Informatiebeheerder voor het inrichten van zaaktypen en het bouwen van digitale formulieren

De gemeente Raalte, in samenwerking met de gemeenten Deventer en Olst-Wijhe (DOWR), voert de implementatie van het digitaal dienstverleningsplatform Podium D uit. In dat kader is voor de componenten D-zaak en D-formulieren behoefte aan concrete uitvoerende capaciteit voor het inrichten van zaaktypen in I-Navigator (VIND-IM) en het ontwerpen en implementeren van digitale formulieren. De opdracht bouwt voort op reeds uitgevoerd ontwerpwerk binnen DOWR en richt zich op vooraf geselecteerde zaaktypen en formulieren die aansluiten op gemeentelijke werkprocessen en geldende richtlijnen, inclusief de vereisten die voortvloeien uit de nieuwe Archiefwet en selectielijsten.

De opdrachtnemer voert analyse- en ontwerpwerk uit ten behoeve van zaaktypen en digitale formulieren, stemt keuzes af met proceseigenaren, gebruikers, functioneel beheer en DOWR-collega’s, en faciliteert de acceptatie- en implementatiefase. Specifieke werkzaamheden omvatten onder meer: analyseren van processen en informatiebehoeften met proceseigenaren, gebruikers en Informatiebeheer; ontwerpen en uitwerken van zaaktypen op basis van VIND-IM, inclusief resultaten, metadata en bewaartermijnen conform geldende kaders; vastleggen van lokale keuzes en beheerafspraken op DOWR-niveau; voorbereiden en begeleiden van overdracht voor inrichting in de zaaktypecatalogus en het zaaksysteem; inventariseren van eisen voor te vervangen digitale formulieren, opstellen van functionele ontwerpen volgens vastgestelde richtlijnen, uitvoeren van acceptatietesten en vastleggen van bevindingen; begeleiden van de implementatie van formulieren richting proceseigenaren en gebruikers en afstemming verzorgen zodat formulieren vindbaar en gebruiksklaar zijn via het publieke kanaal.

Op te leveren resultaten: beheerafspraken voor het inrichten van zaaktypen op DOWR-niveau; ingericht en gedocumenteerd overzicht van bestaande, gewijzigde en nieuwe zaaktypen in VIND-IM en het nieuwe zaaksysteem, inclusief archief- en selectiedocumentatie; functionele ontwerpen van digitale formulieren, vastgelegde test- en acceptatiebevindingen en overdracht van de opgeleverde formulieren voor productieplaatsing; helder gedocumenteerde lokale keuzes en overdrachtsdocumenten voor functioneel beheer en beheerders.

Duur en inzet: de opdracht heeft een looptijd van 26 weken met een inzet van gemiddeld 16 uur per week. De werkzaamheden zijn primair uitvoerend en vinden in nauwe samenwerking met medewerkers van Raalte en DOWR plaats. De opdrachtnemer levert duidelijke documentatie en overdracht aan het einde van de opdracht.

Vereisten/ knock-outcriteria: Op deze opdracht is het principe 'Bring Your Own Device' van toepassing; minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar in de rol van zaakinrichter of informatiebeheerder met het inrichten van zaaktypen en/of implementatie van zaaksystemen; aantoonbare werkervaring met I-Navigator (VIND-IM) en het inrichten van zaaktypen in de afgelopen 5 jaar. Selectiecriteria (weging, totaal 100 punten): minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar bij een gemeente of overheidsinstelling, in de rol van zaakinrichter of vergelijkbare rol met concrete opdrachten omtrent inrichting van zaaktypen en/of implementatie van zaaksystemen (30 punten); aantoonbare werkervaring met het ontwerpen, testen en implementeren van digitale formulieren, inclusief het uitvoeren van acceptatietesten, in minimaal 1 opdracht in de afgelopen 5 jaar (25 punten); aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal MBO-4 niveau (15 punten); aantoonbare werkervaring in het faciliteren van besluitvorming en het afstemmen van ontwerpkeuzes met proceseigenaren, functioneel beheer en samenwerkingspartners; voorbeelden uit eerdere opdrachten dienen te worden vermeld (25 punten); uurtarief maximaal €95,- exclusief btw, inclusief reiskosten woon-werkverkeer en parkeerkosten (5 punten).

Competenties: communicatie; analytisch vermogen; resultaatgerichtheid; besluitvaardigheid; samenwerken; nauwkeurigheid.

Functieschaal: Deze functie is ingedeeld in functieschaal 8/9, verbonden aan de CAO van de opdrachtgever.

Offerte-eisen: Maximaal 5 pagina’s cv, exclusief motivatiebrief (1 pagina) en exclusief voorblad (1 pagina), opgesteld in het Nederlands, met minimaal 2 referenties (naam, functie en organisatie) in pdf.

Werkdagen: Hybride werken is mogelijk; de werkdagen worden in overleg bepaald.

Overige informatie: De opdrachtgever vraagt een VOG, geheimhoudingsverklaring en UEA. Voor opdrachtnemer geldt een Social Return (SROI) verplichting bij gegunde opdrachten hoger dan €400.000. De Wet toelating terbeschikkingstelling van arbeidskrachten (Wtta) is van toepassing indien van toepassing.