Medewerker Bestuurssecretariaat

De burgemeester en de (aan jou toegekende) wethouder rekenen op jouw communicatieve en organisatorische talenten; als bestuurssecretaresse zorg jij ervoor dat alles op rolletjes loopt. Je beheert de agenda's en bent hun eerste aanspreekpunt. Je zorgt voor overzicht en structuur en durft een plus te zetten in de voorbereiding van afspraken. Jij denkt aan alles, zo ontzorg je én zorg je ervoor dat zij zich van hun beste kant kunnen laten zien. Je beweegt soepel tussen alle aspecten van je rol: van agendabeheer en representatie tot correct e-mailverkeer en het organiseren van bijeenkomsten en evenementen.

Je bent scherp op de lange termijnplanning en je weet de juiste informatie bij collega's en externe contacten op te halen. Zo verlopen afspraken voor de burgemeester en wethouder vlekkeloos en zijn deadlines geen probleem. De gemeenteraadsverkiezingen zijn net achter de rug, waardoor ook het college (deels) gaat wisselen. Dit heeft uiteraard effect op het relatief jonge huidige team. Daarnaast zijn we bezig met het optimaal organiseren en verdelen van de werkzaamheden van het bestuurssecretariaat.

Jouw ervaring kunnen we hierbij goed gebruiken. Aangezien de taakverdeling in het team nog kan schuiven, is enige flexibiliteit in taken, uren en einddatum gewenst.

Vereisten / knock-outcriteria: Bring your own device is van toepassing. Bij de uitvoering van de opdracht worden geen IT-middelen ter beschikking gesteld; onder IT-middelen wordt verstaan: laptop, telefoon en toebehoren. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaresse binnen een gemeentelijke organisatie in de afgelopen 6 jaren; Minimaal 24 uren per week beschikbaar op locatie voor de opdracht, ligt dit toe in het CV. Gunningscriteria (weging, totaal 100 punten): Aantoonbare werkervaring met het proactief ondersteunen en ontzorgen van bestuurders of directieleden.

De kandidaat beschrijft duidelijk in het CV hoe hij/zij bestuurders of directieleden ondersteunt en vooruitdenkt in het werk (20 punten); Aantoonbare werkervaring met ondersteuning van een burgemeester (10 punten); Aantoonbare werkervaring met de overgang van oud naar nieuw college (10 punten); Aantoonbare werkervaring met het bijdragen aan de doorontwikkeling van een bestuurssecretariaat (10 punten); Aantoonbare werkervaring met het samenwerken binnen een team van bestuurssecretaresses (10 punten); Aantoonbare werkervaring met kabinetszaken (10 punten); Minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring als bestuurssecretaresse binnen een gemeentelijke organisatie (30 punten): 3 tot 5 jaar (15 punten); Meer dan 5 jaar (30 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre je/ de door jou aangeboden kandidaat aan de criteria en (competenties) voldoet. Indien informatie niet expliciet in het cv of de toelichting is opgenomen, wordt deze niet meegenomen in de beoordeling.

Competenties: Samenwerkingsgericht, Politiek sensitief, Nauwkeurig, Organisatievermogen, Communicatief vaardig, Proactief, Stressbestendig.

Beoordeling: Stap 1: Beoordeling CV’s op knock-outcriteria. Flextender beoordeelt de CV’s op de knock-outcriteria die in de inhuuropdracht worden omschreven. Kandidaten die voldoen aan de knock-outcriteria worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld. Stap 2: Selectie 10 CV’s die aan de opdrachtgever worden voorgelegd. Flextender beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de knock-outcriteria op de gunningscriteria in de inhuuropdracht.

Voldoet een kandidaat aan het genoemde gunningscriterium, dan ontvangt deze het bijbehorende aantal punten. De 10 kandidaten die het best scoren op de gunningscriteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling. Opdrachtgever kan Flextender verzoeken inzage te geven in alle CV’s die zijn ontvangen om zich zeker te stellen dat zij daadwerkelijk de best scorende kandidaten voorgelegd heeft gekregen.

Wijkt de beoordeling van opdrachtgever af van die van Flextender, dan is de beoordeling (en daarmee de selectie) door opdrachtgever leidend. Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek. De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de kandidaten die in stap 2 zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende gunningscriteria: Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten; Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties. De kandidaten die op basis van deze gunningscriteria als beste worden beoordeeld, worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling).

De overige kandidaten worden in eerste instantie niet uitgenodigd voor een gesprek en ontvangen een voorlopige afwijzing. Zij nemen plaats in de zogenaamde wachtkamer. Stap 4: Selectiegesprek. Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de opdrachtgever. De opdrachtgever verifieert in het selectiegesprek of de betreffende kandidaten (inderdaad) voldoen aan het gewenste profiel (knock-outcriteria en de gunningscriteria).

Opdrachtgever beoordeelt de betreffende kandidaten in onderlinge vergelijking op de in de inhuuropdracht genoemde competenties. Een kandidaat dient op elke competentie minimaal een voldoende te scoren om voor gunning in aanmerking te komen. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoren zal opdrachtgever één of meer van de opvolgende kandidaten (in stap 3 van de beoordeling) uitnodigen voor een gesprek.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het in de inhuuropdracht genoemde profiel (gunningscriteria en competenties). Alle overige kandidaten worden nader gemotiveerd geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal: Deze functie is ingedeeld in functieschaal 7. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de gelijke/gelijkwaardige beloning.

Fee Flextender: Flextender brengt voor deze opdracht geen fee in rekening.

Benodigd aantal professionals: 1.

Offerte-eisen: Maximaal 5 pagina’s cv, exclusief motivatiebrief én voorblad, opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties) in pdf.

Werkdagen: Is hybride werken mogelijk: Ja. De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: in overleg.

Planning: De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op vrijdag 9 oktober 2026, 09:00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op woensdag 7 oktober 2026 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Overige informatie: De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen. De opdrachtgever zal om een Geheimhoudingsverklaring vragen. De Opdrachtgever zal om een Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) vragen. Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi). Voor opdrachtnemer geldt een Social Return (SROI) verplichting bij gegunde opdrachten hoger dan €400.000 binnen het DAS van de Talentenregio.

Voor meer informatie zie: (https://talentenregiohuurtin.nl/wp-content/uploads/2024/10/SROI-bijlage-DAS-v2.pdf). Het uurtarief kan worden gewijzigd volgens de hierna genoemde CBS-indexering volgens indexatieclausule artikel 12 van de modelovereenkomsten: CBS CAO Lonen, contractuele loonkosten en arbeidsduur, lonen per uur inclusief bijzondere beloningen indexcijfer, 2020=100: CAO-lonen,contractuele loonkosten en arbeidsduur; indexcijfers (2020-100) cbs.nl).

Meer informatie: Vragen kunnen ingediend worden tot donderdag 1 oktober 2026, 09:00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op vrijdag 2 oktober 2026 gepubliceerd op onze website. De gestelde vragen en antwoorden kunt u inzien door in te loggen bij Flextender via uw Flextender account. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer [telefoonnummer].

De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot dinsdag 6 oktober 2026, 09:00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.