Leveranciersmanager

Het gaat erom grip te krijgen en het huidige leveranciers- en contractmanagement te professionaliseren en naar een hoger plan te tillen. Daarbij valt te denken aan het in kaart brengen van het huidige beeld (IST) van dienstverlening, afspraken, rapportages, overlegstructuren en portfolio beheer. Ook de gewenste situatie moet worden uitgewerkt, zodat concrete acties kunnen worden vastgesteld die nodig zijn om van de huidige naar de gewenste situatie te komen.

De focus ligt in eerste instantie bij JIO. Tot het takenpakket behoren onder meer het leggen en onderhouden van contacten met de counterparts bij JIO en Justid, in kaart brengen huidige en gewenste situatie leveranciersmanagement, oppakken voorkomende werkzaamheden in het kader van leveranciersmanagement. Denk dan aan het inrichten van een overlegstructuur, opzetten van een portfolioproces, formaliseren van afspraken. Strategisch opdrachtgevers hebben momenteel onvoldoende capaciteit om dit traject op te zetten en uit te voeren.

De kandidaat neemt de regie op dit proces zoals hierboven geschetst. Hoewel het gaat om contract- en leveranciersmanagement kent deze opdracht een grote IV en ICT component; kennis van en ervaring met IV en ICT in overheidsorganisaties is noodzakelijk om deze opdracht goed uit te kunnen voeren en ook op inhoud te schakelen met zowel opdrachtgevers als de genoemde leveranciers. De kandidaat opereert op strategisch niveau, ondersteunt en adviseert de strategisch opdrachtgevers over leveranciers- en contractmanagement en werkt daarbij zelfstandig.

De kandidaat werkt met eigen middelen, deelt zijn of haar eigen werktijd in en legt geen verantwoording af aan de lijnorganisatie. De contractmanager bij een klantorganisatie is verantwoordelijk voor het, namens de klant, afsluiten en beheren van contracten met leveranciers. De focus van deze functie ligt meestal op het beheren van de juridische en financiële aspecten van een contractuele overeenkomst. De leveranciermanager is verantwoordelijk voor het aansturen van een leverancier op de inhoudelijke aspecten van de met een leverancier overeengekomen dienstverlening.

Hij werkt nauw samen met de contractmanager. RPP is verantwoordelijk voor het (strategische) opdrachtgeverschap van gemeenschappelijke digitale diensten (GDD). Deze GDD worden onder andere geleverd door interne leveranciers Justid en JIO. DI&I werkt intensief samen met de Justitiële Informatiedienst (Justid) en de Justitiële ICT organisatie (JIO). Het huidige contact- en leveranciersmanagement biedt onvoldoende overzicht en sturing. Diensten zijn niet volledig beschreven, afspraken zijn versnipperd, rapportages zijn wisselend bruikbaar en het portfolio van projecten en wijzigingen wordt niet structureel bijgehouden, prestaties van leveranciers zijn niet goed te beoordelen.

Hierdoor ontbreekt een integraal beeld van wat geleverd wordt, hoe prestaties worden gemeten en hoe prioriteiten worden bepaald.

Achtergrond opdracht: De directie Informatievoorziening en Inkoop is de strategisch gesprekspartner en inhoudelijk expert als het gaat om informatievoorziening, bedrijfsjuridische zaken en inkoop binnen JenV. Door inzicht, overzicht en samenwerking leveren wij een bijdrage aan het werken aan de maatschappelijke opgaven van het ministerie van Justitie en Veiligheid. De afdeling Regie Programma's en Projecten (RPP) is verantwoordelijk voor het (strategisch) opdrachtgeverschap van gemeenschappelijke diensten (IV en ICT), de uitvoering van JenV-brede IV/ICT projecten en programma's én geeft invulling aan de rol van CTO JenV.

Eisen: Kandidaat heeft aantoonbare ervaring met het inrichten en implementeren van leveranciersmanagement voor overeenkomsten tussen organisaties binnen de Rijksoverheid. De ervaring omvat het inrichten van governance, rollen en verantwoordelijkheden, sturing en escalatie tussen de betrokken organisaties. Kandidaat beschikt over een CATS CM certificering. Kandidaat heeft minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring met contract- en leveranciersmanagement van ICT- en IV leveranciers.

Wensen: Kandidaat heeft bij minimaal x-aantal opdrachten ervaring opgedaan met eisen op het gebied van informatiebeveiliging die gesteld dienen te worden aan leveranciers. In het cv graag duidelijk refereren hiernaar. Geef aan hoeveel jaar aantoonbare ervaring de kandidaat heeft met contract- en leveranciersmanagement van ICT- en IV leveranciers. Kandidaat weet snel de kernvraag in complexe materie boven tafel te krijgen. Kandidaat laat zien dat hij de diverse belangen in een complex veld kan overzien en ondanks de tegenstellingen in die belangen kan acteren.

Kandidaat is deskundig en in staat zijn kennis en (werk)ervaring snel in te zetten. Kandidaat kan zich goed uitdrukken en is sociaal vaardig.

Overig: Hybride werken is mogelijk. Over het algemeen is er een 50/50 beleid en in overleg afwijking mogelijk.

Aanvullende informatie: Wanneer u bij ons als leverancier een professional aanbiedt en deze wordt geplaatst, hebben we informatie van u als contractpartij nodig, onder andere met betrekking tot de Wet keten- en inlenersaansprakelijkheid. De ‘WKA’ heeft als doel om misbruik te voorkomen bij de afdracht van loonheffingen bij alle schakels in de keten; van leverancier tot opdrachtgever. Wij dekken deze risico’s voor onze opdrachtgevers af middels een geblokkeerde rekening, de G-rekening.

Dit is een rekening waarop een gedeelte van het factuurbedrag wordt gestort en waarvan u de loonheffingen en BTW kunt betalen aan de Belastingdienst. Het af te storten % hangt ervan af of u een SNA-certificering (NEN-4400-1 of NEN-4400-2) heeft of niet en of uw bedrijf in Nederland of daarbuiten is gevestigd. De G-rekening kunt u aanvragen bij de Belastingdienst. Indien u geen G-rekening kunt krijgen (en u kunt hier bewijs van de Belastingdienst van overleggen) dan heeft u ook de mogelijkheid elk kwartaal een accountantsverklaring (assurance report inzake inlening personeel) aan te leveren.

Hierin zal een gecertificeerd accountant (AA of RA) een verklaring afgeven over de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de afdrachten. Let wel, de kosten voor deze verklaring komen voor uw eigen rekening.