Management Assistent

32-36 uur. Parttime dag niet mogelijk op woensdag.

Vaste kantoordag: dinsdag wekelijks.

Werklocatie: Utrecht UC. Niet geschikt voor ZZP.

Reden aanvraag: ter vervanging van ziekte (wel met kans op verlenging). Management Assistent | Verzekeren & Pensioenen | Utrecht. Ben jij sterk in organiseren en houd je moeiteloos overzicht in de complexe agenda’s van senior management?

Samenvatting: Als Management Assistent bij Rabobank werk je binnen Verzekeren & Pensioenen aan professionele ondersteuning van het senior management. Je beheert de agenda’s van 3 managers, organiseert afspraken en overleggen en zorgt dat informatie op het juiste moment beschikbaar is. Daarbij schakel je met interne en externe contacten en neem je zelfstandig verantwoordelijkheid voor een soepel verloop.

In één oogopslag: Beheer de complexe agenda’s van 3 senior managers. Organiseer afspraken, boek vergaderruimtes en onderhoud interne en externe contacten. Bereid managementoverleggen voor en stel 2 keer per week de agenda en notulen op. Wat ga je doen als Management Assistent? Beheer de complexe agenda’s van 3 senior managers, doorgrond de context van afspraken en stel zelfstandig prioriteiten. Organiseer afspraken en overleggen, boek vergaderruimtes en onderhoud contact met interne stakeholders en externe relaties en verzekeraars.

Bereid managementoverleggen voor, stel de agenda op en verzorg 2 keer per week de notulen. Coördineer informatiestromen, bewaak deadlines en zorg dat de juiste informatie op tijd bij de juiste mensen terechtkomt. Werk samen met andere management assistenten en fungeer als back-up. Skills, tools en vakgebieden: Complex agenda- en informatiebeheer. Microsoft 365, waaronder Outlook, Teams, Copilot, SharePoint en OneDrive. Workday en OneFinance. Organiseren en prioriteren.

Notuleren en voorbereiden van managementoverleggen. Samen bereik je meer dan alleen: Wij geloven in de kracht van verschillen. Juist door de verschillen van mensen te combineren, worden we een nog betere bank. We zijn benieuwd naar wat jij toevoegt aan ons team Business Support & Development. Binnen Verzekeren & Pensioenen werk je samen met verschillende teams voor particuliere en zakelijke klanten. Als grootste intermediair in Verzekeren & Pensioenen van Nederland werken we samen aan optimale dienstverlening voor circa 1,5 miljoen particuliere en zakelijke klanten.

Binnen Business Support & Development staan vertrouwen, samenwerken en open communicatie centraal. Waarom iedereen welkom is bij Rabobank: Bij Rabobank werken we aan een cultuur waarin iedereen zich welkom voelt. We waarderen onze verschillen en gebruiken deze om beter samen te werken en betere besluiten te nemen. Door open te staan voor verschillende perspectieven creëren we een omgeving waarin collega's zich gehoord voelen. Wat breng je mee?

Must-haves: Mbo 4- of hbo-werk- en -denkniveau, bij voorkeur met een afgeronde secretaresseopleiding. Minimaal 3 jaar ervaring in een senior ondersteunende rol. Je bent sterk in prioriteren, organiseren en overzicht houden, ook onder hoge werkdruk. Je beheerst het Nederlands uitstekend en kunt ook goed communiceren in het Engels. Je hebt ruime ervaring met Microsoft 365, waaronder Outlook, Teams, Copilot, SharePoint en OneDrive. Je werkt zelfstandig, neemt eigenaarschap en durft door te pakken.

Je gaat zorgvuldig en discreet om met vertrouwelijke informatie. Je bent servicegericht en communicatief sterk en herkent kansen om processen te verbeteren.

Nice-to-haves: Ervaring in de verzekeringssector.

Voorwaarden: Aanvullende informatie: Wanneer u bij ons als leverancier een professional aanbiedt en deze wordt geplaatst, hebben we informatie van u als contractpartij nodig, onder andere met betrekking tot de Wet keten- en inlenersaansprakelijkheid. De ‘WKA’ heeft als doel om misbruik te voorkomen bij de afdracht van loonheffingen bij alle schakels in de keten; van leverancier tot opdrachtgever. Wij dekken deze risico’s voor onze opdrachtgevers af middels een geblokkeerde rekening, de G-rekening.

Dit is een rekening waarop een gedeelte van het factuurbedrag wordt gestort en waarvan u de loonheffingen en BTW kunt betalen aan de Belastingdienst. Het af te storten % hangt ervan af of u een SNA-certificering (NEN-4400-1 of NEN-4400-2) heeft of niet en of uw bedrijf in Nederland of daarbuiten is gevestigd. De G-rekening kunt u aanvragen bij de Belastingdienst. Indien u geen G-rekening kunt krijgen (en u kunt hier bewijs van de Belastingdienst van overleggen) dan heeft u ook de mogelijkheid elk kwartaal een accountantsverklaring (assurance report inzake inlening personeel) aan te leveren.

Hierin zal een gecertificeerd accountant (AA of RA) een verklaring afgeven over de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de afdrachten. Let wel, de kosten voor deze verklaring komen voor uw eigen rekening.

Aanleveren van profielen: Graag in het cv de start- en einddata van de uitgevoerde opdrachten vermelden. Daarnaast ontvangen wij de cv’s graag in PDF-formaat. Parkeerbeleid Rabobank Utrecht, Croeselaan: Wijziging parkeerbeleid Rabobank Croeselaan (vanaf april 2026) Door toenemende drukte en aankomende bouwwerkzaamheden wordt het parkeerbeleid van vóór COVID opnieuw ingevoerd. Wat verandert er voor externe medewerkers? Parkeren op locatie is alleen nog toegestaan op vrijdag Van maandag t/m donderdag is parkeren niet meer mogelijk Bij medische noodzaak kan via de Rabobank-manager een uitzondering worden aangevraagd Alternatieven Parkeren kan o.a. bij: P+R locaties Jaarbeurs Paardenveld De parkeerkosten op deze locaties zijn voor eigen rekening.

PES-Screening: Bij de onboarding voor de opdracht bij Rabobank is een aanvullende PES-screening via DISA verplicht. De kosten hiervoor zijn voor rekening van de leverancier/zelfstandig professional. Door aan te bieden op de opdracht ga je akkoord met deze screening en bijbehorende kosten. Voor professionals en leveranciers met een premium pakket worden deze kosten vergoed.

Mid/Fitlance: Kandidaten die werkzaam zijn via een Fitlance-, Midlance- of vergelijkbare constructie waarbij de kandidaat direct of indirect deelt in de marge, winst of omzet van de leverancier, komen niet in aanmerking voor deze opdracht. Rabobank werkt uitsluitend met kandidaten die in loondienst zijn bij de leverancier. Aanbiedingen die niet aan deze voorwaarde voldoen, worden niet in behandeling genomen.