Financieel- bouwkundig adviseur voor de realisatie nieuwe bibliotheek Hilversum

Vacature Financieel- bouwkundig adviseur voor de realisatie nieuwe bibliotheek Hilversum

In het kort: Je gaat als financieel en bouwkundig adviseur de nieuwe bibliotheek ondersteunen door businesscase, exploitatie en verbouwingsbudgetten te analyseren, risico’s te beheersen, financiering te begeleiden en gemeente en bibliotheekdirectie te adviseren over keuzes. Gemeente Hilversum zoekt per direct: Financieel- bouwkundig adviseur en organisatie- programma adviseur voor de realisatie nieuwe bibliotheek Hilversum. Samen sterker! Wijdemeren en Hilversum zijn vanaf 1 januari 2027 één gemeente.

Zo kunnen we de dienstverlening aan onze 120.000 inwoners en bijna 20.000 bedrijven niet alleen blijven garanderen, maar ook verbeteren. Door onze krachten te bundelen, staan we sterker in het aanpakken van belangrijke uitdagingen, zoals wonen, natuur, economie en bereikbaarheid. Hilversum en Wijdemeren delen een historie en zijn al langer met elkaar verbonden. De samenvoeging biedt nieuwe energie om die verbondenheid te versterken. De dorpen Ankeveen, Breukeleveen, ‘s-Graveland, Kortenhoef, Loosdrecht en Nederhorst den Berg behouden hun eigen karakter en vormen een waardevolle aanvulling op het meer stadse karakter van Hilversum.

Van veen en water naar zand en heide. Die diversiteit maakt Hilversum aantrekkelijk om in te wonen, te werken én te recreëren. De gemeente Hilversum is op zoek naar twee externe adviseurs. Voor deze opdracht wordt de financieel bouwkundig adviseur gevraagd. Opdracht Bibliotheek Hilversum In het centrum van Hilversum wordt een nieuwe bibliotheek gerealiseerd voor de inwoners van de nieuwe gemeente. In de bibliotheek worden ook een aantal culturele en maatschappelijke organisaties gehuisvest.

De bibliotheek bevindt zich nu midden in de fase van verbouwing van de nieuwe locatie, het voorbereiden van de vernieuwde exploitatie voor een brede bibliotheekfunctie met een media component en een nog verdere verbreding en samenwerking met diverse maatschappelijke en culturele partijen in de stad. De ontwikkeling van de nieuwe locatie vindt plaats door Bibliotheek Hilversum, onder leiding van de directie en Raad van Toezicht. Hiervoor hebben zij een bouwteam geformeerd.

De gemeente heeft een kaderstellende- en subsidie verlenende rol en is ook borgsteller van de benodigde financiële investering. De realisatie van de bibliotheek met een breed profiel in een bestaand pand is een complexe verbouwing, waarbij veel ontwikkelingen tegelijkertijd spelen. Recent is gebleken dat de business-case m.b.t de investering en toekomstige exploitatie (programma en organisatie), de sturing op de bouwkundige realisatie, en het omgevingsmanagement ontoereikend is.

Daarnaast is ook uitloop in budget en tijd aan de orde. Om die reden wil de gemeente twee aanvullende adviseurs aantrekken tot de oplevering van de nieuwe bibliotheek en de start van de nieuwe exploitatie, zodat de bibliotheek weer voldoende grip en regie krijgt op de genoemde onderwerpen. De twee adviseurs hebben het volgende profiel: – Adviseur met financieel en bouwkundig profiel – Adviseur met organisatorisch en inhoudelijk profiel Beschrijving proces tot nu toe De gemeenteraad heeft op 21 september 2022 besloten tot vestiging van de nieuwe bibliotheek in de Gooische Brink.

Hiermee geeft de gemeente invulling aan de wettelijke verplichting om een bibliotheekfunctie te realiseren. De raad heeft hiervoor twee borgstellingen van in totaal €16,7 miljoen verstrekt, voor door de bibliotheek aan te trekken leningen. De raad heeft bij de besluiten over de borgstelling het college van b en w verzocht het bouwproces door de bibliotheek en de risicosturing te volgen. In dit kader vindt er regulier (al geruime tijd geïntensiveerd in frequentie) bestuurlijk en ambtelijk overleg plaats over de voortgang van met name het bouwproces, de relatie met de omgeving, de afspraken met potentiële huurders en de financiën.

