Documentalist - Programma Duurzame Infra

Opdracht dient te worden uitgevoerd binnen de richtlijnen van het project.

De opdracht omvat het uitvoeren van het beheer op de archivering in het (document management) systeem door (project)medewerkers.

Dit beheer vindt plaats tijdens het uitvoeren van activiteiten zoals:

– registreren;

– meta dateren;

– ordenen;

– classificeren (vertrouwelijkheid) van documenten/informatie.

Daarnaast:

– het zorgen voor een actueel ordeningsplan;

– waarderen van de dossiers;

– autoriseren van medewerkers;

– geven van training/opleiding aan (project)medewerkers;

– zorgen voor de benodigde middelen.

Een belangrijke taak is het coachen van de projectmedewerker zodat deze zich bewust is van zijn/haar taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming en deze adequaat uitvoert, waarmee de informatiehuishouding continu verbetert.

Taken die horen bij het beheren van een digitaal projectarchief zijn o.a.:

– het opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix;

– het verlenen en intrekken van autorisaties tot het gebruikte (document management) systeem;

– het maken van relevante standaardweergave(n) of standaard zoekvragen in het document management systeem naar behoefte van de medewerkers;

– instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat deze de eigen taken met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren;

– het toevoegen, ordenen, waarderen en selecteren, en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur;

– het actueel houden van alle documenten die bij het beheren van het projectarchief horen;

– het verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers;

– toezien op het juist verwerken van inkomende, interne en uitgaande documenten conform kaders;

– het tijdig beschikbaar stellen van de juiste informatie, aan de juiste persoon (routeren van post- en e-mailstukken);

– het melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB), bijv. afdeling Informatievoorziening en beheer (IV-B);

– het inventariseren en melden van verbetervoorstellen t.b.v. applicaties in de vorm van functionele wensen conform het proces van LFB.

Resultaat opdracht

1. Ingericht projectarchief volgens de afspraken die met de opdrachtgever zijn gemaakt en dat voldoet aan de kwaliteitseisen die RWS hieraan stelt (o.a. ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata);

2. Actuele middelen voor het documentbeheer en archivering (o.a. autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur);

Leiding en toezicht

De uitvoering van de werkzaamheden vindt plaats onder aansturing van de opdrachtgever.

Meest essentiële competenties

– Analyseren / analytisch denkvermogen (verbanden kunnen leggen)

– Dienstverlenende en klantgerichte instelling

– Hands-on mentaliteit (kunnen denken in mogelijkheden en werkbare oplossingen)

– Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, waaronder:

– Rapportages en hulpmiddelen kunnen opstellen

– Didactische vaardigheden voor instrueren en begeleiden van gebruikers

– Luisteren (de vraag achter de vraag kunnen achterhalen)

– Nauwkeurigheid

– Omgevingsbewustzijn (Je weet wat er binnen de organisatie speelt)

– Pro-actieve instelling

– Plannen en organiseren (op een zelfstandige manier je eigen werken indelen en je deadlines zonder stress halen)

– Zelfontwikkeling (je leert van je omgeving, en van situaties, en past dit toe op je werk)

– Zelfstandigheid (je kan je werk zelfstandig uitvoeren, je neemt het initiatief om zaken te verbeteren en zoekt de collega’s op als je ze nodig hebt)

Eisen

1. Minimaal HBO denk en werkniveau met een afgeronde MBO opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of gelijkwaardige opleiding.

2. Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met werken met een Document Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren.

3. Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening, en het gebruik van relevante ICT-middelen.

4. Zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen.

Wensen

1. Kennis van en ervaring met (grootschalige) GWW-projecten.

2. Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata).

3. Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie.

4. De mate van het voldoen aan de genoemde competenties en vaardigheden (toetsbaar op basis van cv, motivatiebrief en/of mogelijk sollicitatiegesprek).

D

i

t

b

e

n

j

i

j

- De kandidaat heeft minimaal HBO-denk- en werkniveau en een afgeronde

MBO-opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of een

gelijkwaardige opleiding

- De kandidaat heeft meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met een

Document Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren

- De kandidaat heeft ervaring met en kennis van (documentair)

informatiebeheer en -dienstverlening, en het gebruik van relevante

ICT-middelen

- De kandidaat kan zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen

- De kandidaat beheerst de Nederlandse taal

- Kennis van en ervaring met (grootschalige) GWW-projecten is gewenst

- Kennis van relevante kaders en regelgeving, bijvoorbeeld Woo, AVG, Aw, BIHR

en het Toepassingsmodel metadata, is gewenst

- Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint-applicatie is gewenst

Team TenMonks