Medewerker Begraafplaatsadministratie

Vacature Medewerker Begraafplaatsadministratie

In het kort: Je gaat als kartrekker de administratieve voorbereiding, uitvoering en afronding van een grote ruiming van graven coördineren, dossiers opbouwen, registraties bijwerken en communiceren met rechthebbenden en collega’s. Wie zijn wij Huizen staat voor aanpakken. Voor luisteren, meedenken en meebeslissen. Voor samen het verschil maken. En werken vanuit mogelijkheden. Huizen is een dorp waar inwoners meedoen, waar we er samen voor elkaar zijn.

En waar we met elkaar werken aan een ondernemende, sociale, veilige en duurzame gemeenschap. Dit doen wij vanuit onze visie op dienstverlening ‘Goed geregeld, graag gedaan!’ en ons Lonkend Perspectief, waarin we onze energie graag inzetten voor de inwoner. Afdeling Dienstverlening Huizen De afdeling Dienstverlening van de gemeente is verantwoordelijk voor het leveren van diverse gemeentelijke diensten en het ondersteunen van de burger bij verschillende administratieve en operationele processen.

Deze afdeling omvat onder andere de uitvoering van burgerzaken, het klantcontactcentrum, communicatie, en het toezicht en de handhaving van vergunningen. Daarnaast zorgt de afdeling voor de handhaving van openbare orde en veiligheid, beheer van de openbare ruimte, gebouwenbeheer en het omgevingsbeheer. De afdeling speelt een sleutelrol in het waarborgen van een efficiënte en klantgerichte dienstverlening binnen de gemeente, met focus op het verbeteren van de leefomgeving en het bevorderen van veiligheid en welzijn voor de burgers.

Opdracht In 2025 heeft de gemeente Huizen een nieuw beleidsplan voor haar begraafplaatsen vastgesteld; Beleidsplan Begraafplaatsen Huizen 2025-2035. Een onderdeel in dit beleidsplan is het generen van capaciteit door een actief ruimingsbeleid te hanteren. De gemeente Huizen zoekt tijdelijke ondersteuning voor team Burgerzaken, voor specialistische werkzaamheden van de begraafplaatsadministratie. Aanleiding hiervoor is de voorgenomen ruiming van circa 464 graven op de Nieuwe Begraafplaats.

De gemeente streeft ernaar deze ruiming in het eerste kwartaal van 2027 uit te voeren. Het ruimen van graven vraagt om een zorgvuldig en controleerbaar administratief proces. De voorbereiding moet secuur plaatsvinden, met voldoende aandacht voor controles, dossiervorming en een juiste verwerking in de begraafplaatsadministratie, conform de geldende wet- en regelgeving. De opdracht richt zich enkel op de administratieve werkzaamheden die voortvloeien uit de voorbereiding, uitvoering en afronding van de ruiming van graven op de Nieuwe Begraafplaats.

Reguliere werkzaamheden van de begraafplaatsadministratie vallen buiten de opdracht. Administratieve ondersteuning begraafplaatsadministratie De opdrachtnemer vervult de rol van kartrekker van de administratieve voorbereiding van de ruiming. Hij/zij is het aanspreekpunt en coördineert het proces, bewaakt de voortgang en stemt actief af met de verschillende collega’s die betrokken zijn bij het begraafplaatsbeheer. Daarbij weet de opdrachtnemer de collega’s van Burgerzaken doelgericht te betrekken en kennis over te dragen in het proces.

In de uitvoering werkt de opdrachtnemer secuur en controlegericht, met als doel te komen tot zorgvuldige onderbouwde resultaten waarop de betrokken medewerkers kunnen vertrouwen. Taken en verantwoordelijkheden Procesinrichting en coördinatie – Opstellen en inrichten van werkprocessen ten behoeve van de administratieve voorbereiding van de ruiming. – Begeleiden en coördineren van het administratieve proces rondom de ruimingsopgave. – Afstemmen van werkzaamheden met medewerkers van team Burgerzaken en overige betrokkenen. – Collega’s, externe partners en stakeholders betrekken en meenemen in het proces.

