Management ondersteuner infectieziekten

Als Management ondersteuner infectieziekten ben je de rechterhand van diverse managers binnen het centrum Infectieziekten, Diagnostiek en Screening (IDS). Je speelt een cruciale rol in het soepel laten verlopen van de dagelijkse werkzaamheden door het beheren van agenda’s, post en e-mailverkeer. Je zorgt dat complexe afspraken vlekkeloos gepland worden en ontvangt bezoekers met een representatieve en professionele houding.

Daarnaast ondersteun je bij het organiseren van bijeenkomsten en evenementen en ben je verantwoordelijk voor het notuleren van vergaderingen, het voorbereiden van vergaderdocumenten en het opstellen van rapportages. Je werkt nauw samen met de teams binnen het centrum en draagt bij aan een efficiënte administratie door onder andere patiëntgegevens in te voeren in het laboratoriuminformatiesysteem. Je bent ook betrokken bij HR-gerelateerde zaken, facilitaire en ICT-ondersteuning, inkoopprocessen en interne communicatie, waardoor je een veelzijdige en onmisbare schakel bent binnen het team.

Werkzaamheden

- Beheren van agenda’s, post en e-mailverkeer van de managers binnen het centrum IDS;

- Plannen van complexe afspraken en aanmelden en ontvangen van bezoekers;

- Assisteren bij de organisatie van bijeenkomsten en evenementen;

- Notuleren van vergaderingen, voorbereiden van vergaderdocumenten en rapporteren van uitkomsten;

- Ondersteunen bij de patiëntenadministratie door invoer van patiëntgegevens in het laboratoriuminformatiesysteem;

- Assisteren bij sollicitaties en indiensttreding van nieuwe medewerkers;

- Behandelen van diverse HR-zaken, zoals ziek- en herstelmeldingen en wijzigingen in arbeidscontracten;

- Regelen van facilitaire en ICT-gerelateerde zaken, waaronder overzichten en bestellingen;

- Opstellen van purchase orders in SAP voor centrum-brede materialen en externe inhuur;

- Assisteren bij interne communicatie, declaraties en dienstreizen;

- Organiseren van attenties zoals bloemetjes en kaartjes voor langdurig zieke medewerkers of jubilea;

- Deelname aan de uitjes-commissie en bijdragen aan een prettige werksfeer binnen het team.

Functie eisen

- Je hebt een afgeronde relevante MBO/HBO opleiding met werk- en denkniveau

- Je hebt aantoonbare ervaring met managementondersteuning of een vergelijkbare ondersteunende rol

- Je hebt ervaring met notuleren van vergaderingen en het maken van verslagen, of je bent bereid dit snel te leren

- Je hebt ervaring met het organiseren van bijeenkomsten en evenementen

- Je bent nauwkeurig en klantgericht in je werk

- Je bent vertrouwd met diverse Officepakketten zoals Word, Excel, Outlook en MS Teams

- Je hebt kennis en affiniteit met het maatschappelijk speelveld van het RIVM

- Je werkt graag op kantoor, waarbij maandag en vrijdag aanwezigheid verplicht zijn

- Je bent bereid en in staat verantwoordelijkheid te nemen en hebt de ambitie om het team te ondersteunen in organisatie en coördinatie

Overige informatie

- Standplaats: Bilthoven of Utrecht

- Startdatum: 01-10-2026

- Looptijd: 3 maanden (met optie tot verlenging)

- Uren per week: 36 uur

- Sluitingsdatum: 21-09-2026

- ZZP: Ja

Sluitingsdatum: In overleg

SolliciterenBlijf op de hoogte