Afdelingssecretaresse

Vacature Afdelingssecretaresse

In het kort: Je gaat het afdelingshoofd en verschillende clusters secretarieel en administratief ondersteunen, agenda’s en vergaderingen beheren, notuleren, gegevens verwerken en uiteenlopende praktische en ad-hocwerkzaamheden binnen de afdeling oppakken. Binnen de sector Maatschappelijke Ontwikkeling van gemeente ’s-Hertogenbosch is de Regionale Inkooporganisatie Zorg (RIOZ) verantwoordelijk voor de regionale inkoop van onder andere specialistische jeugdhulp, Wmo Hulp in Natura en Beschermd Wonen.

Daarnaast houdt RIOZ zich bezig met contractbeheer en accountmanagement rondom de ingekochte zorg. Voor RIOZ zoeken we een afdelingssecretaresse die het afdelingshoofd ondersteunt en daarnaast breed inzetbaar is binnen de verschillende clusters van de afdeling. De functie is breder dan alleen agenda- en vergaderbeheer. Naast de vaste secretariële werkzaamheden ondersteun je collega’s bij verschillende administratieve werkzaamheden, het verwerken van gegevens en andere praktische of ad-hocvragen.

Hierdoor krijg je een breed beeld van de werkzaamheden binnen RIOZ en de gemeentelijke organisatie. Wat ga je doen? Als afdelingssecretaresse zorg je ervoor dat secretariële, organisatorische en administratieve werkzaamheden binnen de afdeling goed worden opgepakt. Je houdt je onder andere bezig met: – Beheren en bijhouden van agenda’s en gezamenlijke e-mailpostbussen – Plannen, voorbereiden en organiseren van vergaderingen en afspraken – Notuleren van overleggen en bijhouden van gemaakte afspraken en actiepunten – Ondersteunen van het afdelingshoofd bij dagelijkse secretariële en organisatorische werkzaamheden – Administratief ondersteunen van verschillende clusters binnen RIOZ – Verzamelen, controleren en verwerken van gegevens – Maken en bijhouden van overzichten, onder andere in Excel – Uitvoeren van terugkerende administratieve werkzaamheden – Oppakken van ad-hoc vragen en praktische werkzaamheden binnen de afdeling De werkzaamheden zijn afwisselend.

Op het ene moment organiseer je een overleg of beheer je agenda’s, terwijl je op een ander moment gegevens verwerkt, een Excel-overzicht bijwerkt of een collega binnen een ander cluster ondersteunt.

Eisen

Uitvoeringsvoorwaarde arbeidsrelatie

De aard en organisatorische inbedding van deze opdracht maken dat niet iedere contractvorm passend is; voor deze opdracht wordt daarom uitgegaan van uitvoering via detachering.

OverheidZZP sluit geen specifieke contractvorm of categorie opdrachtnemers op voorhand uit. Wel geldt dat iedere opdracht moet kunnen worden uitgevoerd op een wijze die in overeenstemming is met de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de regels omtrent de kwalificatie van arbeidsrelaties en de Wet DBA.

De geschiktheid van een opdracht voor een bepaalde contractvorm wordt beoordeeld aan de hand van de beoogde feitelijke uitvoering van de werkzaamheden en niet uitsluitend op basis van de gekozen juridische constructie. Daardoor kan het voorkomen dat een opdracht zich, gelet op de aard, inrichting of organisatorische inbedding van de werkzaamheden, niet leent voor alle contractvormen.

Inschrijvers dienen desgevraagd aannemelijk te maken op welke wijze zij de opdracht zullen uitvoeren en hoe daarbij wordt voldaan aan de toepasselijke wet- en regelgeving. Indien onvoldoende aannemelijk wordt gemaakt dat de opdracht binnen de voorgestelde constructie rechtmatig kan worden uitgevoerd, kan een inschrijving buiten beschouwing worden gelaten.

– Graag het cv in het NL aanleveren – Je beschikt over: – Mbo+/hbo werk- en denkniveau – Goede organisatorische vaardigheden – Goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden – Goede digitale vaardigheden – Basiskennis van Microsoft Office, waaronder Outlook, Word en Excel – Het vermogen om zorgvuldig en vertrouwelijk met informatie om te gaan – De kandidaat beschikt over een legitimatiebewijs (een paspoort of identiteitskaart), welke bij intake én op de startdatum van het contract van de kandidaat geldig is en ter controle kan worden overlegd

Wensen

LET OP: Op basis van de wensen van onze opdrachtgever wordt bepaald of je eventueel wordt uitgenodigd voor een selectiegesprek. Het is dus noodzakelijk dat je ook op de wensen een sterke match hebt.

– Ervaring binnen een gemeente is niet noodzakelijk. Belangrijker is dat je snel nieuwe werkzaamheden oppakt, nauwkeurig werkt en initiatief toont Competenties – Organisatorisch sterk – Proactief – Nauwkeurig – Communicatief vaardig – Betrouwbaar en discreet – Flexibel – Stressbestendig – Leergierig – Dienstverlenend ingesteld

Overige informatie

Optie tot verlenging: Nee Gespreksdatum: Onbekend

Procedure

De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.

- Om je krachtig voor te kunnen dragen hebben wij minimaal één werkdag nodig om samen met jou alle bescheiden in orde te maken.

- Wanneer je interesse hebt in deze opdracht en overtuigd bent van een sterke match, reageer dan direct!

- Naast een actueel en op de opdracht gericht CV zullen wij altijd vragen om een bondige persoonlijke motivatiebrief (inclusief een toelichting per functie-eis en -wens) en een indicatief uurtarief/maandloon.

Op basis van deze informatie kunnen wij voor je aan de slag! We nemen contact met je op om alle verdere details goed door te nemen en duidelijke afspraken met je te maken voor we je daadwerkelijk voorstellen.

Reageer nu op

Afdelingssecretaresse

- Deze vacature sluit op 24-09-2026 20:00

- Reageren kan tot uiterlijk één volledige werkdag vóór de deadline (zie procedure)!

- Bureau/partner?