Managementassistent - gemeente Groningen

Voor de gemeente Groningen zijn wij op zoek naar een Management Assistent voor de afdeling Openbare Orde en Veiligheid (OOV) binnen de directie Veiligheid. Een afdeling waar geen dag hetzelfde is en waar collega’s zich dagelijks inzetten voor een veilige en leefbare stad. Binnen OOV wordt domein- en afdelingsoverstijgend gewerkt. De organisatie bouwt continu aan een wendbare werkwijze die past bij de uitdagingen van een snel veranderende samenleving.

In deze dynamische omgeving is een goede ondersteuning onmisbaar. Vanwege ziekte binnen de afdeling zoeken wij daarom een ervaren management assistent die snel kan instappen en overzicht weet te houden. Als Management Assistent ben jij de organisatorische spil voor het afdelingshoofd en de afdeling. Je zorgt ervoor dat administratieve en organisatorische processen soepel verlopen en houdt overzicht, ook wanneer agenda’s veranderen en prioriteiten verschuiven.

Je beheert proactief de complexe agenda en mailbox van het afdelingshoofd. Je stelt prioriteiten, handelt waar mogelijk zelfstandig zaken af en beweegt gemakkelijk mee wanneer de planning onverwacht verandert. Daarnaast voer je organisatorische en administratieve HR-taken uit in YouForce en verzorg je uitvoerende werkzaamheden binnen het financiële systeem SAP. Ook het gezamenlijke inboxbeheer hoort bij je werk. Samen met een aantal collega’s ben je verantwoordelijk voor het dagelijkse beheer en de opvolging van twee afdelings-inboxen.

Kortom: een veelzijdige ondersteunende functie waarin nauwkeurigheid, initiatief en gevoel voor prioriteit goed van pas komen.

Aanbod: Startdatum z.s.m. | Duur: In eerste instantie 3 maanden. | Aantal uur: 28 per week.

Inschaling: Schaal 8 cao gemeenten. Je gaat via Multiselect Publiek aan de slag bij de gemeente Groningen. Een tijdelijke opdracht waarin je snel van waarde kunt zijn voor een afdeling die midden in de gemeentelijke organisatie en de actualiteit staat.

Functie-eisen: Je hebt ruime ervaring met complex agendabeheer. Je hebt ervaring met of kennis van YouForce en SAP (of pakt dit snel op) en kunt werken in IBABS. Je werkt nauwkeurig, bent proactief en kunt goed prioriteiten stellen in een dynamische omgeving. Ben je op korte termijn beschikbaar en heb je ervaring als management assistent in een dynamische werkomgeving? Dan komen we graag met je in contact. Neem contact op met [naam] via [telefoonnummer] of stuur een e-mail naar [e-mailadres].