Bestuurssecretaresse

Voor een zelfstandige, afgebakende opdracht wordt een bestuurssecretaresse gezocht voor 2 tot 3 dagen per week. De werkzaamheden worden hybride uitgevoerd, met aanwezigheid op kantoor in Rotterdam. De opdracht richt zich op de voorbereiding van vergaderingen van het bestuur en de raad van toezicht, inclusief zorgvuldige notulering, besluitregistratie en opvolging van actiepunten.

Werkzaamheden: Beheren van bestuurlijke agenda’s, afspraken, vergadercycli en prioriteiten binnen de afgesproken planning. Voorbereiden van vergaderingen van het bestuur en de raad van toezicht. Verzamelen, structureren en controleren van agenda’s, annotaties en vergaderstukken. Verspreiden van complete vergaderstukken via passende digitale kanalen. Toepassen van de vergader- en besluitvormingscyclus bij voorbereiding, distributie en opvolging van vergaderstukken.

Notuleren van bestuurlijke vergaderingen. Opstellen van actie- en besluitenlijsten met verantwoordelijkheden en termijnen. Registreren en opvolgen van besluiten, actiepunten en bestuurlijke dossiers. Verzorgen van bestuurlijke correspondentie, presentaties en overzichten met Microsoft 365, met name Outlook, Word, Excel, Teams en PowerPoint; hiervoor is minimaal 3 jaar ervaring vereist. Structureren, beheren, delen en terugvindbaar maken van vergaderstukken met SharePoint of vergelijkbare documentmanagementsystemen; hiervoor is minimaal 2 jaar ervaring vereist.

Registreren, archiveren en versiebeheren van bestuurlijke correspondentie in documentmanagementsystemen; hiervoor is minimaal 2 jaar ervaring vereist. Registreren en opvolgen van bestuurlijke dossiers in zaaksystemen; hiervoor is minimaal 2 jaar ervaring vereist. Verwerken van persoonsgegevens volgens de AVG, met zorgvuldige omgang met vertrouwelijke bestuurlijke informatie; hiervoor is minimaal 2 jaar ervaring vereist. Toepassen van archief- en informatiebeheer volgens gemeentelijke of organisatorische richtlijnen; hiervoor is minimaal 2 jaar ervaring vereist.

Zelfstandig opleveren van complete vergaderdossiers, verslagen, besluitenlijsten en actiepunten binnen de afgesproken resultaten.

Resultaat: Vergaderingen van het bestuur en de raad van toezicht zijn tijdig voorbereid. Vergaderstukken zijn compleet, actueel en vindbaar. Verslagen, besluiten, actiepunten, verantwoordelijkheden en termijnen zijn accuraat vastgelegd. Bestuurlijke documenten zijn correct geregistreerd, gearchiveerd en voorzien van versiebeheer. Vertrouwelijke informatie is zorgvuldig verwerkt volgens de AVG. De afgesproken resultaten zijn zelfstandig opgeleverd.