Interim senior bestuursecretaresse

Voor een organisatie binnen de publieke sector zoeken wij een stevige en ervaren Interim Senior Bestuurssecretaresse die op korte termijn beschikbaar is voor 32 tot 36 uur per week. Je ondersteunt een bestuurder op hoog niveau, neemt zelfstandig regie over complexe agenda's en bestuurlijke activiteiten en zorgt voor rust, structuur en overzicht. De opdracht heeft een initiële duur van zes maanden, met mogelijkheid tot verlenging. Als Interim Senior Bestuurssecretaresse ben jij de rechterhand van een bestuurder en zorg je ervoor dat deze optimaal wordt ondersteund en voorbereid.

Je bent verantwoordelijk voor het dagelijkse agendabeheer, bewaakt de samenhang tussen bestuurlijke afspraken, representatieve verplichtingen, communicatie en organisatorische werkzaamheden. Je werkzaamheden bestaan onder andere uit: zelfstandig beheren en coördineren van een complexe bestuurlijke agenda; voorbereiden, organiseren en afstemmen van bestuurlijke afspraken en bijeenkomsten; coördineren van kabinetszaken, representatieve verplichtingen en ceremoniële activiteiten; organiseren en begeleiden van officiële ontvangsten, evenementen en bijzondere gelegenheden; bewaken van deadlines, actiepunten, prioriteiten en gemaakte afspraken; afstemmen met interne en externe stakeholders; proactief adviseren over planning, prioriteiten en organisatorische vraagstukken; signaleren van knelpunten en zelfstandig aandragen en realiseren van praktische oplossingen; waar mogelijk bijdragen aan het verbeteren en efficiënter inrichten van bestaande werkprocessen; vanuit jouw ervaring bijdragen aan een professionele en gestructureerde werkwijze binnen het secretariaat.

Jij bent een ervaren bestuurssecretaresse die het vak door en door begrijpt. Je hebt ruime ervaring met het ondersteunen van bestuurders of directieleden, bij voorkeur binnen een politiek-bestuurlijke omgeving. Je bent vriendelijk, toegankelijk en dienstverlenend, maar ook stevig, daadkrachtig en duidelijk.

Je herkent jezelf in: ruime ervaring als bestuurssecretaresse, directiesecretaresse of senior bestuursondersteuner; bij voorkeur ervaring binnen een gemeente of andere politiek-bestuurlijke organisatie; bestuurlijk sensitief en professioneel omgaan met vertrouwelijke informatie; organisatorisch sterk, stressbestendig; ervaring met complex agendabeheer; proactief, zelfstandig en durft tegengas te geven; digitaal vaardig, ervaring met Microsoft Teams en iBabs is een pré; op korte termijn beschikbaar voor minimaal 32 uur per week, bij voorkeur 36 uur.

Wat je krijgt: een opdracht voor 32 tot 36 uur per week, startdatum zo spoedig mogelijk, initiële opdrachtduur van 6 maanden met mogelijkheid tot verlenging, een werkomgeving waarin jouw ervaring direct van toegevoegde waarde is, een opdracht die grotendeels op locatie wordt uitgevoerd met maximaal één dag per week thuiswerken, en een indicatief inkooptarief van €75 tot €85 per uur inclusief reiskosten en exclusief btw.

Over de organisatie: je gaat aan de slag bij een maatschappelijke organisatie binnen de publieke sector, waar bestuurlijke besluitvorming, dienstverlening en samenwerking centraal staan. De organisatie bevindt zich in een periode waarin veel ontwikkelingen samenkomen. Je maakt deel uit van een compact secretariaat waarin collega's met verschillende ervaringsniveaus samenwerken. De werkomgeving is dynamisch en vraagt om iemand die zich gemakkelijk beweegt tussen verschillende belangen, persoonlijkheden en verantwoordelijkheden.