Domein Secretaresse Samenleving

De Opdrachtomschrijving: Iedereen die bij de gemeente werkt, bouwt direct of indirect en uit volle overtuiging mee aan Zoetermeer. Door heldere keuzes te maken, verbindingen te leggen en uit te gaan van ieders eigen kracht zien we de stad mooier en beter worden. We zijn trots op het resultaat van vandaag en bouwen aan de resultaten van morgen. Samen, open, flexibel en lerend creëren we oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken. Groot en klein, voor de stad en de mensen, voor nu en de toekomst We zien mogelijkheden, benutten kansen en maken ruimte voor ideeën en initiatief.

Met hart voor de stad samen bouwen aan het Zoetermeer van vandaag én morgen. Dat is de misse waar wij voor gaan! De opdracht wordt uitgevoerd binnen het Domein Samenleving. Dit domein werkt dagelijks aan maatschappelijke opgaven die direct van betekenis zijn voor inwoners van Zoetermeer. Binnen Domein Samenleving vallen de onderdelen Jeugd en Onderwijs, Gezondheid en Maatschappelijke Ondersteuning, Inkomen en Bestaanszekerheid en Vrije Tijd. Deze opdracht richt zich in eerste instantie op de eerste drie onderdelen.

Je komt terecht in een brede en dynamische werkomgeving waar veel verschillende onderwerpen, belangen en werkzaamheden samenkomen. De domeinsecretaresses spelen hierin een belangrijke ondersteunende en verbindende rol. Zij zorgen ervoor dat afdelingshoofden en teammanagers hun werk goed kunnen doen en dat afspraken, overleggen, stukken en administratieve processen zorgvuldig en tijdig worden georganiseerd en opgevolgd. Daarbij wordt veel gewerkt vanuit een gezamenlijke mailbox en kunnen ook spoedeisende verzoeken tussendoor binnenkomen.

Als domeinsecretaresse werk je nauw samen met drie collega-secretaresses binnen Domein Samenleving. Daarnaast is er een vaste secretaresse voor Vrije Tijd. Samen vormen jullie een ervaren secretariaat dat elkaar ondersteunt, werkzaamheden verdeelt en zorgt voor continuïteit in de ondersteuning van het management. Als Domeinsecretaresse Domein Samenleving ondersteun je de afdelingshoofden en teammanagers bij een breed pakket aan secretariële, organisatorische en administratieve werkzaamheden.

Je bent een belangrijke schakel in de dagelijkse ondersteuning van het management en zorgt ervoor dat afspraken, overleggen, stukken en administratieve processen zorgvuldig en tijdig worden georganiseerd en opgevolgd. Een groot deel van de werkzaamheden komt binnen via de gezamenlijke mailbox van het secretariaat; daar kunnen ook spoedeisende verzoeken tussen zitten.

Competenties: Plannen en organiseren: Houdt overzicht over meerdere werkzaamheden, organiseert efficiënt en bewaakt afspraken, acties en deadlines.

Prioriteiten stellen: Schat goed in wat urgent is, schakelt snel bij spoedverzoeken en weet hoofd- en bijzaken van elkaar te onderscheiden.

Zelfstandigheid en initiatief: Werkt proactief, denkt vooruit en signaleert tijdig wat nodig is zonder voortdurende aansturing.

Nauwkeurig en zorgvuldig werken: Werkt accuraat en zorgt voor een correcte en tijdige verwerking van afspraken, vergaderstukken en administratieve gegevens.

Communicatieve vaardigheid: Communiceert helder en professioneel en stemt gemakkelijk af met leidinggevenden.

Werkdagen: De werkdagen zijn in ieder geval maandag, dinsdag, donderdag, vrijdag.

Is hybride werken mogelijk: De werkzaamheden worden grotendeels uitgevoerd vanuit het Stadhuis van Zoetermeer. Thuiswerken is in overleg mogelijk.

Planning: De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op dinsdag 27 oktober 2026 tussen 12:00 uur en 17:00 uur.

Eventuele tweede datum gesprekken: donderdag 29 oktober 2026 tussen 09:00 en 12:00. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op woensdag 21 oktober 2026 bericht.

De Eisen: Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi). De gemeente vraagt van de opdrachtnemer bij het contract onder leiding en toezicht dat ze gebruik maken van een G-rekening. Dit dient op het moment van inschrijving ingeregeld te staan in het leveranciersaccount of in het cv benoemd staan. Indien de inschrijver op grond van wet- of regelgeving of een geldige vrijstelling niet verplicht is gebruik te maken van een G rekening, volstaat de inschrijver met het overleggen van passende en verifieerbare documenten waaruit deze uitzondering blijkt.

De aangeboden kandidaat heeft in de afgelopen 6 maanden niet 3 overeenkomsten met een totale duur van 24 maanden gehad bij de opdrachtgever. (Dit criterium is niet van toepassing op kandidaten die een vast dienstverband hebben bij de uitlenende partij). Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent, directiesecretaresse, bestuurssecretaresse en/of secretaresse. Aantoonbare werkervaring met het voorbereiden en organiseren van overleggen, waaronder het opstellen en verspreiden van agenda’s en vergaderstukken, notuleren en het bewaken van acties, afspraken en termijnen.

Aantoonbare werkervaring met Microsoft 365, waaronder in ieder geval Outlook, Word en Teams. Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau in de richting van secretariële ondersteuning, managementsupport of vergelijkbaar. Beheersing van de Nederlandse taal op minimaal C1-niveau.

De Wensen: Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als secretaresse, managementassistent en/of vergelijkbare secretarieel ondersteunende functie, waarbij gelijktijdig meerdere leidinggevenden werden ondersteund. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als secretaresse, managementassistent en/of vergelijkbare ondersteunende functie binnen een gemeente, andere overheidsorganisatie of politiek-bestuurlijke omgeving.

Aantoonbare werkervaring met administratieve en/of bestuurlijke procesbewaking en daarbij gebruikte digitale systemen, waaronder iBabs en/of een vergelijkbaar digitaal vergader- of besluitvormingssysteem. Aantoonbare werkervaring met het beheren van een centrale werkvoorraad van het secretariaat, waarbij kandidaat zelfstandig reguliere en spoedeisende verzoeken prioriteerde, uitzette en de opvolging bewaakte.