Bestuurssecretaresse

De gemeente Katwijk werkt dagelijks aan een leefbare, veilige en toekomstgerichte omgeving voor onze inwoners en ondernemers.

Onze ambities zijn groot: van de grootste woningbouwontwikkeling in onze geschiedenis tot het versterken van de kwaliteit van de openbare ruimte en het verbeteren van digitale dienstverlening. Onze organisatie telt zo’n 650 medewerkers en kenmerkt zich door een platte structuur. We zetten sterk in op persoonlijk leiderschap en geven onze mensen de ruimte om verantwoordelijkheid te nemen. Zo blijven we flexibel en wendbaar en kunnen we snel inspelen op maatschappelijke ontwikkelingen.

In diezelfde geest zoeken we partners die vakmanschap combineren met betrokkenheid en die samen met ons werken aan duurzame resultaten voor Katwijk.

Opdracht: Voor het bestuurssecretariaat zijn wij op zoek naar een ervaren bestuurssecretaresse voor tijdelijke inhuur. Wij zoeken een professional die het bestuur optimaal ondersteunt en bijdraagt aan rust, structuur en overzicht in een dynamische bestuurlijke omgeving.

Werkzaamheden: Als bestuurssecretaresse ondersteun je één of meerdere bestuurders (wethouders en/of burgemeester). Je fungeert als spil tussen het bestuur, de ambtelijke organisatie en externe relaties. De werkzaamheden bestaan onder andere uit: complex agendabeheer en prioritering van afspraken; coördineren en bewaken van de (digitale) stukkenstroom; voorbereiden van overleggen en zorgdragen voor volledige dossiers; organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten; fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten (telefonisch, per e-mail en schriftelijk); ondersteunen bij kabinetszaken en gemeentelijke evenementen (bijv.

Dodenherdenking, Veteranendag en nieuwjaarsreceptie); coördinatie, uitvoering en ondersteuning bij werkzaamheden rondom Koninklijke Onderscheidingen. Als behandelaar Koninklijke Onderscheidingen ben je verantwoordelijk voor het volledige proces: adviseren, toetsen, dossieropbouw, coördinatie en communicatie.

Werkomgeving: Het bestuurssecretariaat bestaat uit meerdere secretaresses die gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor de ondersteuning van het college van burgemeester en wethouders. Iedere medewerker richt zich primair op één of twee portefeuillehouders, maar samenwerking en onderlinge vervanging zijn essentieel.

Vereisten / knock-outcriteria: 1. Bring your own device is van toepassing. 2. Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi), incl. juiste SBI Code. 3. Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, voldoet de inschrijver aan één van de eisen: SNA-certificering (NEN 4400-1 of NEN 4400-2) of een gelijkwaardig alternatief bestaande uit een recente WKA-verklaring en gebruik van G-rekening.

4. Minimaal een afgeronde secretaresse opleiding. 5. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar als bestuurssecretaresse, directiesecretaresse of managementassistente. 6. Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar als bestuurssecretaresse, directiesecretaresse of managementassistent binnen een gemeentelijke organisatie. 7. Beschikbaar per 19 oktober 2026 voor minimaal 36 uur, benoem dit in het cv. 8. Uurtarief van maximaal €89.50 inclusief reiskosten, woon-werkverkeer en parkeerkosten.

9. Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met MS Office 365, benoem waar dit is opgedaan. Gunningscriteria (weging, totaal 100 punten): 10. Aantoonbare werkervaring met het ondersteunen van bestuurders, directieleden, managementteams en/of leidinggevenden (maximaal 30 punten); 11. Aantoonbare werkervaring met rechtstreekse ondersteuning van bestuurders, directieleden, managementteams of leidinggevenden (maximaal 30 punten); 12. Aantoonbare werkervaring met het zelfstandig beheren van complexe agenda's en het organiseren en coördineren van overleggen, bijeenkomsten en evenementen (maximaal 20 punten); 13.

Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 2 jaar binnen een gemeente of andere overheidsorganisatie in een secretariële of managementondersteunende functie (maximaal 20 punten). Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre je aan de criteria en competenties voldoet.

Competenties: Flexibiliteit, Zelfstandigheid, Klantgerichtheid, Schriftelijke communicatie, Plannen en organiseren.

Benodigd aantal professionals: 1.

Beoordelingsprocedure: Stap 1: Beoordeling offertes op knock-outcriteria. Stap 2: Selectie van offertes die aan de opdrachtgever worden voorgelegd. Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek. Stap 4: Selectiegesprek. De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die het beste voldoet aan het profiel.

Offerte-eisen: Maximaal 5 pagina’s cv, excl. motivatiebrief (1 pgn) en excl. voorblad (1 pgn), opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties) in pdf.

Werkdagen: ma - di - woe - do - vr.

Hybride werken mogelijk: Ja.

Planning: De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op vrijdag 9 oktober vanaf 13:00 uur. Kandidaten ontvangen uiterlijk donderdag 8 oktober 2026 bericht.

Overige informatie: VOG wordt gevraagd. Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, moet opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd zijn conform Waadi. De inschrijver is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel.

Toegestane SBI-codes: 78201, 78202, 7830, en onder voorwaarden 6202, 7022, 7112. De gemeente Katwijk behoudt zich het recht voor aanvullende bewijsstukken op te vragen. Voor deze opdracht wordt het facturatieproces uitgevoerd volgens de werkwijze van Katwijk.

Meer informatie: Vragen kunnen ingediend worden tot vrijdag 2 oktober 2026, 09:00 uur. De reactietermijn duurt tot dinsdag 6 oktober 2026, 09:00 uur.