Herhaalde uitvraag: Documentalist Gelderse Poort Arnhem

Herhaalde uitvraag: Documentalist Gelderse Poort Arnhem bij Rijkswaterstaat. Het betreft een detachering-functie voor 12 uur per week met een looptijd van 12 maanden. De salarisindicatie is €72,50 tot €78,25 per uur. Reageren kan tot vrijdag 23 oktober 2026, 10:45.

Over de functie: Je voert op strategisch en uitvoerend niveau werkzaamheden uit op het gebied van document- en informatiemanagement (DIM). Je richt het projectarchief in, beheert en verbetert dit en bereidt het voor op overdracht. Zo zorg je voor een actueel, betrouwbaar en compleet archief dat voldoet aan de kwaliteitseisen en het beleid van Rijkswaterstaat. Wat ga je doen? Je richt het projectarchief in, onderhoudt het en bereidt de overdracht ervan voor.

Je stelt werkwijzen, werkinstructies en handreikingen voor document- en informatiemanagement op en houdt deze actueel. Je verwerkt inkomende en uitgaande post en e-mail, zowel digitaal als analoog, en zorgt dat informatie tijdig bij de juiste personen beschikbaar is. Je beheert het digitale en papieren archief en zorgt voor een goede ordening, waardering en selectie en toepassing van metadata. Je verzamelt informatie voor de projectverantwoording.

Je ondersteunt en controleert de documentaire informatie-uitwisseling tijdens de aanbestedingsfase. Je stelt een autorisatiematrix op en houdt deze actueel. Ook beheer je de toegang tot het documentmanagementsysteem. Je maakt standaardweergaven en zoekvragen in het documentmanagementsysteem en verplaatst documenten en dossiers waar nodig. Je instrueert en begeleidt projectmedewerkers, zodat zij hun taken rond documentbeheer en archiefvorming zelfstandig uitvoeren.

Je controleert periodiek de kwaliteit van het archief en de uitvoering van documentbeheer en archiefvorming. Je adviseert over verbeteringen en stelt waar nodig een plan op om DIM structureel te verbeteren. Je signaleert storingen en doet voorstellen voor verbeteringen aan applicaties.

Systemen en middelen: Je werkt met MS Office en SharePoint. Voor het project wordt SharePoint van Provincie Gelderland gebruikt; archivering in CONNECT is voorzien. Wat breng je mee? Meer dan drie jaar aantoonbare ervaring met documentmanagementsystemen (DMS) en digitaal archiveren. Minimaal hbo-denk- en werkniveau en een afgeronde mbo-opleiding in informatiemanagement of een gelijkwaardige opleiding. Kennis van en ervaring met (documentair) informatiebeheer, dienstverlening en DIM-gerelateerde ICT-middelen.

Je kunt zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen.

Dit is een pré: Kennis van en ervaring met grootschalige GWW-projecten. Kennis van relevante kaders en regelgeving, zoals de Woo, AVG, Aw, BIHR en het Toepassingsmodel metadata. Kennis van en ervaring met MS Office en SharePoint.

Jouw kwaliteiten: Je bent dienstverlenend en klantgericht en hebt een hands-on mentaliteit. Je analyseert informatie zorgvuldig en legt verbanden. Je luistert goed en weet de vraag achter de vraag te achterhalen. Je werkt nauwkeurig en plant en organiseert je werk zelfstandig. Je communiceert mondeling en schriftelijk helder. Je kunt rapportages en hulpmiddelen opstellen en gebruikers instrueren en begeleiden. Je bent proactief, zelfstandig en gericht op je eigen ontwikkeling en verbetering.

Werklocatie: Je werkt vanuit kantoor in Arnhem. Gedeeltelijk thuiswerken is mogelijk.

Eisen: Meer dan 3 jaar aantoonbare werkervaring met werken met een Document Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren. Minimaal HBO denk en werkniveau met een afgeronde mbo opleiding in het vakgebied van Informatiemanagement of gelijkwaardige opleiding. Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen. Zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen.

Wensen: Kennis van en ervaring met (grootschalige) GWW-projecten. Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata). Kennis en ervaring met MS Office en SharePoint. De mate van het voldoen aan de genoemde competenties.

Competenties: Dienstverlenende en klantgerichte instelling, hands-on mentaliteit, analyseren/analytisch vermogen, nauwkeurig werken, luisteren, plannen en organiseren, goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden (waaronder rapportages en hulpmiddelen opstellen, didactische vaardigheden voor instrueren en begeleiden van gebruikers), proactieve instelling, zelfontwikkeling, zelfstandigheid.