(Freelance) Virtual Assistant

Voor Jones Gallery, de galerie van internationaal bekroonde fotografen Tom D. Jones en Sylvia Jones, zoeken we een enthousiaste, veelzijdige Virtual Assistant. Je wordt een belangrijke schakel in alles wat er rondom de artiesten gebeurt. Van contact met klanten en de opvolging van verkopen tot het organiseren van bestellingen, productie, logistiek en administratie. Je houdt overzicht, ziet wat er nodig is en zorgt dat zaken worden opgepakt en afgerond.

We zoeken iemand die energie krijgt van regelen, schakelen en verantwoordelijkheid nemen. Jones Gallery in Knokke is de galerie van Tom D. Jones en Sylvia Jones, twee fotografen met ieder een sterk en eigen artistiek verhaal. Tom D. Jones is een internationaal bekroonde Belgische fine-art- en wildlife fotograaf. Hij werd in 2012 als eerste Belgische fotograaf benoemd tot Hasselblad Master. Sylvia Jones heeft een lange carrière als portretfotograaf achter zich en ontwikkelt vanuit die ervaring haar eigen beeldende werk.

Vanuit Jones Gallery komen hun werk, nieuwe series en projecten samen met liefhebbers en kopers van kunst en fotografie. Als Virtual Assistant ben je een belangrijke schakel in de dagelijkse organisatie rondom Jones Gallery. Je zorgt ervoor dat afspraken worden opgevolgd, informatie op de juiste plek terechtkomt en openstaande zaken niet blijven liggen. Het gaat om ongeveer 12 uur per week, flexibel in te delen en op afstand. Je volgt geïnteresseerde bezoekers en klanten van de galerie op en onderhoudt het contact.

Je begeleidt het praktische proces rondom verkopen, van bestelling tot levering. Je coördineert productie, afwerking en logistiek en bewaakt afspraken en deadlines. Je houdt overzicht over werken, edities, voorraad, locaties en bijbehorende documentatie en certificaten. Je verwerkt orders en zorgt dat de juiste informatie en documenten bij klanten en betrokken partijen terechtkomen. Je houdt Monday en de administratie actueel en gestructureerd. Je stemt de financiële administratie rondom verkopen en orders af met onze boekhouder.

Je schakelt waar nodig met Tom, Sylvia en andere betrokkenen wanneer inhoudelijke of artistieke input nodig is. De rol past bij iemand die graag regelt, overzicht creëert en verantwoordelijkheid neemt. Je spreekt en schrijft vloeiend Nederlands en Engels (Frans is een pré). Je hebt affiniteit met kunst, fotografie en een creatieve omgeving. Je bent proactief en ziet zelf wat er moet gebeuren. Je bent betrouwbaar en sterk in opvolging. Je kunt goed schakelen tussen verschillende werkzaamheden.

Je communiceert makkelijk en prettig met klanten en partners. Je werkt nauwkeurig en hebt oog voor detail. Je bent digitaal vaardig en leert nieuwe systemen snel (ervaring met Monday is een pré). Je kunt goed zelfstandig en op afstand werken. Je neemt verantwoordelijkheid voor wat je oppakt. Je hebt gevoel voor kwaliteit, service en een persoonlijke benadering.

Praktisch: het gaat om ongeveer 12-16 uur per week. De uren zijn flexibel in te delen en kunnen gedurende het jaar variëren afhankelijk van de hoeveelheid werk. Aanwezigheid op locatie is niet nodig, maar je bent uiteraard wel welkom. Interesse? Stuur ons een korte motivatie naar [e-mailadres] waarin je vertelt wie je bent, wat je ervaring is, wat je tarief is en waarom juist deze rol je aanspreekt.