Freelance Crew Coordinator

Tomorrowland zoekt een Freelance Crew Coordinator binnen het Partnerships-team voor Tomorrowland Winter 2027. In deze rol ben je verantwoordelijk voor de volledige creworganisatie van partneractivaties, met een crewpool van ongeveer 60 medewerkers verspreid over verschillende locaties en shiften. Je vertaalt operationele noden naar een efficiënte personeelsplanning en zorgt dat medewerkers optimaal ondersteund worden, zowel tijdens de voorbereiding als op het terrein.

Verantwoordelijkheden omvatten: het in kaart brengen van crewbehoeften per activatie, zone en shift; samenwerken met externe partners en agentschappen; ontwikkelen en beheren van de centrale crewplanning inclusief shiften, back-ups en pauzes; coördineren van reisplanning, lokaal transport en accommodatie; voorbereiden van kledij, accreditaties, crewkits en praktische communicatie; uitwerken van check-in-, check-out- en attendanceprocedures; organiseren van onboardingmomenten, briefings en trainingen.

Tijdens het festival beheer je attendance, check-ins en check-outs, organiseer je vervangingen en back-upcrew, bewaak je pauzes, rusttijden en crewtransport, ondersteun je bij vragen, volg je urenregistraties en crewincidenten op, ondersteun je Team Captains en deelt relevante crewupdates.

Must haves: relevante ervaring binnen crewcoördinatie, event operations, hospitality of festivalproductie; sterke planner; uitstekende organisatorische vaardigheden; heldere communicatie; rustig onder druk; comfortabel in internationale omgeving; vloeiend Nederlands en Engels, kennis van Frans is een plus; flexibel inzetbaar tijdens de festivalperiode.

Timing: idealiter vanaf 1 februari 2027 met 50-70% inzet voor crewopbouw; vanaf 1 maart 2027 fulltime voorbereiding; 14 t.e.m. 26 maart 2027 volledige on-site beschikbaarheid. De opdracht biedt de kans om impact te maken binnen een internationale festivalomgeving.