Domeinsecretaresse Domein Samenleving

De gemeente Zoetermeer zoekt een Domeinsecretaresse voor het Domein Samenleving. De opdracht wordt uitgevoerd binnen het Domein Samenleving, dat dagelijks werkt aan maatschappelijke opgaven die direct van betekenis zijn voor inwoners van Zoetermeer. Binnen het domein vallen de onderdelen Jeugd en Onderwijs, Gezondheid en Maatschappelijke Ondersteuning, Inkomen en Bestaanszekerheid en Vrije Tijd. De opdracht richt zich in eerste instantie op de eerste drie onderdelen.

Als domeinsecretaresse ondersteun je de afdelingshoofden en teammanagers bij een breed pakket aan secretariële, organisatorische en administratieve werkzaamheden. Je bent een belangrijke schakel in de dagelijkse ondersteuning van het management en zorgt ervoor dat afspraken, overleggen, stukken en administratieve processen zorgvuldig en tijdig worden georganiseerd en opgevolgd. Een groot deel van de werkzaamheden komt binnen via de gezamenlijke mailbox van het secretariaat; daar kunnen ook spoedeisende verzoeken tussen zitten.

De belangrijkste werkzaamheden zijn: beheren en prioriteren van agenda's en afspraken, voorbereiden en organiseren van overleggen en bijeenkomsten, opstellen en verspreiden van agenda's, uitnodigingen en vergaderstukken, notuleren en bewaken van acties, afspraken en termijnen, procesmatig voorbereiden en ondersteunen van portefeuillehoudersoverleggen (waaronder iBabs), verwerken en coördineren van correspondentie en bestuurlijke stukken, ondersteunen bij afhandeling en coördinatie van klachten, ondersteunen bij administratieve processen (facturen en financiële verplichtingen), organiseren en praktisch ondersteunen van bijeenkomsten, bewaken van de gezamenlijke mailbox en onderhouden van contacten.

We zoeken iemand die vooruitkijkt, signaleert, communicatief sterk is, accuraat en betrouwbaar. De werkzaamheden worden grotendeels uitgevoerd vanuit het Stadhuis van Zoetermeer; thuiswerken is in overleg mogelijk. De inzet bedraagt 32 tot 36 uur per week, werkdagen maandag t/m vrijdag (bij 4x9 is woensdag vrij).

Vereisten (knock-out): minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent, directiesecretaresse, bestuurssecretaresse en/of secretaresse; aantoonbare werkervaring met het voorbereiden en organiseren van overleggen, agenda's, vergaderstukken, notuleren en bewaken; aantoonbare werkervaring met Microsoft 365 (Outlook, Word, Teams); afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau in secretariële ondersteuning, managementsupport of vergelijkbaar; beheersing Nederlandse taal op minimaal C1-niveau.

Gunningscriteria (weging 100 punten) omvatten ervaring met ondersteuning van meerdere leidinggevenden, ervaring binnen gemeente/overheid, ervaring met administratieve procesbewaking (iBabs), en ervaring met beheren van centrale werkvoorraad.

Competenties: plannen en organiseren, prioriteiten stellen, zelfstandigheid en initiatief, nauwkeurig en zorgvuldig werken, communicatieve vaardigheid. Een VOG is vereist. De opdracht duurt 9 maanden met optie tot verlenging 2 maal 6 maanden. De reactietermijn sluit op 19 oktober 2026 om 12:00 uur.