Managementassistente bestuur

De gemeente Weert zoekt een managementassistent bestuur. Tijdelijke functie/opdracht binnen de Publieke Sector.

Functieschaal: 8.

Tarief: €75,-. ZZP is niet mogelijk! Zie jij complex agendabeheer als een leuke puzzel en haal je voldoening uit het ondersteunen van de gemeentesecretaris en directiesecretaris? Als managementassistent bestuur bij de gemeente Weert ben jij de schakel die alles soepel laat verlopen. Of het nu gaat om het plannen van vergaderingen, het afhandelen van verzoeken of het aannemen van de telefoon, jij zorgt ervoor dat onze gemeentesecretaris volledig ontzorgd wordt.

We doen het samen! Als managementassistent bestuur werk je in een team van vier collega’s. Samen ondersteunen jullie het college van burgemeester en wethouders, de gemeentesecretaris en de directiesecretaris. Jullie vertrouwen op elkaar en zorgen samen dat alles soepel verloopt, van agendabeheer tot administratieve en secretariële taken. Je bent onderdeel van de afdeling Concernstaf en hebt korte lijnen met de ambtelijke organisatie. In deze rol ben je een belangrijke schakel in het bestuurlijke proces en draag je bij aan een professionele ondersteuning van het college van burgemeester en wethouders en de directie.

Jij maakt het verschil door: als rechterhand van de burgemeester deadlines en prioriteiten te bewaken en acties voorbereiden; het eerste aanspreekpunt te zijn voor interne en externe contacten van de burgemeester; complex agendabeheer uit te voeren en het plannen van afspraken; inkomende post en e-mail te verwerken en vertrouwelijke stukken voor te leggen aan bestuurders; vergaderstukken te coördineren en in de systemen te plaatsen.

De eisen: je bent proactief, bereidt waar mogelijk acties voor en lost uitdagingen op voordat ze problemen worden; het hoofd koel houdt, zelfs in drukke tijden; met jouw oog voor detail en het vermogen om verbanden te leggen tussen e-mails, agenda’s en acties; je weet goed aan te voelen wat een bestuurder nodig heeft en communiceert representatief en assertief; integriteit en samenwerking zijn jouw kernkwaliteiten.

De wensen: energie krijgt van het plannen en herplannen van afspraken; de Nederlandse taal uitstekend beheerst, zowel mondeling als schriftelijk, en bij voorkeur ook basiskennis van de Duitse taal; beschikt over mbo/hbo werk- en denkniveau, bij voorkeur met een secretariële of administratieve opleiding; aantoonbare werkervaring hebt in een vergelijkbare functie en/of binnen een overheidsorganisatie.