Bestuursondersteuner

Opdracht voor een Bestuursondersteuner bij Gemeente Soest, voor de duur van 3 maanden met optie tot verlenging van 2 maal 3 maanden.

Uren per week: 32 uur.

Start: z.s.m.

Regio: Utrecht.

Opleidingsniveau: MBO.

Einde inschrijfdatum: 28 september 2026, 09:00 uur.

Uitvoeringsvoorwaarde: De opdrachtnemer waarborgt dat bij de uitvoering van de opdracht geen arbeidsovereenkomst of (fictieve) dienstbetrekking ontstaat tussen de door opdrachtnemer ingezette natuurlijke persoon/personen en de opdrachtgever. De opdrachtgever heeft de opdracht zodanig ingericht dat de werkzaamheden plaatsvinden binnen de organisatorische kaders van de opdrachtgever. De verantwoordelijkheid voor een juiste kwalificatie van de arbeidsrelatie en de naleving van toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder begrepen de Wet DBA, ligt bij de opdrachtnemer.

De inschrijver dient bij inschrijving in de offerte aannemelijk te maken en deugdelijk te onderbouwen op welke wijze hij invulling geeft aan deze uitvoeringsvoorwaarde.

Organisatie: Soest is een moderne, open en betrokken gemeente met een rijke historie. De gemeente bestaat al bijna 1.000 jaar en telt momenteel zo'n 48.000 inwoners. Het ligt aan de rand van de Utrechtse Heuvelrug, midden in de prachtige natuur van de Soester Duinen, en is rijk aan bossen, heide en weilanden. We vormen samen met 300 professionals onze organisatie. Bij ons staan de kernwaarden vertrouwen, samen en leren centraal. Samen met vier collega-bestuursondersteuners maak je onderdeel uit van het bestuurssecretariaat en ben je verantwoordelijk voor de secretariële en administratieve ondersteuning van het college van Burgemeester en Wethouders en de gemeentesecretaris.

Vanuit deze positie werk je nauw samen met bestuurders, directie, management en interne organisatieonderdelen. Je primaire aandachtsgebied is de ondersteuning van twee wethouders. Wat ga je doen? Beheren van complexe agenda's van de wethouders, waarbij je prioriteiten stelt op basis van inhoudelijke, bestuurlijke en politieke belangen. Verzorgen van vertrouwelijke correspondentie en proactief inspelen op wijzigingen in agenda's, overleggen en bestuurlijke afspraken.

Ondersteunen van de wethouders bij de dagelijkse bestuurlijke processen. Fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten en zorgdragen voor een professionele en gastvrije ontvangst van bezoekers en relaties. Afstemmen met collega's, management, bestuurders en andere organisatieonderdelen. Signaleren van actiepunten, vooruit plannen van werkzaamheden en meedenken over lopende dossiers. Organiseren en voorbereiden van vergaderingen, het verspreiden van digitale vergaderstukken en het bewaken van de voortgang van afspraken en acties.

Werkomgeving: Je werkt in een politiek-bestuurlijke omgeving waarin samenwerking, dienstverlening en bestuurlijke sensitiviteit centraal staan. Als bestuursondersteuner ben je een vaste schakel binnen het bestuurssecretariaat en draag je bij aan een goed functionerende ondersteuning van het college van B&W en de gemeentesecretaris. Integriteit, vertrouwelijkheid en een professionele houding zijn daarbij vanzelfsprekende onderdelen van de functie.

Je bent doortastend, assertief en beschikt over een gezonde dosis humor.

Vereisten / knock-outcriteria: Minimaal een afgeronde mbo-4 opleiding in secretariële, managementondersteunende of administratieve richting; Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als bestuursondersteuner, directieondersteuner of managementassistent; Aantoonbare werkervaring met complex agendabeheer voor één of meerdere bestuurders, directieleden of managers; Aantoonbare werkervaring als bestuursondersteuner, directieondersteuner of managementondersteuner binnen een politiek-bestuurlijke, overheids- of semipublieke organisatie.

Selectiecriteria (weging, totaal 100 punten): Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als bestuursondersteuner, directieondersteuner of managementondersteuner binnen een overheids- of semipublieke organisatie (35 punten); Aantoonbare werkervaring met het beheren van complexe agenda's van bestuurders of directieleden, waarbij sprake was van tegengestelde belangen, spoedverzoeken en wijzigingen in prioriteiten (10 punten); Aantoonbare werkervaring met het voorbereiden, organiseren en bewaken van bestuurlijke overleggen, collegevergaderingen, commissievergaderingen of vergelijkbare besluitvormingsprocessen (20 punten); Beschikbaar per uiterlijk 12 oktober 2026 voor minimaal 32 uur in de week (15 punten); Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met Ibabs, Office 365 en Share point (20 punten).

Voor Ibabs geldt: geen werkervaring 0 punten, alleen Ibabs 10 punten, Ibabs en één andere applicatie 15 punten, alle applicaties 20 punten.

Competenties: Bestuurlijke sensitiviteit, Organisatie sensitiviteit, Integriteit, Plannen en organiseren, Omgevingsbewustzijn, Communicatieve vaardigheden, Samenwerken, Proactiviteit, Stressbestendigheid, Accuratesse.

Beoordeling: Stap 1: Beoordeling CV's op minimumeisen. Stap 2: Selectie van vijf CV's die aan de organisatie worden voorgelegd op basis van gunningscriteria; bij gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek; de beste drie kandidaten worden uitgenodigd. Stap 4: Selectiegesprek waarbij op competenties wordt getoetst; kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die het beste voldoet aan het profiel.

Functieschaal: Deze functie is ingedeeld in functieschaal 8. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake gelijke/gelijkwaardige beloning.

Benodigd aantal professionals: 1.

Offerte-eisen: Maximaal 5 pagina's cv, excl. motivatiebrief (1 pgn) en excl. voorblad (1 pgn), opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties) in pdf. *Indien er een uitvoeringsvoorwaarde wordt gehanteerd verzoeken we je in de offerte aannemelijk te maken hoe je invulling geeft aan deze voorwaarde.

Werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr.

Is hybride werken mogelijk: Nee.

Planning: De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op donderdag 1 oktober 2026. Kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op woensdag 30 september 2026 bericht.

Fee Flextender: Flextender brengt voor deze opdracht € 2,25 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier.

Overige informatie: De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen. Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

Meer informatie: Vragen kunnen ingediend worden tot donderdag 24 september 2026, 09:00 uur. De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot maandag 28 september 2026, 09:00 uur.