Interim Management Assistant Sales

| Wat ga je doen?

In deze afwisselende interim-opdracht ben je de rechterhand van de algemeen/commercieel directeur en ondersteun je hem bij de dagelijkse internationale salesactiviteiten. Daarnaast help je structuur en overzicht aan te brengen in de commerciële en administratieve processen.

De directeur onderhoudt de klantrelaties en ontvangt opdrachten uit verschillende Europese landen. Hij draagt de informatie en instructies mondeling of schriftelijk aan jou over. Jij zorgt vervolgens voor een zorgvuldige verwerking, tijdige opvolging en goede afstemming met alle betrokken partijen.

Er is nadrukkelijk geen sprake van koude acquisitie of actieve verkoop. De focus ligt op het professioneel en servicegericht verwerken en opvolgen van binnenkomende aanvragen en opdrachten en secretariële ondersteuning.

Commerciële, administratieve en secretariële ondersteuning

- Ondersteunen en ontzorgen van de algemeen/commercieel directeur bij internationale salesactiviteiten.

- Verwerken en opvolgen van internationale verkoop- en verhuuropdrachten in het ERP-systeem.

- Opstellen van opdrachtbevestigingen en opvragen van PO-nummers en aanvullende klantinformatie.

- Schakelen met internationale klanten, leveranciers, logistieke partners en collega's over opdrachten, leveringen en transport.

- Bewaken van de voortgang, signaleren van openstaande acties en zorgen voor een correcte administratieve verwerking ten behoeve van de facturatie.

- Snel en adequaat opvolgen van klantvragen en waarborgen van een uitstekende dienstverlening.

Structureren en optimaliseren van werkprocessen

- Gestructureerd overnemen en opvolgen van opdrachten van CEO tevens Sales Director.

- Aanbrengen van overzicht en structuur in de informatieoverdracht en administratieve opvolging, waaronder waar mogelijk mailboxmanagement.

- Signaleren van knelpunten in het proces van order tot aflevering en voorstellen doen voor praktische verbeteringen.

- In afstemming met de directeur en collega's verbeteringen implementeren, zoveel mogelijk aansluitend bij de bestaande werkwijze en bedrijfscultuur.

Functie eisen | Wat neem je mee?

- Wij zoeken een ervaren, zelfstandige interim professional met een commerciële en servicegerichte instelling, die snel overzicht creëert en gemakkelijk schakelt in een internationale omgeving.

- Ruime ervaring als Management Assistant Sales, Sales Support Professional, Customer Service Medewerker of in een vergelijkbare commerciële ondersteuningsfunctie.

- Bij voorkeur ervaring met het ondersteunen van een algemeen of commercieel directeur.

- Ervaring met commerciële orderverwerking, administratieve processen en klantgerichte werkzaamheden.

- Administratief sterk, nauwkeurig en vaardig met ERP-systemen.

- Uitstekende beheersing van het Engels en zeer goede kennis van het Nederlands. Circa 80% van de communicatie verloopt in het Engels.

Wie ben jij?

- Je bent proactief, zelfstandig en servicegericht en begrijpt het belang van snelle klantopvolging.

- Je bent communicatief sterk, toegankelijk en assertief. Je durft door te vragen en neemt gemakkelijk initiatief.

- Je hebt een praktische, hands-on mentaliteit en schakelt moeiteloos tussen verschillende werkzaamheden.

- Je voelt je thuis in een compact team, hebt gevoel voor verhoudingen en kunt je aanpassen aan bestaande werkwijzen.

- Je denkt mee over verbeteringen, zonder de behoefte aan snelle en persoonlijke dienstverlening uit het oog te verliezen.

Een specifiek hoog opleidingsniveau is minder belangrijk dan relevante werkervaring, gezond verstand en de juiste persoonlijkheid.

Technische productkennis is niet noodzakelijk. Ervaring met internationale orderverwerking en het snel eigen maken van ERP-software is belangrijker.

Arbeidsvoorwaarden | Wat wordt geboden?

Een veelzijdige interim-opdracht binnen een internationaal familiebedrijf, waar je direct van toegevoegde waarde bent.

Wat kun je verwachten?

- Een interim-opdracht voor 24–32 uur per week.

- Start per direct, bij voorkeur begin november 2026.

- Een opdrachtduur van minimaal drie maanden, met mogelijkheid tot verlenging. Je gaat de komende 3 – 5 maanden niet langdurig op vakantie.

- Standplaats: Utrecht, volledig op kantoor. Hybride werken is niet mogelijk.

- Bereikbaarheid: Parkeren is gratis en geen probleem. De locatie is ook goed met het OV te bereiken.

Ben jij een ervaren Interim Management Assistant Sales die energie krijgt van internationale commerciële activiteiten, snel overzicht creëert en graag structuur aanbrengt?

Vind je het leuk om een ondernemende directeur te ontzorgen en ervoor te zorgen dat opdrachten veelal binnen Europa soepel en efficiënt verlopen?

Dan komen wij graag met je in contact!

Reageer via de button “Solliciteer” en stuur je CV, beschikbaarheid en jouw tarief voor deze rol mee.