Projectleider Implementatie Archiefwet 2026

De gemeente Gooise Meren (bestaande uit Bussum, Naarden, Muiden en Muiderberg, ruim 60.000 inwoners, 450 medewerkers) zoekt een projectleider voor de implementatie van de nieuwe Archiefwet 2026. De opdracht duurt 4 maanden met optie tot verlenging (4 x 2 maanden), voor 16 tot 24 uur per week, start zo snel mogelijk (beschikbaar per 23 november 2026). Het is een hybride functie met een 50/50 verdeling thuis- en kantoorwerk. De projectleider leidt de implementatie van de nieuwe Archiefwet, het Archiefbesluit en de Archiefregeling, zodat de gemeente in 2027 aantoonbaar aan de nieuwe eisen voldoet.

Aanleiding: De nieuwe Archiefwet treedt naar verwachting op 1 januari 2027 in werking. Digitaal wordt het uitgangspunt en de overbrengingstermijn gaat van 20 naar 10 jaar. Daarnaast komen er nieuwe eisen voor openbaarheidsbeperkingen, duurzame toegankelijkheid van alle documenten, beheerregels, metadata en opslag binnen de EU/EER. Gooise Meren werkt sinds 2016 digitaal en heeft de wijzigingen en de impact al in kaart gebracht. Op basis daarvan is een implementatieplan opgesteld.

De belangrijkste systemen zijn het zaaksysteem van xxllnc, My-Lex (voorheen Mozard), iArchief (Burgerzaken) en Rx.Mission (VTH). De gemeente is aangesloten bij de regionale archiefdienst AGVS.

Werkzaamheden: Projectleiding: je stelt op basis van de projectopdracht en het implementatieplan een plan van aanpak op met fasering, planning, capaciteit en risico's; je coördineert de bijdragen van informatiespecialisten, functioneel beheer, de informatiemanager, juristen, de CISO, de privacy officer en de archivaris van AGVS; je rapporteert over voortgang, risico's en besluiten aan de ambtelijk opdrachtgever; je bereidt bestuurlijke besluitvorming voor en zorgt voor een goede overdracht naar de lijnorganisatie, inclusief een PDCA-cyclus.

Beleid en regelgeving: actualiseren van de archiefverordening, het besluit informatiebeheer en de beheerregels (art. 4.2 Archiefwet) op basis van VNG-modellen; opstellen van procesbeschrijvingen en werkinstructies voor vernietiging, vervanging en overbrenging; uitwerken van de procedure voor openbaarheidsbeperkingen; in kaart brengen van gemeenschappelijke regelingen en samenwerkingsverbanden; voorbereiden van het verzoek om een doorlopende machtiging tot vernietiging voor iArchief en Rx.Mission.

Risico en informatiehuishouding: uitvoeren van een risico-inventarisatie op achteruitgang en verlies van informatie; adviseren over maatregelen voor duurzame toegankelijkheid (art. 4.1); opstellen van een actueel overzicht van de informatiehuishouding (art. 2.3 Archiefregeling); actualiseren van het calamiteitenplan.

Systemen en metadata: samen met functioneel beheer en een jurist inrichten van beperkingsgronden openbaarheid; toepassen van de nieuwe selectielijst, selectiecodes en bewaartermijnen in het zaaksysteem; uitwerken van de eisen uit het DUTO-raamwerk en deze per systeem toetsen; afronden van het metadataschema en de MDTO-pilot, inclusief de nieuwe verplichte metadata. Buiten de opdracht valt de feitelijke bewerking van het te bewaren archief en de technische configuratie van systemen.