Inventarisatie en dossieronderzoek – Inventariseren van graven die onderdeel uitmaken van de ruimingsopgave. – Toetsen van grafstatussen op grafniveau. – Controleren fysieke of digitale dossiers (verklaringen)en beoordelen van geldigheid. – Controleren van te ruimen graven op de aanwezigheid van behoudenswaardige graven en overige bijzonderheden. – Opstellen van concept- en definitieve lijsten van te ruimen graven op de Nieuwe Begraafplaats. – Vastleggen van gemaakte keuzes.

Communicatie en voorlichting – Opstellen correspondentie en publicaties ten behoeve van de ruiming. – Versturen van de correspondentie aan rechthebbenden en belanghebbenden. – Informeren van uitvaartondernemers, steenhouders en andere betrokken partijen. – Op werkdagen beantwoorden van vragen van rechthebbenden, nabestaanden en overige belanghebbenden per telefoon en e-mail. – Behandelen en registreren van reacties op aanschrijvingen en publicaties. – Fungeren als sparringpartner/coach voor administratieve processen rondom de begraafplaatsen, naleving van de beheersverordening en zorgen voor duidelijke en efficiënte werkafspraken.

Ondersteuning uitvoering en afronding ruiming – Beschikbaar staan voor vragen van collega’s, nabestaanden en overige betrokkenen tijdens de uitvoering van de ruiming. – Administratief verwerken van uitgevoerde ruimingen in Centric Begraven op grafniveau. – Registreren en verwerken van wijzigingen die voortvloeien uit de uitvoering van de ruiming. – Zorgdragen voor archivering, dossiervorming en overdracht van informatie. Gewenst resultaat van de opdracht Aan het einde van de opdracht is er voor de 464 graven van de Nieuwe Begraafplaats een: – een gecontroleerde en geactualiseerde begraafplaatsadministratie; – complete en juridisch controleerbare dossiers; – definitieve lijsten van te ruimen graven; – een actueel overzicht van rechthebbenden en grafrechten; – een administratieve basis waarmee de uitvoering van de ruiming in het eerste kwartaal van 2027 kan plaatsvinden Werkdagen De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma-Di-Wo-Do-Vr In overleg tijdens project Is hybride werken mogelijk Bij voorkeur op kantoor in Huizen, in overleg eventueel ook hybride

Eisen

Uitvoeringsvoorwaarde arbeidsrelatie

De aard en organisatorische inbedding van deze opdracht maken dat niet iedere contractvorm passend is; voor deze opdracht wordt daarom uitgegaan van uitvoering via detachering.

OverheidZZP sluit geen specifieke contractvorm of categorie opdrachtnemers op voorhand uit. Wel geldt dat iedere opdracht moet kunnen worden uitgevoerd op een wijze die in overeenstemming is met de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de regels omtrent de kwalificatie van arbeidsrelaties en de Wet DBA.

De geschiktheid van een opdracht voor een bepaalde contractvorm wordt beoordeeld aan de hand van de beoogde feitelijke uitvoering van de werkzaamheden en niet uitsluitend op basis van de gekozen juridische constructie. Daardoor kan het voorkomen dat een opdracht zich, gelet op de aard, inrichting of organisatorische inbedding van de werkzaamheden, niet leent voor alle contractvormen.

Inschrijvers dienen desgevraagd aannemelijk te maken op welke wijze zij de opdracht zullen uitvoeren en hoe daarbij wordt voldaan aan de toepasselijke wet- en regelgeving. Indien onvoldoende aannemelijk wordt gemaakt dat de opdracht binnen de voorgestelde constructie rechtmatig kan worden uitgevoerd, kan een inschrijving buiten beschouwing worden gelaten.

