Managementassistent OK

Bekijk en reageer bij Jobhob (externe link)

Managementassistent OK bij Erasmus MC in Rotterdam, freelance, 18 uur/week, 5 maanden, sluit 4 september 2026.

Locatie: Rotterdam
Werkvorm: op locatie
Uren: 18 uur per week
Contractvorm: detachering
Sluitingsdatum: 4 september 2026
Eerste waarneming: 30 augustus 2026
Opdrachtgever: Erasmus MC

Eisen

Akkoord met de inleenovereenkomst

Omschrijving

Als medewerker secretariaat OK ondersteun je teammanagers en het OK-team door het uitvoeren van Secretariaatswerkzaamheden, coördinatie van planning en administratie, en het verzorgen van communicatie en ontvangst.

Taken en verantwoordelijkheden

Dagelijks

- Beheren van de centrale secretariaatsmailbox en verwerken van uiteenlopende verzoeken, inclusief verzoeken van collega-secretaresses. - Beheer van agenda’s van teammanagers op expliciet verzoek; plannen van wekelijkse verzuimgesprekken, jaargesprekken, kennismakingen en overige gespreksreeksen. - Opstellen van het dagelijkse OK-planningsoverzicht uit HiX (programma’s per OK-kamer incl. start- en eindtijden en specialisme) en aanleveren bij het zenuwcentrum. - Plannen van jaarlijkse jaargesprekken voor OA en AM op basis van Teams-overzicht en taakverdeling. - Verwerken van aanvragen voor OK CL-autorisaties (o.a. coassistenten en onderzoekers) en afstemming met CSA en SKZ indien van toepassing. - Reserveren van vergaderruimtes. - Verzorgen van uitgaande post en correspondentie namens teammanagers. - Beheer van het archief in Teams.

Wekelijks

- Opstellen en versturen van de wekelijkse nieuwsbrief. - Beheer van persoonlijke lockers bij garderobes. - Uitvragen, verzamelen en versturen van agendapunten voor unit-overleggen, AM-overleggen, Groot-AP-overleggen en vakspecialistenoverleggen conform vergaderoverzicht. - Ondersteuning van de Feestcommissie, waaronder communicatie en beheer van formulieren (Forms). - Ondersteuning van onderwijsactiviteiten waar mogelijk. - Notuleren bij overleggen op verzoek; vaste rolverdeling bij Project OK-0.

Maandelijks

- Beheer van parkeerkaarten. - Coördinatie van OK-congresaanmeldingen via Forms in samenwerking met betrokken units. - Vervangen, verzamelen en retourneren van röntgenbadges voor maandelijkse metingen. - Verwerken van HiX-noodprocedures; inscannen en archiveren van handmatig ingevulde verslagen in het juiste patiëntendossier. - Ontvangst en begeleiding van nieuwe medewerkers rond de maandstart, inclusief pasaanvraag, rondleiding en uitleg van werkwijzen en systemen. - Voorbereiden van rollen en autorisaties voor nieuwe medewerkers (o.a. toegang OK, HiX, EBS Scantool, IAM, mail, SharePoint, reanimatieprofiel, Mediclabel en mailinglijsten). - Voorbereiden en schrijven van verjaardagskaarten voor de opvolgende maand. - Ontvangen en begeleiden van (externe) bezoekers en nieuwe medewerkers op de OK-afdeling. - Opstellen en delen van de maandelijkse rampenlijst met betrokkenen. - Werkvoorbereiding in AFAS namens teammanagers (o.a. toelages), in afstemming met de betreffende teammanager; inclusief contracten en gastovereenkomsten. - Periodiek opvragen en bijhouden van HR-personeelsbestanden ten behoeve van actuele verzendlijsten. - Aanvragen en aanpassen van rollen en autorisaties via IAM (bijv. HiX-specialismen, parkeerrechten). - Afgeven van MRSA-kweken.

Jaarlijks

- Actualiseren en laten controleren van de telefoonlijst voor flowborden; delen met betrokkenen na verificatie. - Organiseren van OK-rondleidingen voor studenten, cursisten en externe groepen.

Overige taken

- Plastificeren van documenten bestemd voor gebruik op de OK. - Actualiseren van telefoon- en bellijsten. - Doorverbinden van inkomende telefoongesprekken naar de juiste unit of afdeling. - Ophangen en verspreiden van flyers op de afdeling. - Opstellen van inschrijflijsten voor trainingen, bijvoorbeeld BLS. - Ad-hoc zaken en last-minute regelen van (centrale) vergaderruimtes en overige faciliteiten.

Eisen

- Akkoord met de inleenovereenkomst (zie leveranciersdossier en aanvraagprocedure)

Hoe werkt het sollicitatieproces?

Alle opdrachten Bekijk en reageer bij Jobhob (externe link)

Deze aanvraag is ook op 1 ander bord gezien; wij linken alleen naar de vroegste publicatie die wij kennen. Zoek de keten na met de Bronzoeker.

Gegevens automatisch overgenomen uit de oorspronkelijke publicatie; controleer de details bij de bron. Wij zijn geen partij bij de aanvraag. Hoe wij werken.