Freelance HR Project Manager – Uurroosters & Sociaal Overleg

Voor een grote retailorganisatie zoekt USG Professionals een freelance HR Project Manager voor een project rond de wijziging van uurroosters voor arbeiders, bedienden en kaderleden.

Doorslaggevend voor deze opdracht:

- Praktijkervaring met vakbonden en sociaal overleg is een must.

- Je hebt ruime ervaring in HR-projectmanagement en kunt een lopend veranderproject zelfstandig overnemen.

- Je combineert projectcoördinatie met zelf analyses maken, documenten voorbereiden en acties opvolgen.

- Je hebt een goede werkbare kennis van Nederlands én Frans.

- Je bereidt het sociaal overleg voor en coördineert de opvolging vanuit de backoffice. Je voert in deze opdracht zelf geen onderhandelingen met de vakbonden. Retailervaring is niet vereist.

DE CONTEXT

De organisatie investeert in haar logistieke activiteiten, onder meer met een nieuw depot op een bestaande site. Daarbij ligt een voorstel op tafel om de uurroosters voor verschillende medewerkersgroepen aan te passen. Dat voorstel wordt de komende weken en maanden besproken met de syndicale partners.

Je neemt de projectcoördinatie tijdelijk over tijdens een zwangerschapsverlof. Je zorgt dat de betrokken teams goed voorbereid zijn op elk overlegmoment en dat de uitkomsten worden vertaald naar concrete vervolgstappen. De verdere invulling en planning hangen mee af van het verloop van de onderhandelingen.

WAT NEEM JE CONCREET OP

- Het lopende project overnemen en structureren. Je verdiept je in de voorgestelde uurroosters, doelstellingen, eerdere beslissingen en openstaande vragen. Je brengt in kaart wat al voorbereid is en welke input nog ontbreekt voor arbeiders, bedienden en kaderleden.

- Syndicale overlegmomenten voorbereiden. Je verzamelt bijdragen van Logistiek, HR, de juridische dienst en Interne Communicatie. Je stemt documenten, analyses en beslispunten af en zorgt dat de collega’s die het overleg voeren tijdig over de nodige informatie beschikken.

- Ondersteuning bieden tijdens het overleg. Je blijft vanuit de backoffice beschikbaar voor bijkomende vragen of gewijzigde voorstellen. Tijdens een schorsing kan het nodig zijn om snel informatie te verzamelen, een analyse te maken, een document aan te passen of een korte communicatie mee voor te bereiden.

- Debriefings organiseren en afspraken opvolgen. Na elk overleg breng je de betrokken collega’s samen. Je verduidelijkt wat besproken is, welke punten openblijven en wat tegen het volgende overleg moet gebeuren. Je legt verantwoordelijkheden en deadlines vast en bewaakt de uitvoering.

- De verschillende teams verbinden. Je houdt overzicht over hun bijdragen en signaleert wanneer informatie ontbreekt of voorstellen niet op elkaar aansluiten. Je vraagt door, organiseert de nodige afstemming en zorgt dat beslissingen kunnen worden voorbereid.

- Zelf analyses en documenten uitwerken. Je verwerkt en controleert gegevens in Excel en zet resultaten overzichtelijk op een rij. Je neemt ook het praktische werk op: informatie structureren, documenten voorbereiden en actiepunten uitwerken.

- De planning bijsturen. Wanneer de onderhandelingen een andere richting uitgaan, maak je duidelijk wat dat betekent voor de voorbereiding, communicatie en timing. Je helpt het team prioriteiten te bepalen en houdt de opvolging overzichtelijk.

Profiel

- Ervaring met vakbonden en sociaal overleg is een must. Je hebt in een eerdere functie of opdracht zelf samengewerkt met vakbondsvertegenwoordigers en een actieve rol opgenomen in de voorbereiding en opvolging van syndicale dossiers. Je kent de dynamiek van sociaal overleg en weet hoe je voorstellen, informatie en communicatie zorgvuldig voorbereidt. Enkel theoretische kennis of werken in een organisatie met vakbonden is onvoldoende. Je hoeft niet zelf de onderhandelingen te hebben geleid.

