisatie.

Kenmerken: Parttime / Fulltime: 24-32 uur; Verwachte looptijd: van 1 november 2026 voor 1 jaar, met een optie tot verlenging; Locatie: Den Haag, hybride werken mogelijk. Op deze opdracht is de inzet van een zelfstandige (zzp'er) niet mogelijk. Ben je zelfstandige en wil je toch graag voor deze opdracht in aanmerking komen? We gaan graag met je in gesprek over welke andere mogelijkheden we voor je hebben om deze opdracht via ons uit te voeren.