Managementassistent college van Gedeputeerde Staten

Provincie Zeeland zoekt een managementassistent voor het college van Gedeputeerde Staten. De afdeling Bestuursondersteuning bestaat uit vijf teams; Advisering Bestuur en directie, Ondersteuning Bestuur en Directie, Communicatie, Kabinet en Public Affairs. Als onderdeel van het team ‘Ondersteuning Bestuur en Directie’ zorg je er samen met een team van enthousiaste professionals voor dat zowel de GS-leden als de directie dagelijks wordt geadviseerd en ondersteund.

Jij vormt de buffer- en verbindende factor tussen de bestuurder met interne collega’s en externe contacten. Hiervoor voer je regie op de agenda van de bestuurder en plan, bewaak en signaleer je de afspraken en verzorg je de e-mail correspondentie in Outlook. Je signaleert knelpunten en je lost deze op. Je regelt de vergaderzalen en andere faciliteiten en zorgt ervoor dat de bestuurder tijdig in het bezit is van alle benodigde stukken en informatie.

Je organiseert bijeenkomsten en telefonische conferenties en je verwijst de pers door. Elke week plaats je de bestuurlijke uitnodigingen op de representatielijst en verwerk je de beslissingen die het college van Gedeputeerde Staten hierover neemt. Je plant het vervoer van de dienstauto's in en je houdt declaraties bij. In een wekelijks teamoverleg bespreek je de agenda voor de komende periode. Daarnaast leg je de afspraken vast tijdens het wekelijkse Portefeuilleoverleg.

De werkzaamheden maken integraal onderdeel uit van de reguliere bedrijfsvoering en worden verricht binnen de bestaande organisatiestructuur. De medewerker maakt deel uit van het team, neemt deel aan interne overleggen en werkt onder dagelijkse aansturing van de verantwoordelijke manager. Vanwege het belang van continuïteit, kennisborging en nauwe samenwerking met interne stakeholders is sprake van een structurele rol binnen het team die volledige inbedding in de organisatie vereist.

Vereisten: aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 3; minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent; aantoonbare werkervaring met MS Office; kandidaat is flexibel inzetbaar buiten reguliere kantoortijden.

Selectiecriteria met weging: minimaal 4 jaar werkervaring als managementassistent (30 punten), minimaal 2 jaar bij overheidsorganisatie (20 punten), ervaring met voorbereiden/organiseren van vergaderingen (10 punten), ervaring met bewaken/verzamelen van stukken (10 punten), ervaring met praktische/organisatorische ondersteuning (10 punten), ervaring met iBabs (20 punten).

Competenties: plannen en organiseren, prioriteiten stellen, initiatief, oplossingsgerichtheid, flexibiliteit, stressbestendigheid, assertiviteit, samenwerken, dienstverlenend vermogen, bestuurlijke sensitiviteit, communicatieve vaardigheden, nauwkeurigheid.

Overige: VOG vereist, detavast constructie mogelijk, hybride werken mogelijk (80% fysiek aanwezig op kantoor in de Middelburgse Abdij).