Bestuurssecretaresse

De gemeente Katwijk zoekt een ervaren bestuurssecretaresse voor tijdelijke inhuur voor het bestuurssecretariaat. De professional ondersteunt één of meerdere bestuurders (wethouders en/of burgemeester) en fungeert als spil tussen bestuur, ambtelijke organisatie en externe relaties. Werkzaamheden omvatten onder meer complex agendabeheer en prioritering van afspraken, coördineren en bewaken van de (digitale) stukkenstroom, voorbereiden van overleggen, organiseren van vergaderingen, fungeren als eerste aanspreekpunt, ondersteunen bij kabinetszaken en gemeentelijke evenementen (zoals Dodenherdenking, Veteranendag en nieuwjaarsreceptie), en coördinatie rondom Koninklijke Onderscheidingen, inclusief adviseren, toetsen, dossieropbouw, coördinatie van de Lintjesregen en communicatie met de Kanselarij.

Het bestuurssecretariaat bestaat uit meerdere secretaresses die gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor ondersteuning van het college van burgemeester en wethouders; samenwerking en onderlinge vervanging zijn essentieel.

Vereisten (knock-outcriteria): 1) Bring your own device is van toepassing; 2) indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, dient deze in het handelsregister geregistreerd te staan als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi) met juiste SBI-code; 3) indien personeel ter beschikking wordt gesteld, geldt een SNA-certificering (NEN 4400-1/2) of een gelijkwaardig alternatief (recente WKA-verklaring én G-rekening); 4) minimaal een afgeronde secretaresse opleiding; 5) minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar als bestuurssecretaresse, directiesecretaresse of managementassistente; 6) aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar binnen een gemeentelijke organisatie; 7) beschikbaar per 19 oktober 2026 voor minimaal 36 uur; 8) uurtarief van maximaal €89,50 inclusief reiskosten, woon-werkverkeer en parkeerkosten; 9) aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met MS Office 365.

Gunningscriteria (totaal 100 punten): 10) aantoonbare werkervaring met ondersteunen van bestuurders/directieleden/managementteams (max 30 punten, oplopend van <3 jaar 0 punten tot >8 jaar 30 punten); 11) aantoonbare werkervaring met rechtstreekse ondersteuning (max 30 punten, oplopend van geen ervaring 0 tot ondersteuning van meerdere bestuurders/directieleden én actieve rol bij MT-overleggen 30 punten); 12) aantoonbare werkervaring met zelfstandig beheren van complexe agenda's en organiseren van bijeenkomsten (max 20 punten); 13) aantoonbare werkervaring in de afgelopen 2 jaar binnen een gemeente of andere overheidsorganisatie in secretariële of managementondersteunende functie (max 20 punten).

Competenties: flexibiliteit, zelfstandigheid, klantgerichtheid, schriftelijke communicatie, plannen en organiseren. De beoordelingsprocedure kent vier stappen: beoordeling op knock-outcriteria (stap 1), selectie op gunningscriteria (stap 2), uitnodiging voor selectiegesprek voor minimaal 2 kandidaten (stap 3) en het selectiegesprek zelf (stap 4). Bij gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De functie is ingedeeld in functieschaal 7. Flextender brengt voor deze opdracht geen fee in rekening bij de winnende leverancier.

Offerte-eisen: maximaal 5 pagina's cv, excl. motivatiebrief en voorblad, opgesteld in het Nederlands met minimaal 2 referenties. Er wordt een VOG gevraagd. Hybride werken is mogelijk (ja).

Werkdagen: ma t/m vr. Gesprekken gepland op vrijdag 9 oktober vanaf 13:00 uur. Vragen kunnen tot vrijdag 2 oktober 2026 09:00 uur; reactietermijn tot dinsdag 6 oktober 2026 09:00 uur.