Medewerker Bestuurssecretariaat

Organisatie: We zijn de gemeente Raalte en mensen werken graag bij ons om wie we zijn. We zijn positief, we doen het samen en het liefst stropen we onze mouwen op. De drang om vooruit te willen en het lef om buiten de lijntjes te kleuren, kenmerkt ons. We zijn op zoek naar jou als jij een bijdrage wilt leveren aan onze samenleving. Want die staat niet stil. Onze inwoners dagen ons iedere dag uit om samen met hen het leven in de gemeente Raalte nog mooier te maken.

Je krijgt bij ons niet alleen werk dat ertoe doet, je krijgt bij ons ook de ruimte en het vertrouwen om het verschil te maken. De gemeente Raalte groeit. En dat geeft kansen. Groei jij mee?

Opdracht: De burgemeester en de (aan jou toegekende) wethouder rekenen op jouw communicatieve en organisatorische talenten; als bestuurssecretaresse zorg jij ervoor dat alles op rolletjes loopt. Je beheert de agenda's en bent hun eerste aanspreekpunt. Je zorgt voor overzicht en structuur en durft een plus te zetten in de voorbereiding van afspraken. Jij denkt aan alles, zo ontzorg je én zorg je ervoor dat zij zich van hun beste kant kunnen laten zien.

Je beweegt soepel tussen alle aspecten van je rol: van agendabeheer en representatie tot correct e-mailverkeer en het organiseren van bijeenkomsten en evenementen. Je bent scherp op de lange termijnplanning en je weet de juiste informatie bij collega's en externe contacten op te halen. Zo verlopen afspraken voor de burgemeester en wethouder vlekkeloos en zijn deadlines geen probleem. De gemeenteraadsverkiezingen zijn net achter de rug, waardoor ook het college (deels) gaat wisselen.

Dit heeft uiteraard effect op het relatief jonge huidige team. Daarnaast zijn we bezig met het optimaal organiseren en verdelen van de werkzaamheden van het bestuurssecretariaat. Jouw ervaring kunnen we hierbij goed gebruiken. Aangezien de taakverdeling in het team nog kan schuiven, is enige flexibiliteit in taken, uren en einddatum gewenst.

Vereisten / knock-outcriteria: Bring your own device is van toepassing. Bij de uitvoering van de opdracht worden geen IT-middelen ter beschikking gesteld; onder IT-middelen wordt verstaan: laptop, telefoon en toebehoren. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaresse binnen een gemeentelijke organisatie in de afgelopen 6 jaren. Minimaal 24 uren per week beschikbaar op locatie voor de opdracht, ligt dit toe in het CV. Gunningscriteria (weging, totaal 100 punten): Aantoonbare werkervaring met het proactief ondersteunen en ontzorgen van bestuurders of directieleden.

De kandidaat beschrijft duidelijk in het CV hoe hij/zij bestuurders of directieleden ondersteunt en vooruitdenkt in het werk (20 punten). Aantoonbare werkervaring met ondersteuning van een burgemeester (10 punten). Aantoonbare werkervaring met de overgang van oud naar nieuw college (10 punten). Aantoonbare werkervaring met het bijdragen aan de doorontwikkeling van een bestuurssecretariaat (10 punten). Aantoonbare werkervaring met het samenwerken binnen een team van bestuurssecretaresses (10 punten).

Aantoonbare werkervaring met kabinetszaken (10 punten). Minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring als bestuurssecretaresse binnen een gemeentelijke organisatie (30 punten): 3 tot 5 jaar (15 punten); meer dan 5 jaar (30 punten). Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre je/ de door jou aangeboden kandidaat aan de criteria en (competenties) voldoet. Indien informatie niet expliciet in het cv of de toelichting is opgenomen, wordt deze niet meegenomen in de beoordeling.

Competenties: Samenwerkingsgericht, Politiek sensitief, Nauwkeurig, Organisatievermogen, Communicatief vaardig, Proactief, Stressbestendig.

Beoordeling: Stap 1: Beoordeling CV's op knock-outcriteria. Flextender beoordeelt de CV's op de knock-outcriteria die in de inhuuropdracht worden omschreven. Kandidaten die voldoen aan de knock-outcriteria worden geselecteerd voor stap 2. Stap 2: Selectie 10 CV's die aan de opdrachtgever worden voorgelegd. Flextender beoordeelt de CV's van de kandidaten die voldoen aan de knock-outcriteria op de gunningscriteria. De 10 kandidaten die het best scoren worden geselecteerd voor stap 3.

Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. Opdrachtgever kan Flextender verzoeken inzage te geven in alle CV's. Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek. De opdrachtgever beoordeelt de CV's van de kandidaten in onderlinge vergelijking op relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten en bij soortgelijke organisaties. De beste kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. Stap 4: Selectiegesprek. Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de opdrachtgever.

De opdrachtgever verifieert of de kandidaten voldoen aan het gewenste profiel. Een kandidaat dient op elke competentie minimaal een voldoende te scoren om voor gunning in aanmerking te komen. De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die het beste voldoet aan het profiel.

Overige informatie: De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen. De opdrachtgever zal om een Geheimhoudingsverklaring vragen. De Opdrachtgever zal om een Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) vragen. Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi). Voor opdrachtnemer geldt een Social Return (SROI) verplichting bij gegunde opdrachten hoger dan €400.000 binnen het DAS van de Talentenregio.

Het uurtarief kan worden gewijzigd volgens de CBS-indexering volgens indexatieclausule artikel 12 van de modelovereenkomsten.

Uitvoeringsvoorwaarde: De opdrachtnemer waarborgt dat bij de uitvoering van de opdracht geen arbeidsovereenkomst of (fictieve) dienstbetrekking ontstaat tussen de door opdrachtnemer ingezette natuurlijke persoon/personen en de opdrachtgever. De opdrachtgever heeft de opdracht zodanig ingericht dat de werkzaamheden plaatsvinden binnen de organisatorische kaders van de opdrachtgever. De verantwoordelijkheid voor een juiste kwalificatie van de arbeidsrelatie en de naleving van toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder begrepen de Wet deregulering beoordeling arbeidsrelaties (Wet DBA), ligt bij de opdrachtnemer.

De inschrijver dient bij inschrijving in de offerte aannemelijk te maken en deugdelijk te onderbouwen op welke wijze hij invulling geeft aan deze uitvoeringsvoorwaarde. Indien naar het oordeel van de opdrachtgever uit de inschrijving niet aannemelijk wordt dat de opdrachtnemer de opdracht kan uitvoeren op een wijze die voldoet aan deze uitvoeringsvoorwaarde, kan de inschrijving als niet-conform terzijde worden gelegd.