Resultaten: Plan van aanpak vastgesteld door de ambtelijk opdrachtgever binnen 4 weken na start; voorstel geactualiseerde archiefverordening, besluit informatiebeheer en beheerregels voor besluitvorming eind Q1 2027; functioneel ontwerp voor beperkingsgronden openbaarheid en de nieuwe selectielijst in het zaaksysteem, getoetst door een jurist, eind Q1 2027; procesbeschrijvingen vernietiging, vervanging en overbrenging in Q2 2027; overzicht gemeenschappelijke regelingen en samenwerkingsverbanden in Q2 2027; risico-inventarisatie met advies in Q3 2027; DUTO-eisen uitgewerkt en per systeem getoetst in Q3 2027; overzicht informatiehuishouding in Q3/Q4 2027; geactualiseerd calamiteitenplan in Q4 2027; overdrachtsdocument voor de lijnorganisatie aan het einde van de opdracht.

De eerste drie resultaten vallen binnen de initiële looptijd; de overige worden opgeleverd als de opdracht wordt verlengd.

Vereisten / knock-outcriteria: Het tarief van de aangeboden kandidaat staat vast tot en met 31-12-2027; daarna maximaal éénmaal per jaar een prijsaanpassing van maximaal 2,5%. Beschikbaar per 23 november 2026 voor minimaal 16 en maximaal 24 uur per week gedurende de gehele opdracht inclusief mogelijke verlengingen. Een aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar binnen de informatie- en archiefbeheer van een Nederlandse overheidsorganisatie, waarvan minimaal één project als projectleider.

Aantoonbare beheersing van de Nederlandse taal op minimaal C1 in woord en geschrift. Selectiecriteria (weging, totaal 100 punten): Kennis van de nieuwe Archiefwet 26/27, het Archiefbesluit en de Archiefregeling (15 punten); werkervaring als projectleider bij implementatie van wet- en regelgeving of verandertraject in informatie- en archiefbeheer bij een gemeente (25 punten, met punten voor aantal projecten); werkervaring met het opstellen of actualiseren van een archiefverordening, besluit informatiebeheer, beheerregels of procesbeschrijvingen (20 punten); werkervaring met het vertalen van archiefeisen naar de inrichting van zaaksystemen, selectielijst, bewaartermijnen, beperkingsgronden openbaarheid, metadata (20 punten); werkervaring met MDTO en het DUTO-raamwerk (10 punten); werkervaring met risicoanalyse informatiebeheer, overzicht informatiehuishouding of maatregelen voor duurzame toegankelijkheid (10 punten).

In het cv moet duidelijk worden aangegeven in hoeverre de kandidaat aan de criteria voldoet.

Competenties: Plannen en organiseren, resultaatgericht werken, samenwerken, overtuigen, tactisch gedrag, analyserend vermogen en uitdrukkingsvaardigheid (schriftelijk). Een kandidaat dient op elke competentie minimaal een voldoende te scoren om voor gunning in aanmerking te komen.

Beoordelingsprocedure: Stap 1: beoordeling offertes op knock-outcriteria door Flextender; stap 2: selectie van 10 offertes die aan de opdrachtgever worden voorgelegd op basis van gunningscriteria; stap 3: uitnodiging voor een selectiegesprek voor de beste kandidaten; stap 4: selectiegesprek met minimaal twee vertegenwoordigers van de opdrachtgever, waarna de opdracht wordt gegund aan de kandidaat die het beste voldoet aan het profiel. De opdrachtgever kan de opdracht niet gunnen als geen enkele kandidaat voldoet.

Overige informatie: Opdrachtnemer moet na gunning een VOG overleggen; integriteitsverklaring binnen 24 uur na gunning; maandelijkse opgaaf van gewerkte uren; facturatie via Flextender; geen vergoeding van parkeer- en reiskosten; tarief inclusief reiskosten; uitzend- en uitleenbedrijven moeten voldoen aan voorwaarden voor disculpatie; G-rekening en NEN-certificering vereist; BYOD van toepassing; hybride werken als formele werkvorm met 50/50 verdeling; Wtta-verplichtingen.

Vragen kunnen ingediend worden tot dinsdag 3 november 2026, 09.00 uur; de reactietermijn duurt tot maandag 9 november 2026, 09.00 uur. Flextender brengt geen fee in rekening bij de winnende leverancier.