Bestuurs- en directiesecretaresse

Organisatie: De gemeente Veenendaal is een middelgrote gemeente met een centrale ligging, een goede bereikbaarheid en dynamischer dan ooit. Je komt te werken in een organisatie die veel ambities heeft waarin jij uitgedaagd wordt je talenten volop te benutten en verder te ontwikkelen. Samenwerken is één van onze kernwaarden en de lijnen zijn kort. De organisatie kent een open en informele sfeer. Je krijgt veel ruimte om je werk als professional te kunnen uitvoeren omdat we weten dat jij in staat bent om de juiste inschattingen te maken.

Dat geldt ook voor de verhouding tussen werk en privé, je krijgt veel ruimte ervoor te zorgen dat dit goed in balans is en je daar kunt zijn waar je nodig bent. Onze goede arbeidsvoorwaarden en hybride manier van werken maken dat goed mogelijk.

Opdracht: Als bestuurssecretaresse ben jij de steun en toeverlaat van twee portefeuillehouders. Jij zorgt ervoor dat hun agenda’s strak en overzichtelijk zijn, dat alle stukken op tijd klaarstaan en dat de communicatie – zowel intern als extern – soepel verloopt. Jij zorgt ervoor dat alles tot in de puntjes is geregeld. Je beheert de mailbox van het bestuurssecretariaat en zorgt dat vragen en verzoeken snel en zorgvuldig worden afgehandeld. Je houdt de agenda van het bestuurssecretariaat bij en zorgt dat alle vergaderingen en activiteiten van het college van B&W tijdig en volledig worden ingepland.

En je biedt praktische ondersteuning bij representatieve activiteiten van het college, zoals bij lintjesuitreikingen en andere officiële gelegenheden. Je komt terecht in het nieuwe Team Communicatie & Secretariaat. Het bestuurs- en directiesecretariaat is daarbinnen een hecht subteam van professionele collega’s. Zij bieden secretariële en organisatorische ondersteuning aan directie, opgavemanagers en het college van burgemeester en wethouders. De lijnen binnen het team en met de opdrachtgevers zijn kort.

Dat maakt dat er een goede sfeer is waar iedereen zichzelf kan zijn en er ruimte is om het werk naar je eigen hand te zetten. De werkzaamheden maken integraal onderdeel uit van de reguliere bedrijfsvoering en worden verricht binnen de bestaande organisatiestructuur. De medewerker maakt deel uit van het team, neemt deel aan interne overleggen en werkt onder dagelijkse aansturing van de verantwoordelijke manager. Prioriteiten, werkzaamheden en gewenste resultaten worden vastgesteld door de organisatie.

Vanwege het belang van continuïteit, kennisborging en nauwe samenwerking met interne stakeholders is sprake van een structurele rol binnen het team die volledige inbedding in de organisatie vereist.

Competenties: Stressbestendigheid: je houdt het hoofd koel tijdens drukke en hectische situaties en blijft effectief functioneren onder tijdsdruk.

Initiatief nemen: je wacht niet af, maar ziet kansen en pakt verantwoordelijkheid om zaken zelfstandig op te pakken en vooruit te helpen.

Flexibiliteit en schakelkracht: je kunt snel schakelen tussen verschillende werkzaamheden, prioriteiten en veranderingen in de organisatie.

Politiek-bestuurlijke sensitiviteit: je hebt gevoel voor verhoudingen, belangen en besluitvormingsprocessen binnen een politiek-bestuurlijke omgeving en handelt hier passend naar.

Digitale vaardigheid en innovatiegerichtheid: je maakt effectief gebruik van digitale middelen en bent nieuwsgierig naar nieuwe technologische ontwikkelingen, zoals AI, om het werk slimmer en efficiënter te organiseren.

Professionele secretariële expertise: je beschikt over het werk- en denkniveau en de secretariële vaardigheden die nodig zijn om bestuurders en management professioneel te ondersteunen.

De Eisen: 3. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de rol van bestuurs- en directiesecretaresse. 2. Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4 in de richting van managementassistent/secretaresse. Of minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de rol van bestuurs- en directiesecretaresse. 4. Aantoonbare werkervaring met MS Office. Benoem duidelijk in het CV waar deze werkervaring is opgedaan.

De Wensen: 5. Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring in de rol van bestuurs- en directiesecretaresse. 6. Aantoonbaar afgeronde cursus/training op het gebied van managementassistent/secretaresse. 7. Aantoonbare werkervaring met CoPilot in de rol van bestuurs- en directiesecretaresse. Benoem duidelijk in het CV waar deze werkervaring is opgedaan.