Kwartiermaker Facilitair

Je ondersteunt bij het opstellen van een heldere analyse en een richtinggevend, gedragen advies en zet dit advies om naar een succesvolle implementatie waarbij breed draagvlak essentieel is.

Kerntaken: Analyse (huidige en gewenste situatie): onderzoek naar de doelstellingen en te realiseren resultaten van de nieuwe facilitaire organisatie (WHY).

Rol en verantwoordelijkheden: vaststellen van de toekomstige taken en verantwoordelijkheden van het centrale facilitaire team en de relatie met de decentrale organisatie (WHAT).

Werkwijze en inrichting: analyseren van processen, systemen, organisatie-inrichting en besturing (governance) (HOW).

Capaciteits- en randvoorwaardelijke analyse: vaststellen van benodigde capaciteit (kwantitatief en kwalitatief) en andere benodigde voorwaarden (budgetten, systemen, etc.) op basis van de analyse.

Implementatie: realiseren en werkend krijgen van het nieuwe team en de beoogde werkwijze, inclusief werving en selectie van nieuw personeel.

Gevraagde ervaring en competenties: Kennis van en ervaring met organisatie-inrichting. Expertise op het gebied van facilitair management en huisvesting. Aantoonbaar vermogen om advies te vertalen naar uitvoering en implementatie. Ervaring met het creëren van breed draagvlak en met werving en selectie.

Resultaat: Je levert een operationeel en optimaal toegerust facilair team dat volgens de beoogde werkwijze functioneert.

Eisen: Diepgaande kennis van FM-beleid, -processen en uitvoering (minimaal 10 jaar dagelijkse ervaring in het vakgebied). Een visie op bijbehorende systeemondersteuning en data-inrichting. Aantoonbare ervaring met opbouwen van een team Facilitair op centraal niveau, inclusief opstellen van beleid en het implementeren ervan. Aantoonbare ervaring met verandermanagement, waarbij het werkend krijgen van een functionele sturingslijn essentieel is. Ervaring met aansturing van contractspartijen.

Ervaring met identificeren van verbeter- en besparingspotentieel en het realiseren hiervan. Ervaring met centraal/decentraal vraagstukken, zonder hier vooringenomen in te zijn. Het werkend krijgen van een functionele sturingslijn is hierbij het uitgangspunt in deze opdracht. Ervaring in de publieke sector is een pre. Een rapportage met analyse van de huidige situatie. Een overzicht van de belangrijkste taken en verantwoordelijkheden voor het toekomstige team, uitgaande van een functionele sturingslijn vanuit de centrale naar de decentrale organisatie.

Uitwerking taken naar logische functies, benodigde begroting en andere voorwaarden om het team succesvol te laten zijn. Een businesscase waarin opgenomen wat de te verwachten investeringen (initieel/jaarlijks) en opbrengsten zijn (kwalitatief én kwantitatief). Het opstellen van een evaluatiekader, inclusief KPI’s, succesindicatoren waarmee de effectiviteit van de nieuwe dienst na twee jaar kan worden beoordeeld. Een implementatieplan voorzien van communicatieaanpak naar de afdeling en de rest van de organisatie.

Na akkoord voor de uitwerking en op het implementatieplan: het daadwerkelijk opbouwen en operationeel krijgen van het team.

Start: zsm, uiterlijk 1 november, duur vermoedelijk ca 1,5 jaar.

Oplevering van de analysefase: eind maart 2027. ROCvA-F stelt een interne opdrachtgever (directeur Huisvesting & Facilitair) en organisatiebrede projectgroep beschikbaar. Toegang tot benodigde documenten en medewerkers wordt gefaciliteerd. Wij verwachten een aanpak waarin samenwerking met onze medewerkers en leiding, binnen de centrale (Huisvesting, Inkoop, IT) als de decentrale omgeving (Facilitaire Managers en Directeuren Bedrijfsvoering), nadrukkelijk onderdeel is.

Aansluiting op eerder verrichte analyses en op geleverde documentatie. Het inrichten van dit team is onderdeel van een groter programma (Optimalisatie Dienstverlening Onderwijs). De verandermanager zal een rapportagelijn naar het ODO-programma hebben ten aanzien van voortgang en eventuele knelpunten.