Bestuurs- en Directiesecretaresse

Ben jij een ervaren bestuurs- en directiesecretaresse die het als een uitdaging ziet om het college van burgemeester en wethouders en de directie optimaal te ontzorgen? Voor een organisatie in de provincie Utrecht zoeken wij een proactieve kracht die de agenda's nauwkeurig beheert, communicatie stroomlijnt en zorgt dat alle voorbereidingen tot in de puntjes verzorgd zijn. In deze dynamische rol vorm je de spil van het bestuurssecretariaat. Je beheert de mailbox, faciliteert overleggen en ondersteunt bij officiële representatieve gelegenheden.

Je komt te werken in een hecht en professioneel team waar korte lijnen en een prettige werksfeer centraal staan, waardoor je de ruimte krijgt om invulling te geven aan je eigen werkzaamheden. Omdat deze rol vraagt om volledige inbedding binnen de dagelijkse organisatie, intensieve samenwerking met collega's en directe aansturing door de manager, betreft dit een structurele positie die nauw verbonden is met de reguliere bedrijfsvoering.

Competenties: Stressbestendigheid: Je houdt het hoofd koel tijdens drukke en hectische situaties en blijft effectief functioneren onder tijdsdruk.

Initiatief nemen: Je wacht niet af, maar ziet kansen en pakt verantwoordelijkheid om zaken zelfstandig op te pakken en vooruit te helpen.

Flexibiliteit: Je kunt snel schakelen tussen verschillende werkzaamheden, prioriteiten en veranderingen in de organisatie.

Schakelkracht: Je kunt snel schakelen tussen verschillende werkzaamheden, prioriteiten en veranderingen in de organisatie.

Politiek-bestuurlijke sensitiviteit: Je hebt gevoel voor verhoudingen, belangen en besluitvormingsprocessen binnen een politiek-bestuurlijke omgeving en handelt hier passend naar.

Digitale vaardigheid: Je maakt effectief gebruik van digitale middelen.

Innovatiegerichtheid: Je bent nieuwsgierig naar nieuwe technologische ontwikkelingen, zoals AI, om het werk slimmer en efficiënter te organiseren.

Professionele secretariële expertise: Je beschikt over het werk- en denkniveau en de secretariële vaardigheden die nodig zijn om bestuurders en management professioneel te ondersteunen.

De Eisen: Je hebt een afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4 in de richting van managementassistent/secretaresse. Of minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de rol van bestuurs- en directiesecretaresse. Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring in de rol van bestuurs- en directiesecretaresse. Je hebt werkervaring met MS Office.

De Wensen: Je hebt minimaal 4 jaar werkervaring in de rol van bestuurs- en directiesecretaresse. Je hebt een afgeronde cursus/training op het gebied van managementassistent/secretaresse. Je hebt werkervaring met CoPilot in de rol van bestuurs- en directiesecretaresse.