– Maximaal 5 pagina’s cv, excl. motivatiebrief (1 pgn) en excl. voorblad (1 pgn), opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties, bestaande uit naam, functie en organisatie) in pdf. – Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau; – In het bezit van een geldig rijbewijs B; – Aantoonbare werkervaring met de applicatie Centric Begraven Benoem in de offerte duidelijk waar de werkervaring is opgedaan; – Minimaal drie jaar aantoonbare werkervaring op het gebied van het uitvoeren van de begraafplaatsadministratie; – Beheerst de Nederlandse taal goed, zowel mondeling als schriftelijk; – Uiterlijk beschikbaar per 9 november 2026 voor gemiddeld 16 uur per week;

Wensen

LET OP: Op basis van de wensen van onze opdrachtgever wordt bepaald of je eventueel wordt uitgenodigd voor een selectiegesprek. Het is dus noodzakelijk dat je ook op de wensen een sterke match hebt.

– Van de opdrachtnemer wordt aantoonbare kennis en ervaring verwacht op het gebied van begraafplaatsadministratie en de administratieve processen rondom het ruimen van graven. Een zorgvuldige en betrouwbare uitvoering van deze opdracht is essentieel om de daadwerkelijke ruiming verantwoord te kunnen laten plaatsvinden. – Minimaal drie jaar werkervaring met verschillende gemeentelijke organisaties; (20 punten); – Minimaal drie jaar aantoonbare werkervaring op het gebied van het administratief voorbereiden van ruimingen in opdracht van gemeenten; (20 punten); – Minimaal drie jaar aantoonbare werkervaring van het uitvoeren van de begraafplaatsadministratie in de laatste vijf jaar, zodat de kennis actueel is; (20 punten); – Aantoonbare werkervaring met het werken in Centric Begraven; (20 punten); – Aantoonbare werkervaring met het borgen van de continuïteit van administratieve processen en dienstverlening, inclusief kennisoverdracht en vervangingsregeling bij ziekte, verlof of andere afwezigheid (20 punten). – Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten. – Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

Competenties – Enthousiasme en een hands-on mentaliteit om processen te verbeteren en resultaten te boeken. – Sterke communicatieve vaardigheden, met het vermogen om complexe zaken helder en overtuigend over te brengen naar diverse doelgroepen. – Werkt nauwkeurig, gestructureerd en zorgvuldig; – Handelt integer en is zich bewust van de juridische en bestuurlijke context; – Werkt goed samen in teamverband, maar ook zelfstandig; – Is oplossingsgericht en besluitvaardig; – Creëert en houdt overzicht tijdens de werkzaamheden. – Uitdrukkingsvaardigheid (mondeling) – Uitdrukkingsvaardigheid (schriftelijk) – Klantgericht – Luisteren – Resultaatgericht werken – Samenwerken – Overtuigen – Assertiviteit – Besluitvaardigheid – Organiseren – Kritisch – Analyserend vermogen – Plannen en organiseren

Overige informatie

Optie tot verlenging: Ja, 3x 3 maanden Gespreksdatum: 03/11/2026

Procedure

De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.

- Om je krachtig voor te kunnen dragen hebben wij minimaal één werkdag nodig om samen met jou alle bescheiden in orde te maken.

- Wanneer je interesse hebt in deze opdracht en overtuigd bent van een sterke match, reageer dan direct!

- Naast een actueel en op de opdracht gericht CV zullen wij altijd vragen om een bondige persoonlijke motivatiebrief (inclusief een toelichting per functie-eis en -wens) en een indicatief uurtarief/maandloon.

Op basis van deze informatie kunnen wij voor je aan de slag! We nemen contact met je op om alle verdere details goed door te nemen en duidelijke afspraken met je te maken voor we je daadwerkelijk voorstellen.

Reageer nu op

Medewerker Begraafplaatsadministratie

- Deze vacature sluit op 29-10-2026 09:00

- Reageren kan tot uiterlijk één volledige werkdag vóór de deadline (zie procedure)!

- Bureau/partner?