Managementassistent

Werk en Inkomen Lekstroom (WIL) is de uitvoeringsorganisatie voor werk, inkomen en schuldhulpverlening voor de gemeenten Houten, IJsselstein, Lopik en Nieuwegein. Vanuit het Stadshuis in Nieuwegein en deels ook op locatie werken we met ruim 200 mensen aan het gericht vooruit helpen van onze klanten. Wij bieden inkomensondersteuning en verstrekken uitkeringen waar nodig. Ook stimuleren we mensen om naar vermogen mee te doen in de maatschappij. Bij WIL werken we vanuit een mensgerichte aanpak.

Waar mogelijk passen we maatwerk toe binnen de geldende wet- en regelgeving. Als Managementassistent heb je een belangrijke rol binnen WIL. Je beheert de vaak volle agenda’s van collega’s en je bent de schakel tussen veel partijen, intern en extern. Jouw werkzaamheden bestaan onder andere uit het plannen van afspraken en vergaderingen, het reserveren van vergaderruimten, het faciliteren van catering en het verrichten van administratieve werkzaamheden.

Daarnaast zorg je samen met teamleden voor de fysieke aanwezigheid op het secretariaat als vraagbaak. Jij bent secuur zonder daarbij afbreuk te doen aan je snelheid en het stellen van de juiste prioriteiten. Je verstaat de kunst van het schakelen tussen diverse deeltaken met verschillende petten op, zonder daarbij het overzicht te verliezen. Je bent in staat om te communiceren op diverse niveaus en je blijft objectief. Voorzie jij een knelpunt of heb je voor het secretariaat een verbetervoorstel, dan stem je dit af met de collega’s.

Je denkt oplossingsgericht. Dit alles doe je vanuit onze kernwaarden eigenaarschap, samen en vertrouwen.

Competenties: Plannen en organiseren, Klantgericht, Accuraat werken.

Werkdagen: Altijd in overleg.

Is hybride werken mogelijk: Beperkt mogelijk.

Planning: De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op later te bepalen moment. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen zo snel mogelijk bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

De Eisen: Aantoonbaar afgeronde MBO 4 opleiding in de richting van managementondersteuning; Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als managementassistent; Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met MS office; Je bent minimaal op woensdagen (8uur), donderdagen (8 uur) en vrijdagochtend (4 uur) beschikbaar om op kantoor te werken.

De Wensen: Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring binnen een gemeente; Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring binnen een directie secretariaat; Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar als managementassistent; Aantoonbare werkervaring met het Topdesk systeem.