Managementassistent

Als Managementassistent heb je een belangrijke rol binnen WIL. Je beheert de vaak volle agenda's van collega's en je bent de schakel tussen veel partijen, intern en extern. Jouw werkzaamheden bestaan onder andere uit: je plant (serie) afspraken; je reserveert vergaderruimten; je verzorgt ondersteunende werkzaamheden t.b.v. de organisatie; je plant vergaderingen (reeksen); je faciliteert catering, indien nodig; je verricht diverse administratieve werkzaamheden en draagt zorg voor het beheer en bewerking van (digitale) bestanden en systemen; je zorgt met je teamleden voor de fysieke aanwezigheid op het secretariaat (vraagbaak).

Eisen: aantoonbaar afgeronde MBO 4 opleiding in de richting van managementondersteuning; minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als managementassistent; minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met MS office (benoem in het cv waar dit is opgedaan); je bent minimaal op woensdagen (8 uur), donderdagen (8 uur) en vrijdagochtend (4 uur) beschikbaar om op kantoor te werken.

Wensen: minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring binnen een gemeente (30 punten); minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring binnen een directie secretariaat (30 punten); minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar als managementassistent (20 punten); aantoonbare werkervaring met het Topdesk systeem (20 punten).

Competenties: plannen en organiseren, klantgericht, accuraat werken.

Organisatie en team: Werk en Inkomen Lekstroom (WIL) is de uitvoeringsorganisatie voor werk, inkomen en schuldhulpverlening voor de gemeenten Houten, IJsselstein, Lopik en Nieuwegein. Vanuit het Stadshuis in Nieuwegein en deels ook op locatie werken we met ruim 200 mensen aan het gericht vooruit helpen van onze klanten. Wij bieden inkomensondersteuning en verstrekken uitkeringen waar nodig. Ook stimuleren we mensen om naar vermogen mee te doen in de maatschappij.

Bij WIL werken we vanuit een mensgerichte aanpak. Waar mogelijk passen we maatwerk toe binnen de geldende wet- en regelgeving. Wie zoeken wij? Jij bent secuur zonder daarbij afbreuk te doen aan je snelheid en het stellen van de juiste prioriteiten. Je verstaat de kunst van het schakelen tussen diverse deeltaken met verschillende petten op, zonder daarbij het overzicht te verliezen. Je bent in staat om te communiceren op diverse niveaus en je blijft objectief.

Voorzie jij een knelpunt of heb je voor het secretariaat een verbetervoorstel, dan stem je dit af met de collega's. Je denkt oplossingsgericht. Dit alles doe je vanuit onze kernwaarden eigenaarschap, samen en vertrouwen.

Gespreksinformatie: De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op later te bepalen moment. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen zo snel mogelijk bericht.

Overige informatie: Benodigd aantal professionals: 1.

Hybride werken: Nee.

Optie tot verlenging: Mogelijk, maar nog niet bekend.

Hybride: Hybride werken is beperkt mogelijk. Je bent minimaal op woensdag (8 uur), donderdag (8 uur) en vrijdagochtend (4 uur) op kantoor aanwezig.

Overig algemeen: voor het uitvoeren van de opdracht is afgifte van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) een vereiste; je dient zelf mobile devices te verzorgen. Werk en Inkomen Lekstroom zal geen laptop en telefoon verzorgen. Deze functie is ingedeeld in functieschaal 7. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de gelijke/gelijkwaardige beloning.

Offerte-eisen: Maximaal 5 pagina's cv, exclusief motivatiebrief en voorblad, opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties) in pdf. Motivatie opgesteld door de professional zelf, toegevoegd als één document achter het cv.