Afgelopen weken is gebleken dat de bibliotheek de businesscase van de nieuwe bibliotheek Gooische Brink niet sluitend krijgt. Hier liggen verschillende oorzaken aan ten grondslag, waaronder de financiële impact van de vertraging van de verbouwing. De financiële situatie van de bibliotheek (o.a. het werkkapitaal en liquiditeit), de risicobeheersing en de bouwplanning hebben zich neerwaarts bewogen. Hierdoor worden de door de gemeente gevraagde zekerheden in het kader van onder meer de borgstelling onzeker.

Gezien de huidige ontstane situatie is het college van mening dat de (financiële en bouwkundige) sturing, en de onzekerheid over de hoogte van het financiële tekort en de voortgang van de verbouwing moet worden doorbroken. Het college is voornemens om de gemeenteraad voor te stellen een extra financiële impuls te verstrekken zodat de realisatie/verbouwing van de nieuwe bibliotheek kan worden gecontinueerd. Tegelijkertijd treft de gemeente maatregelen die moeten leiden tot een meer intensieve en deskundige financiële en bouwkundige sturing, met als doel duidelijkheid over de definitieve hoogte van het tekort en de opleverdatum, en het realiseren van een gedegen, duurzame business-case voor de verbouwing en exploitatie.

Deze opdracht maakt onderdeel uit van een bredere ondersteuning van de realisatie van de nieuwe Bibliotheek Hilversum. Naast deze opdracht zet de gemeente een tweede adviseur in met een organisatorisch en inhoudelijk profiel. Van de adviseur wordt verwacht dat hij of zij afstemt en samenwerkt met deze adviseur om te komen tot een integraal beeld en advisering van de financiële, bouwkundige, organisatorische en inhoudelijke ontwikkelingen rondom de nieuwe bibliotheek.

Taken en verantwoordelijkheden – De adviseur controleert de financiële prognoses van de investering en de (toekomstige) exploitatie. Daarvoor moeten aan de gemeente overlegde financiële stukken zoals de businesscase financieel worden doorgelicht waarbij ook de haalbaarheid opnieuw dient te worden getoetst (secundaire toetsing): – Toetsing van investeringsbudget en risico’s en of uitgaven passen binnen de goedgekeurde plannen en budgetten. De adviseur begeleidt de bibliotheek inzake de risicobeheersing en adviseert over de benodigde maatregelen en rapporteert hierover aan de gemeente. – Toetsing van de financiële haalbaarheid van ramingen ten aanzien van de toekomstige exploitatie (in afstemming met de inhoudelijk adviseur), de investering, de liquiditeit en het werkkapitaal.

Waar nodig te adviseren over bijstellingen en/of te maken keuzes. Daarbij ook aandacht te hebben voor de inrichting en inventaris, deze dient deze aan te sluiten bij en bij te dragen aan de verhuurfunctie van de bibliotheek (o.a. verwachtingen van potentiële huurders). – Signaleren en adviseren van afwijkingen, risico’s en financiële knelpunten. Als aanvullende financiering nodig blijkt, dient de onderbouwing gedegen en duurzaam te zijn. – Tevens controleren of subsidies financieel rechtmatig en doelmatig worden besteed. – Nagaan of financiële processen voldoen aan wet- en regelgeving zoals subsidie beschikkingen, borgstellingen en staatssteun. – De adviseur begeleidt de bibliotheek bij het aantrekken van de nog benodigde externe financiering onder meer door gesprekken met banken. – De adviseur controleert en begeleidt de bibliotheek bij de realisatie van de verbouwing en inrichting van de nieuwe bibliotheek op voortgang, afwijkingen en financieel risico en heeft daarbij ook aandacht voor het volgende: – Ten aanzien van de nog door de bibliotheek te maken bouwkundige keuzes: deze dienen z.s.m. te worden gemaakt.

