Bestuurssecretaresse

Ben jij een organisatietalent dat altijd drie stappen vooruitdenkt? Houd je moeiteloos meerdere agenda's in de lucht en weet je precies wanneer je moet schakelen? Dan hebben wij een mooie opdracht voor jou! Voor een gemeente in de regio Utrecht zoeken wij een ervaren Bestuurssecretaresse voor 28 uur per week. Je komt terecht in een betrokken en professionele organisatie waar samenwerking, korte lijnen en maatschappelijke betrokkenheid centraal staan.

Binnen het bestuurssecretariaat werk je samen met collega's aan een optimale ondersteuning van het college van B&W, de gemeentesecretaris en de directie. In deze dynamische bestuurlijke omgeving is geen dag hetzelfde. Jij zorgt voor rust, structuur en overzicht, ook wanneer de agenda's behoorlijk volstromen. Ben jij de Bestuurssecretaresse die wij zoeken? Neem dan contact op met Karst Sieffers via [telefoonnummer] of mail naar [e-mailadres]. Als Bestuurssecretaresse ben jij de onmisbare schakel achter de schermen.

Je ondersteunt ongeveer twee bestuurs- en/of directieleden en zorgt ervoor dat zij zich volledig kunnen richten op hun bestuurlijke en strategische werkzaamheden. Je bent verantwoordelijk voor complex agendabeheer, bewaakt afspraken en stelt de juiste prioriteiten. Je beheert mailboxen, handelt telefoontjes en afspraakverzoeken af en zorgt ervoor dat belangrijke informatie op de juiste plek terechtkomt. Daarnaast bereid je samen met de bestuurssecretaris, bestuursadviseurs en gemeentesecretaris de wekelijkse portefeuillehouderoverleggen voor.

Je voelt goed aan wat er speelt binnen een politiek-bestuurlijke omgeving en weet wanneer je moet handelen. Met jouw proactieve houding, nauwkeurigheid en organisatietalent houd je het overzicht, ook als plannen op het laatste moment veranderen. Je werkt zelfstandig, maar zoekt ook actief de samenwerking met collega's binnen het bestuurssecretariaat. Kortom, jij bent degene die ervoor zorgt dat alles op rolletjes loopt, zonder zelf op de voorgrond te hoeven staan.

Wij bieden je een afwisselende opdracht binnen een professionele gemeentelijke organisatie waar jouw ervaring en inzet direct van toegevoegde waarde zijn. Een opdracht voor 28 uur per week, met een startdatum van 1 december 2026, een looptijd van 6 maanden en een mogelijke verlenging. Een opdracht in Mijdrecht, ingedeeld in functieschaal 9, met werkdagen op maandag, dinsdag, woensdag en donderdagochtend. Gedeeltelijk thuiswerken behoort mogelijk tot de opties.

Voor deze opdracht zoeken wij een ervaren en politiek sensitieve Bestuurssecretaresse die stevig in haar of zijn schoenen staat. Je bent communicatief vaardig, stressbestendig, integer en weet goed om te gaan met vertrouwelijke informatie.

Daarnaast beschik je over: een afgeronde secretariële opleiding op minimaal mbo-4-niveau en minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaresse of directiesecretaresse binnen een overheidsorganisatie. Ervaring met complex agendabeheer op bestuurlijk niveau, secretariële en organisatorische werkzaamheden en systemen zoals Notubox of MS Office. Je bent klantgericht, flexibel en besluitvaardig. Je weet prioriteiten te stellen, werkt nauwkeurig en kunt snel schakelen tussen verschillende belangen en werkzaamheden.

Ervaring binnen een gemeentelijke organisatie is een sterke pré. Ben jij de ervaren Bestuurssecretaresse die overzicht houdt, vooruitdenkt en graag werkt in een bestuurlijke omgeving? Dan komen wij graag met je in contact! Neem contact op met [naam] via [telefoonnummer] of stuur een e-mail naar [e-mailadres]. Reageer bij voorkeur zo snel mogelijk, in verband met de korte inschrijftermijn.