Contractmanager ICT

Inhoudsopgave

Begripsbepalingen

In dit document wordt verstaan onder:

Aanbestedende dienst

Hoogheemraadschap van Delfland, hierna te noemen Delfland.

Aanbestedingsplatform

Elektronisch systeem voor de communicatie met betrekking tot het DAS zoals de toelatingsprocedure voor ondernemers en het plaatsen van opdrachten. Op het platform wordt tevens het register van Toegelaten Ondernemers bijgehouden.

Dynamisch Aankoopsysteem (DAS)

Een elektronisch proces voor het doen van gangbare aankopen van werken, leveringen of diensten, waarvan de kenmerken wegens de algemene beschikbaarheid op de markt voldoen aan de behoeften van Delfland, dat gedurende de gehele looptijd openstaat voor ondernemers die aan de eisen voor toelating tot het systeem voldoen.

Delfland gebruikt het DAS waarop dit document betrekking heeft uitsluitend voor opdrachten voor het inhuren van extern personeel en (advies)diensten.

Inschrijver

De natuurlijke persoon of de rechtspersoon die een Offerte heeft ingediend.

Matchgesprek

Gesprek waarin wordt vastgesteld in welke mate Inschrijver/aangeboden kandidaat congruent is met de ingediende documenten. Dit kan bijvoorbeeld betrekking hebben op het verduidelijken van de gegeven motivatie of het toelichten van de waarde van specifieke elementen in het CV.

Nota van Inlichtingen

De vragen en antwoorden die middels de vraag en antwoordmodule in Mercell bij de Offerteaanvraag zijn gepubliceerd, dienen als aanvulling of wijziging op de Offerteaanvraag. De Nota('s) van Inlichtingen maakt (maken) deel uit van dit document.

Mercell

Het Aanbestedingsplatform dat wordt gebruikt voor het DAS waarop dit document betrekking heeft.

Offerte

Een aanbieding van de Inschrijver gebaseerd op de eisen en wensen in de Offerteaanvraag.

Offerteaanvraag

Document waarin wordt toegelicht welke diensten binnen de werking van de te sluiten Overeenkomst vallen. Het bevat de eisen, wensen en informatie die nodig is om een Offerte te kunnen opstellen.

Opdrachtgever

De Opdrachtgever is de partij die in de nadere Offerteaanvraag is vermeld en die de Overeenkomst sluit met de Inschrijver aan wie de opdracht wordt gegund.

Opdrachtnemer

De Inschrijver aan wie door Opdrachtgever de Opdracht voor dienstverlening is verleend.

Overeenkomst

Schriftelijk vastgelegde afspraken tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer, gebaseerd op wat is gevraagd en is aangeboden.

Toegelaten Ondernemers

Ondernemers die zijn toegelaten tot het DAS.

Toelatingsleidraad

Dit document geeft informatie over de opdrachten die in het kader van het DAS worden verleend en de werkwijze van het DAS en bevat de voorwaarden waaraan ondernemers moeten voldoen om te worden toegelaten tot het DAS.

UEA

Het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (voorheen eigen verklaring), waarin de eigen verklaring zoals genoemd in artikel 2.84 van de Aanbestedingswet 2012 met betrekking tot onder meer uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen, moet worden ingevuld.

T

(015) 260 81 08 |

1 Kader Offerteaanvraag

1.1 Inleiding

Het doel van deze Offerteaanvraag is het afsluiten van een Overeenkomst met één (1) dienstverlener ten behoeve van de inhuur van een Contractmanager ICT. Een kandidaat mag slecht één (1) keer aangeboden worden. De kandidaat is hier zelf verantwoordelijk voor.

Deze aanvraag wordt, conform de leidraad van d.d. 4 juni 2018 en bijbehorende Nota van Inlichtingen 1 d.d. 22 juni 2018, betreffende het instellen van een DAS voor de inhuur van personeel, verstuurd aan alle voor de categorie Inkoopadviesdiensten gekwalificeerde leveranciers.