- Je hebt ruime ervaring in HR-projectmanagement of complexe HR-verandertrajecten. Je droeg zelf verantwoordelijkheid voor planning, afstemming tussen betrokken teams en opvolging van de uitvoering. Ervaring rond arbeidsorganisatie, uurroosters of werkregelingen sluit goed aan.

- Je hebt gewerkt in een grote organisatie met verschillende afdelingen, gesprekspartners en belangen. Je kunt hun bijdragen samenbrengen en houdt zicht op wat nodig is om het project verder te brengen.

- Je kunt een lopend project snel overnemen. Je stelt gerichte vragen, brengt structuur aan en bepaalt zelfstandig waar eerst aandacht nodig is.

- Je hebt voldoende HR-inzicht om de gevolgen van gewijzigde uurroosters voor medewerkers en de operationele werking te begrijpen.

- Je combineert overzicht met uitvoering. Je kunt met de betrokken verantwoordelijken bespreken welke beslissing nodig is en vervolgens zelf de analyse maken, het document voorbereiden of de acties opvolgen.

Retailervaring is niet vereist. Praktijkervaring met vakbonden en sociaal overleg wel.

Welke vaardigheden gebruik je dagelijks?

- Excel: je verwerkt, controleert en analyseert zelfstandig gegevens en maakt de resultaten bruikbaar voor het projectteam.

- Projectsturing: je houdt acties, afhankelijkheden, deadlines en beslispunten overzichtelijk en stuurt bij wanneer input of opvolging ontbreekt.

- Communicatie: je maakt complexe informatie begrijpelijk, formuleert duidelijke afspraken en werkt zorgvuldig wanneer de tijd beperkt is.

- Nederlands en Frans: je hebt een goede werkbare kennis van beide talen om inhoudelijk af te stemmen en documenten en communicatie te begrijpen en mee voor te bereiden. Perfecte tweetaligheid is niet nodig. Engels is voor deze opdracht minder belangrijk.

MET WIE WERK JE SAMEN?

Je werkt nauw samen met de HR Manager en een projectteam met vertegenwoordigers van Logistiek, HR, de juridische dienst en Interne Communicatie.

Elke afdeling levert vanuit haar eigen expertise een bijdrage. Jij bewaakt de samenhang en zorgt dat iedereen weet wat nodig is voor de volgende stap. Vooral vlak voor en tijdens syndicale overlegmomenten moet je snel kunnen schakelen en beschikbaar zijn voor bijkomende afstemming.

Aanbod

- Start: zo snel mogelijk.

- Duur: minstens drie maanden, ter vervanging tijdens zwangerschapsverlof. De terugkeer van de collega is voorzien begin januari. Een verlenging is mogelijk, bijvoorbeeld voor overdracht of verdere projectopvolging, maar is vandaag niet bevestigd.

- Werkregime: voltijds of 4/5.

- Werkvorm: hybride, met doorgaans twee dagen op kantoor en drie dagen thuis bij een voltijdse werkweek. Rond syndicale overlegmomenten wordt meer aanwezigheid op locatie verwacht.

- Planning: het sociaal overleg is vaak gespreid over woensdag en donderdag, voor de verschillende medewerkersgroepen. Op maandag en dinsdag kunnen bijkomende voorbereidingen, wijzigingen en vergaderingen plaatsvinden. Je aanwezigheid wordt daarop afgestemd.

- Selectieprocedure: twee gespreksrondes.

Bedrijfsinfo

USG Professionals focust zich op projectsourcing, interim management en werving & selectie, binnen de expertises ICT, HR, Legal, Finance, Facility, Engineering en Science.

Wij kiezen als bedrijf voor een authentieke en inclusieve aanpak waar jij als professional de ruimte krijgt om ownership te nemen alsook je comfortabel en gelukkig te voelen in job.

Wij streven ernaar een future proof organisatie te zijn dankzij innovatieve tools zoals USG EASY, unieke opleidingstrajecten zoals ‘Start 2 Freelance’ en via knowledge sharing op ons podcast kanaal en innovation meetups.

Download de USG EASY app, solliciteer in 1 klik en volg je sollicitatieproces stap voor stap!