Consultant informatiehuishouding en strategisch advies

Achtergrond opdracht

In het kader van de Wet Open Overheid op Orde is in 2021 een rijksbrede veranderopgave gestart om het informatiemanagement naar een hoger plan te tillen. De doelstelling is drieledig: elke ambtenaar moet de juiste informatie op de juiste tijd hebben om diens werk goed te kunnen doen; het overheidshandelen moet reconstrueerbaar zijn en de informatie moet duurzaam toegankelijk zijn. Dit alles binnen de wettelijke kaders en regelgeving (w.o. de archiefwet, DUTO-raamwerk). KNMI voert de noodzakelijke activiteiten in het project Informatiehuishouding.

Organisatorische context en cultuur

Het KNMI adviseert en waarschuwt de samenleving om risico’s met een atmosferische of seismologische oorsprong terug te dringen. Daarvoor ontwikkelt het KNMI hoogwaardige kennis, verricht waarnemingen en zet die om in producten en diensten die veiligheidsrisico’s verminderen, bijdragen aan een duurzame samenleving en economische mogelijkheden bevorderen.

Het KNMI staat voor betrouwbaarheid en onafhankelijkheid. Het KNMI is een professionele, kennisintensieve organisatie. En een organisatie die voortdurend in transitie is om blijvend klaar te zijn voor de toekomst van de dienstverlening. Het is een platte organisatie met korte communicatielijnen.

Opdrachtomschrijving

Het KNMI is op zoek naar een strategisch adviseur die ervaren is op het gebied van Informatiehuishouding (IHH)/informatiemanagement en document-migratie, met specifiek M365 expertise. Als ervaren adviseur begrijp je hoe belangrijk informatiemanagement is in de huidige wereld en vooral hoe een professionele informatiehuishouding de overheid helpt om de burger te bedienen met gewenste informatie.

Taken/verantwoordelijkheden:

- Het opstellen van een strategische roadmap passend bij Open Op Orde naar een toekomstige productie en bewaaromgeving in M365 (primair Teams en Sharepoint) van het KNMI en een IenW-DMS.

- Advisering bij inrichtings- en migratievraagstukken in MS Teams en SharePoint inclusief eventuele tooling.

- Advisering m.b.t. organisatie en integratie van M365 met een DMS.

De adviseur werkt nauw samen met de projectleden en KNMI betrokkenen en rapporteert aan de projectmanager van het project Informatiehuishouding.

Profiel

Het vakgebied Informatievoorziening in een digitale werkomgeving is sterk dynamisch en vernieuwt zichzelf voortdurend door nieuwe innovatieve mogelijkheden die ICT-landschap bieden. Het creëert context voor vernieuwing of verbetering van de informatievoorziening in zowel de bedrijfsprocessen van de organisatie als in de keten. Management van de informatievoorziening dient hier initiatiefvol in te handelen in de vertaling van technologische en maatschappelijke ontwikkelingen en de nieuwe informatiebehoeften die hierdoor ontstaan.

Binnen deze context moet management van de Informatievoorziening een duurzaam toegankelijke informatiehuishouding realiseren door de uiteenlopende kaders, normen en eisen systematisch te wegen en af te zetten tegen een huidig en toekomstig gebruik en adequaat te adviseren over de proportionaliteit van te nemen maatregelen.

Functie eisen

- Architectuur (methoden, modelleertechnieken, tools, modellen, etc.): Bewezen (strategisch) expert op het gebied van organisatie, implementatie en samenwerking in Microsoft 365 (SharePoint/Teams/Outlook) en DMS-en.

- Kennis 1.2.1 Informatiebeleid: Kennis op senior niveau van informatieobjecten in het kader van Informatiehuishouding gerelateerd aan M365.

- Kennis 5.3.4 Meta Data / Gegevensmanagement: Kennis op senior niveau over het organiseren en implementeren van metadata gebruik van informatieobjecten binnen M365.

- Kennis 5.3.1 Informatiemanagement: Kennis van integratie van M365 met DMS.

- Ervaring verandertrajecten: Minimaal 5 jaar bewezen ervaring met verandertrajecten voor overheidsinstanties.

- Ervaring M365: Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring met M365 en de implementatie daarvan (inclusief op gebruikersadoptie).

- Ervaring Informatiehuishouding & M365: Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring met Informatiehuishouding en M365 vergelijkbare projecten/programma’s, zowel qua omvang als qua technologie.

- Strategische plannen & visie: Minimaal 5 jaar kennis en ervaring van strategische plannen en visie op informatiehuishouding.

Functie wensen

- Competenties:

- Resultaatgericht: zet zich in opdat het werk kwalitatief goed en op tijd wordt voltooid. Toont een hoog energieniveau om resultaten te bereiken en is creatief en sensitief t.a.v. de behoeften van de organisatie.

- Analytisch vermogen: is in staat om nuchter feiten en meningen en details en hoofdlijnen van elkaar te scheiden. Legt verbanden tussen problemen, stelt hypotheses en kan informatie goed categoriseren.

- Organisatiesensitiviteit: weet begripvol om te gaan met onderliggende krachten en de organisatiecultuur en hierbij zowel draagvlak te creëren als voortgang.

- Initiatief en eigenaarschap nemen: zelfstarter. Definieert eigen opdracht op basis van de overall projectdoelstellingen en neemt verantwoordelijkheid voor eigen handelingen.

- Een warm hart voor de missie van het KNMI en de rol van onze organisatie in de maatschappij.

- Aanvullende kennis:

- Aantoonbare kennis en ervaring op het gebied van strategische inrichtingsvraagstukken M365 tooling in combinatie met Informatiehuishoudingsvraagstukken.

- Kennis en ervaring met M365 migraties, uitfaseren netwerkschijven en migratie van documenten naar nieuwe landingsplekken in het applicatielandschap.

- Overige functiewensen:

- Kennis van en ervaring bij de Overheid (Gemeente, Rijk, Provincie) is een sterke pré.

- Ervaring bij organisaties die in transitie zijn en/of gewerkt hebben in een omgeving waar meerdere projecten tegelijkertijd liepen in een complexe, dynamische omgeving.

- Hybride werken: minimaal 2 dagen op kantoor aanwezig (De Bilt).

Overige Informatie

ZZP'ers: Nee

Locatie: De Bilt

Hybride werken: Mogelijk

Uren: 8 uur

Startdatum: 28 september 2026

Einddatum: 31 december 2026

Inhuurtermijn: 3 maanden

Verlenging: Ja; 2x12 maanden

Recruiter voor deze rol: Alexander Bull, [telefoonnummer], [e-mailadres]

Attentie

Indien we verder gaan in de procedure wordt u gevraagd minimaal twee referenties op te geven, waarbij vergelijkbare opdrachten zijn uitgevoerd. De referentie checks zijn een noodzakelijk onderdeel van dit selectieproces.

Privacy

Indien je via dit kanaal solliciteert geef je ons akkoord om jouw gegevens tot 36 maanden na de beëindiging van de procedure te bewaren.