Management Assistent

Tijdelijke opdracht: Managementassistent Vastgoed en Grondzaken. Je ondersteunt de manager Vastgoed en Grondzaken tijdens een tijdelijke vervanging (zwangerschapsverlof) en zorgt dat de manager zich op kerntaken kan richten. Je brengt structuur en overzicht, bereidt afspraken en overleggen zorgvuldig voor en bewaakt de agenda en prioriteiten. Je verzorgt professionele communicatie met interne en externe partners en bent het visitekaartje van het team Vastgoed en Grondzaken.

Je organiseert en ondersteunt bijeenkomsten en evenementen en regelt praktische zaken tijdig en nauwkeurig. Vanwege de korte duur van de opdracht is snel inwerken, zelfstandig opereren en flexibel inspelen op veranderende prioriteiten essentieel.

Opdrachtgegevens: Opdrachtgever: Gemeente Schiedam; Contractvorm: Detachering / externe inhuur via MSP; Duur opdracht: 4 maanden (beoogde startdatum: maandag 30 november); Aantal uur: 24 uur per week; Schaal: schaal 7, medior profiel; Eerste interviews gepland op donderdag 29 oktober tussen 09:00 en 14:00 (beschikbaarheid vereist).

Vereist profiel: Opleiding minimaal mbo-niveau 4, bij voorkeur secretarieel of vergelijkbaar; Werkervaring minimaal 2,5 jaar aantoonbare ervaring als managementassistent of vergelijkbare functie; Ervaring met zelfstandig ondersteunen van een manager of managementteam; Taal: uitstekend Nederlands in woord en geschrift; ICT: goede kennis van Outlook, Word en Excel en het vermogen snel nieuwe systemen en werkwijzen eigen te maken; Snel inzetbaar en vanaf de start zelfstandig functioneren.

Gewenste competenties: Proactief en verantwoordelijk, sterk in organiseren, plannen en structuur aanbrengen; Sterke prioriteitenstelling en stressbestendigheid bij veranderende taken; Communicatief vaardig, representatief en verbindend in contact met verschillende partijen; Praktisch, flexibel, oplossingsgericht en durft grenzen aan te geven; Snel vertrouwen opbouwen binnen een nieuwe werkomgeving. Wie ben jij? Je wordt blij van ontzorgen, organiseren en structuur aanbrengen; je ziet wat er moet gebeuren en handelt zelfstandig.

Je bent vakvolwassen, zorgvuldig en behoudt het overzicht wanneer meerdere zaken tegelijk spelen. In wisselende prioriteiten blijf je rustig en doelgericht; jouw reactie op een uitdaging is: “Dat gaan we regelen.” Eisen: Je beschikt over minimaal mbo-niveau 4, bij voorkeur in een secretariële richting, of een vergelijkbare opleiding; Je hebt minimaal 2,5 jaar aantoonbare ervaring als managementassistent of in een vergelijkbare functie; Je hebt aantoonbare ervaring met het zelfstandig ondersteunen van een manager of managementteam; Je spreekt en schrijft uitstekend Nederlands; Je hebt goede kennis van en ervaring met de gangbare computersystemen, waaronder Outlook, Word en Excel; Je bent in staat om je snel nieuwe werkzaamheden, systemen en werkwijzen eigen te maken; Je bent direct zelfstandig inzetbaar.

Het betreft een tijdelijke opdracht voor een periode van vier maanden, ter vervanging tijdens zwangerschapsverlof. De beoogde startdatum van de opdracht is maandag 30 november. We streven ernaar om eerste interviews te houden op donderdag 29 oktober tussen 09:00 en 14:00 uur. Kandidaten dienen gedurende dit tijdsblok beschikbaar te zijn voor een gesprek.

Wensen: Je hebt ervaring binnen een gemeentelijke organisatie of een vergelijkbare bestuurlijke of maatschappelijke omgeving.