Eventuele geschillen met de aannemer dienen te worden opgelost door bibliotheek. De adviseur begeleidt de bibliotheek hierin. – Ten aanzien van de planning van de bouwkundige werkzaamheden dient het belang van de omliggende ondernemers/winkeliers te worden meegewogen. Dit om de overlast door de verbouwing zoveel mogelijk te beperken. Rolverdeling Adviseur Financieel en Bouwkundig & Adviseur Organisatie en Programma in relatie tot governance bibliotheek – De adviseur adviseert en rapporteert elke twee weken of vaker formeel aan het college via de wethouder Cultuur als portefeuillehouder en de aangewezen ambtelijke contactpersonen. – De adviseur adviseert de directie en Raad van Toezicht van de bibliotheek en ondersteunt hen in het maken van keuzes.

Waar relevant vindt dit plaats in samenhang met de advisering door de andere voor deze opdracht ingezette adviseur. – De bouwbegeleiding, budgetbewaking, risicobeheersing, algehele sturing op het bouwproces en het omgevingsmanagement blijft belegd bij het bouwteam o.l.v. directie en onder eindverantwoordelijkheid van de Raad van Toezicht van de bibliotheek. – De (toekomstige) exploitatie en programmering blijft belegd bij de directie en onder eindverantwoordelijkheid van de Raad van Toezicht van de bibliotheek.

Eisen

Uitvoeringsvoorwaarde arbeidsrelatie

De aard en organisatorische inbedding van deze opdracht maken dat niet iedere contractvorm passend is; voor deze opdracht wordt daarom uitgegaan van uitvoering via detachering.

OverheidZZP sluit geen specifieke contractvorm of categorie opdrachtnemers op voorhand uit. Wel geldt dat iedere opdracht moet kunnen worden uitgevoerd op een wijze die in overeenstemming is met de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de regels omtrent de kwalificatie van arbeidsrelaties en de Wet DBA.

De geschiktheid van een opdracht voor een bepaalde contractvorm wordt beoordeeld aan de hand van de beoogde feitelijke uitvoering van de werkzaamheden en niet uitsluitend op basis van de gekozen juridische constructie. Daardoor kan het voorkomen dat een opdracht zich, gelet op de aard, inrichting of organisatorische inbedding van de werkzaamheden, niet leent voor alle contractvormen.

Inschrijvers dienen desgevraagd aannemelijk te maken op welke wijze zij de opdracht zullen uitvoeren en hoe daarbij wordt voldaan aan de toepasselijke wet- en regelgeving. Indien onvoldoende aannemelijk wordt gemaakt dat de opdracht binnen de voorgestelde constructie rechtmatig kan worden uitgevoerd, kan een inschrijving buiten beschouwing worden gelaten.

– Maximaal 5 pagina’s cv, excl. motivatiebrief (1 pgn) en excl. voorblad (1 pgn), opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties, bestaande uit naam, functie en organisatie) in pdf. – Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal wo-bachelor niveau in de richting Bedrijfseconomie, Finance & Control, Accountancy of vergelijkbaar; – Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in een senior financiële advies of controlefunctie; – Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring met financiële advisering bij omvangrijke vastgoed, verbouwing of huisvestingprojecten, binnen de maatschappelijke of culturele sector; – Aantoonbare werkervaring met financiële sturing en beheersing van omvangrijke exploitaties, waaronder begrotingen, meerjarenramingen, prognoses, managementrapportages en financiële analyses, binnen de maatschappelijk of culturele sector; – Aantoonbare werkervaring met strategische financiële advisering aan directie, management, bestuur en/of projectleiding; – Brede ervaring in een maatschappelijk of publiek georiënteerde organisatie, bij voorkeur in de culturele of bibliotheeksector.

Wensen

LET OP: Op basis van de wensen van onze opdrachtgever wordt bepaald of je eventueel wordt uitgenodigd voor een selectiegesprek. Het is dus noodzakelijk dat je ook op de wensen een sterke match hebt.

– Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als senior financieel adviseur (20 punten); – Aantoonbare werkervaring met het financieel doorlichten en beoordelen van een businesscase waarin zowel een vastgoed- of verbouwinvestering als een toekomstige exploitatie is opgenomen. Benoem hiervan een duidelijk voorbeeld in de offerte (20 punten); – Aantoonbare werkervaring met financiële advisering en risicobeheersing bij omvangrijke vastgoed, verbouwing, of huisvestingsprojecten binnen de maatschappelijke of culturele sector.