Managementassistent

Het programma Aanmelden, Inschrijven en Intekenen (AII) heeft op korte termijn dringend behoefte aan ondersteuning. AII maakt deel uit van het programma Npuls en richt zich op het verbeteren en vernieuwen van processen rondom aanmelden, inschrijven en intekenen binnen het onderwijs.

De managementassistent ondersteunt het team bij de dagelijkse werkzaamheden en zorgt ervoor dat afspraken, communicatie en administratieve processen soepel en zorgvuldig verlopen. De sfeer binnen het team is zeer goed. In de samenwerking is er een belangrijke rol weggelegd voor de PMO-medewerker, met wie de managementassistent nauw optrekt. De PMO-medewerker is relatief nieuw in het team, werkt rustig en houdt goed het overzicht.

Verantwoordelijkheden

Naast de algemene secretariële, organisatorische en administratieve ondersteunende werkzaamheden zijn er drie belangrijke kerntaken:

1. Complex agendabeheer en afsprakenplanning

Het organiseren en plannen van complexe afspraken met meerdere deelnemers vanuit verschillende organisaties en met uiteenlopende achtergronden. Dit vraagt om een goede afstemming, flexibiliteit, overzicht en een proactieve aanpak.

2. Beheer van het uitgebreide relatienetwerk

Het zorgvuldig beheren en actueel houden van het netwerk van contactpersonen binnen de betrokken instellingen en organisaties. Omdat contactpersonen regelmatig wisselen, is het belangrijk dat wijzigingen tijdig en nauwkeurig in het systeem worden verwerkt. De managementassistent werkt hierin nauw samen met de PMO-medewerker.

3. Voorbereiding en verslaglegging van het wekelijkse overleg

Het voorbereiden van het wekelijkse overleg, waaronder het samenstellen en verspreiden van de agenda en het verzorgen van de notulen. Ook het bewaken van actiepunten en het opvolgen van gemaakte afspraken behoren hierbij tot de werkzaamheden.

Functie-eisen

De managementassistent zorgt voor continuïteit, structuur en voortgang binnen het team. Door zelfstandig en proactief te werken, overzicht te houden en zorgvuldig te communiceren, ontlast hij of zij de productmanager en de PMO-medewerker en draagt de managementassistent bij aan een efficiënte samenwerking met de betrokken organisaties.

- Beschikt over een werk- en denkniveau passend bij een medior- of seniorfunctie als managementassistent.

- Kan zelfstandig werken, neemt initiatief en toont een proactieve houding.

- Is een echte zelfstarter en weet werkzaamheden voortvarend op te pakken, te coördineren en op te volgen.

- Is in staat om snel de weg te vinden binnen een complexe organisatie en zich nieuwe materie en inhoudelijke context snel eigen te maken.

- Stelt actief vragen om de organisatie, de werkzaamheden en de inhoudelijke context van AII goed te doorgronden.

- Beschikt over sterke organisatiesensitiviteit en heeft inzicht in organisatorische verhoudingen, belangen en gevoeligheden.

- Is in staat om op een passende manier in te spelen op verschillende belangen en situaties binnen de organisatie.

- Werkt nauwkeurig en zorgvuldig en behoudt overzicht over afspraken, acties en prioriteiten.

- Bewaakt de voortgang van werkzaamheden en zorgt voor een tijdige en correcte opvolging van afspraken en actiepunten.

- Is in staat om de productmanager zelfstandig, proactief en effectief te ondersteunen in een complexe werkomgeving.

Interesse? Laat je gegevens hier achter.

1Type

2Kandidaat

3Aanbieding

4Accountmanager

5Documenten

Type

Ik bied mijzelf aan

Ik bied mijn collega aan

Volgende

Collega gegevens

Voornaam(Vereist)

Tussenvoegsel

Achternaam(Vereist)

E-mailadres(Vereist)

Telefoonnummer(Vereist)

Het e-mailadres van de aangeboden professional gebruiken we om een uniek profiel aan te maken in ons systeem en om deze persoon later uit te nodigen voor een kennismakingsgesprek. Pro-Act IT neemt nooit rechtstreeks contact op zonder akkoord van de accountmanager.

Woonplaats