In deze Offerteaanvraag wordt beschreven op welke diensten de te sluiten Overeenkomst betrekking heeft. Daarnaast bevat deze Offerteaanvraag de informatie die nodig is om een Offerte op te kunnen stellen.

Begrippen die met een hoofdletter zijn geschreven, hebben de betekenis zoals beschreven in de begrippenlijst van het Dynamisch Aankoopsysteem en de begrippenlijst in dit document.

1.2 Beschrijving van Delfland

In een van de meest laaggelegen en -met 1,2 miljoen inwoners en 40.000 bedrijven op 41.000 hectare -meest dichtbebouwde delen van de Randstad zorgt Delfland voor droge voeten en schoon en gezond water. Wij werken met inwoners en bedrijven aan een klimaatbestendige en prettige leefomgeving. In de afgelopen jaren heeft Delfland flinke stappen gemaakt in het voorkomen van wateroverlast, het groener maken van de leefomgeving in en om het water en het verbeteren van de waterkwaliteit.

Nederland is gevormd door water en menskracht. Door de eeuwen heen is ons land zo aangepast, dat het bestand is tegen de grillen van het water. Dijken aanleggen gebeurde in gezamenlijkheid en werd gekenmerkt door consultatie, consensus en compromis met gebiedspartners en bewoners. Delfland benut deze historische kracht optimaal bij het uitoefenen van zijn zorg voor de bewoonbaarheid van het land en de bescherming en verbetering van het leefmilieu. Daartoe staat het waterschap midden in de maatschappij en blijft het zoeken naar een optimaal maatschappelijk effect.

1.3 Omschrijving werkzaamheden

De Opdracht:

Door de centralisatie van de ICT-contracten groeit de centrale ICT-contractportefeuille van Delfland. Tegelijkertijd nemen de eisen rond leveranciersbeheersing, informatiebeveiliging, privacy en compliance (NIS2 en BIO) toe. Daarom zoeken wij een medior contractmanager ICT die de huidige contractmanager en contractbeheerder ontlast en kan schakelen tussen operationeel contractbeheer en tactisch contract- en leveranciersmanagement. De opdracht wordt inhoudelijk aangestuurd door de zittende senior contractmanager, die de prioriteiten en de verdeling van de werkzaamheden bepaalt.

Werkzaamheden

1. Contract- en leveranciersmanagement

- Binnen de afgesproken kaders zelfstandig een toegewezen deel van de ICTcontractportefeuille beheren en managen.

- Bewaken van leveranciersprestaties en de naleving van contractuele afspraken (SLA's en KPI's).

- Voorbereiden en voeren van periodieke contract- en leveranciersgesprekken.

- Analyseren van managementrapportages en daaruit concrete acties en verbeterpunten halen.

- Beoordelen en begeleiden van contractmutaties, verlengingen, indexeringen en addenda.

- Adviseren van contracteigenaren en interne stakeholders over contractuele vraagstukken, nieuwe contracten, bundeling van contracten en pakketvorming.

- Leveren van inhoudelijke input voor inkoop- en aanbestedingstrajecten.

- Uitvoeren en verder professionaliseren van leveranciersbeoordelingen en onafhankelijke kwaliteitscontroles. 2. Contractbeheer en contractadministratie (praktische ondersteuning)

- Controleren of offertes en facturen aansluiten op de contractuele afspraken.

- Bewaken van contracttermijnen, verlengingen, expiratiedata en opzegtermijnen.

- Actueel en volledig houden van contractdossiers en de contractadministratie in PROSA.

- Ondersteunen bij bestellingen van hardware en software via TOPdesk.

- Zorgen voor een goede overdracht van documentatie van inkoop naar contractbeheer.

- Afstemmen met de operationele contractuitvoerders.

- Het is niet de bedoeling dat de opdrachtnemer de reguliere contractadministratie structureel overneemt. Hij of zij springt bij waar dat nodig is, over de grenzen van de rollen heen.

3. NIS2, BIO, TPRM en leveranciersrisico's

- Bijdragen aan de verdere ontwikkeling van Third Party Risk Management (TPRM). Dit is nog in ontwikkeling.

- Signaleren, bespreken en vastleggen van contractuele en leveranciersrisico's en tekortkomingen.

