Managementassistent

Jij bent de vraagbaak en regelkracht achter ons bestuur. Krijg jij energie van uiteenlopende vragen, snel schakelen en ervoor zorgen dat zaken écht geregeld worden? Als managementassistent ben je een vast aanspreekpunt voor onze collegeleden. Zij kunnen bij jou terecht met uiteenlopende vragen en verzoeken. Je zoekt informatie uit, legt de juiste contacten, stemt af met collega’s en zorgt dat zaken goed en op tijd worden geregeld. Je wacht niet af, maar denkt vooruit, houdt overzicht en ziet wat nodig is in een bestuurlijke omgeving.

Waar nodig ondersteun je ook het management als achtervang. Agendabeheer is een onderdeel van je werk, maar jouw bijdrage is veel breder. Je zorgt dat collegeleden over de juiste informatie en stukken beschikken, bewaakt acties en deadlines en volgt verzoeken actief op. Van een praktische vraag tot de voorbereiding van een bestuurlijke afspraak: jij pakt het op, organiseert wat nodig is en houdt de voortgang vast. Met Microsoft 365, Copilot en andere AI-toepassingen werk je slim en zorgvuldig.

Zo kunnen het college, het management en je collega’s goed voorbereid en efficiënt werken. Wat ga je doen? Je bent een eerste aanspreekpunt voor collegeleden bij uiteenlopende vragen en verzoeken. Je brengt de vraag helder in beeld, zoekt informatie uit en zorgt dat er een bruikbaar antwoord of een concrete oplossing komt. Je regelt wat nodig is: je legt contact met collega’s en externe partijen, verzamelt informatie en stukken, stemt acties af en volgt deze op totdat de vraag is afgehandeld.

Je beheert complexe agenda’s en organiseert interne en externe afspraken, inclusief uitnodigingen, ruimtes, catering, audiovisuele middelen en andere faciliteiten. Je verzorgt vergaderagenda’s en stukken. Je bewaakt acties, termijnen en gemaakte afspraken en signaleert op tijd wanneer bijsturing nodig is. Je behandelt telefoon- en e-mailverkeer voor bestuur en, waar nodig, management. Je ontvangt gasten professioneel en gastvrij. Je bent breed inzetbaar binnen het secretariaat en neemt werkzaamheden van collega’s over wanneer dat nodig is.

Je gebruikt Microsoft 365, Copilot en andere digitale hulpmiddelen om werkzaamheden slimmer te organiseren en draagt actief ideeën aan voor verdere digitalisering.

Functie-eisen: Deze talenten neem je mee: Mbo+/hbo werk- en denkniveau. Ervaring als managementassistent, bestuurssecretaresse of in een vergelijkbare ondersteunende functie is een pluspunt. Ook als je toe bent aan een volgende stap, nodigen we je uit om te reageren. Je bent digitaal vaardig en werkt gemakkelijk met Microsoft 365. Je bent nieuwsgierig naar Copilot en andere AI-toepassingen en gebruikt deze zorgvuldig. Je denkt vooruit, ziet werk liggen en komt zelf in actie.

Je wacht niet af, maar helpt collegeleden en collega’s om voorbereid te zijn. Je kunt snel schakelen tussen uiteenlopende vragen, bepaalt wat eerst nodig is en weet de juiste mensen te betrekken. Je organiseert en structureert sterk, stelt prioriteiten en houdt overzicht als de planning verandert. Je communiceert duidelijk en prettig, gaat integer om met vertrouwelijke informatie en hebt gevoel voor bestuurlijk-politieke verhoudingen. Je blijft rustig onder druk, schakelt snel en werkt graag samen in een omgeving waarin geen dag hetzelfde is.

Jouw team: Je werkt binnen het team Communicatie, Secretariaat en Kabinet, in het taakgebied Secretariaat. Het team telt 19 medewerkers. Binnen het Secretariaat werk je samen met 6 collega’s. Er wordt hard gewerkt en de sfeer is collegiaal: je helpt elkaar en stemt dagelijks af wat prioriteit heeft. Hybride werken is mogelijk, maar voor deze functie ligt de nadruk sterk op aanwezigheid in het Huis voor de samenleving. Je bent daar waar het werk is en maakt hierover afspraken met je team.

Omdat je collegeleden en collega’s direct ondersteunt, werk je het grootste deel van je tijd op kantoor.