- Bewaken van contractueel overeengekomen beheersmaatregelen.

- Samenwerken met de operationele contractuitvoerders (zoals functioneel beheerders), CCA (privacy en verwerkersovereenkomsten) en andere deskundigen.

- Vanuit contractmanagement bijdragen aan het vertalen van NIS2 en de BIO naar de beheersing van ICT-leveranciers.

Beoogd resultaat: een beheerste en actuele ICT-contractportefeuille, aantoonbare dossiervorming en een volgende stap in risicogestuurd contract- en leveranciersmanagement.

Let op: Vóór aanvang start opdracht dien je in het bezit te zijn van een VOG. Deze kan eenmalig gedeclareerd worden.

Eisen ten aanzien van de aangeboden kandidaat (U moet aangeven of u voldoet aan de gestelde eisen door de vragenlijst op Mercell volledig in te vullen)

- Beschikbaarheid : De aangeboden kandidaat is beschikbaar voor 32 uur per week vanaf 01 januari 2027;

- Vormvereiste : Inschrijver moet het CV van de aangeboden kandidaat invoegen bij de betreffende vraag op Mercell . Het CV moet uit maximaal drie (3) pagina's bestaan en moet voorzien zijn van ten minste twee (2) referenten inclusief de contactgegevens van de referent. Delfland houdt het recht om deze referentie daadwerkelijk na te gaan;

- Uurtarief : Voor deze uitvraag geldt een maximum uurtarief van € 104,50 inclusief reis- en verblijfskosten en exclusief BTW.

- Kennis en expertise : Uit de door u ingediende motivatie, het CV (en indien uitgenodigd het matchgesprek) blijkt minimaal dat de aangeboden kandidaat aantoonbaar, middels opleidingen, cursussen, werkervaring en voorbeeldprojecten, beschikt over:

- Aantoonbaar hbo werk- en denkniveau;

- Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als contractmanager of leveranciersmanager in de afgelopen 5 jaar in een ICT-omgeving;

- Minimaal 1 jaar werkervaring met het bewaken van SLA's/KPI's en het voeren van leveranciersgesprekken;

- De kandidaat beheerst de Nederlandse taal in woord en geschrift;

- De kandidaat betreft geen zzp'er.

Het is ter beoordeling aan Delfland of aan genoemde eisen wordt voldaan (zie paragraaf 4.1 methodiek, stap 2 beoordeling), Inschrijver moet in de gevraagde toelichting bij de vragen in Mercell daarom duidelijk op bovenstaande punten ingaan.

Competenties: Uit de door u ingediende motivatie (en het matchgesprek) blijken minimaal de onderstaande competenties, die voor deze functie als belangrijk zijn:

- 7. Analytisch vermogen

- 6. Accuratesse

- 10. Samenwerkingsvermogen

- 17. Zelfstandigheid

Het is ter beoordeling aan Delfland of hieraan wordt voldaan, Inschrijver moet daarom in de gevraagde toelichting bij de vraag over Competenties in Mercell duidelijk beschrijven dat de kandidaat over bovenstaande competenties beschikt en waaruit dit blijkt.

Een toelichting op de bovengenoemde competenties is te vinden in bijlage 6 -Competentiewoordenboek.

1.4 Looptijd overeenkomst

De aanvangsdatum voor de Overeenkomst is zo snel mogelijk na de gunning. Naar verwachting zullen de werkzaamheden 01 januari 2027 aanvangen. De looptijd van de Overeenkomst bedraagt twaalf (12) maanden. Daarna kan de Delfland eenzijdig besluiten de Overeenkomst één (1) maal te verlengen met twaalf (12) maanden. De Overeenkomst eindigt van rechtswege op 31 december 2027 zonder dat hiervoor schriftelijke opzegging door Opdrachtgever is vereist. Indien Opdrachtgever de Overeenkomst wil verlengen, maakt zij dit uiterlijk één (1) maand voor het aflopen van de Overeenkomst kenbaar aan Opdrachtnemer.

T

(015) 260 81 08 |

Geplaatst op: 10-11-2026