Medewerker Personeelsadministratie

Gemeente Hilversum zoekt een Medewerker Personeelsadministratie voor een opdracht van 4 maanden (met optie tot verlenging 3 maal 1 maand), 24 uur per week, start 26 oktober 2026. De opdracht kent als inschrijfdeadline 7 oktober 2026 om 09:00 uur. De uitvoeringsvoorwaarde stelt dat de opdrachtnemer waarborgt dat bij de uitvoering geen arbeidsovereenkomst of (fictieve) dienstbetrekking ontstaat tussen de ingezette persoon en de opdrachtgever; de verantwoordelijkheid voor de juiste kwalificatie van de arbeidsrelatie en naleving van de Wet DBA ligt bij de opdrachtnemer.

De inschrijver dient bij inschrijving aannemelijk te maken hoe hij invulling geeft aan deze voorwaarde. De gemeenten Wijdemeren en Hilversum fuseren per 1 januari 2027; de ambtelijke integratie start per 1 januari 2026. De opdracht omvat het dagelijks (going concern) werk van de personeelsadministratie: het helpen bij de administratie rondom arbo en verzuim, de (digitale) administratie van de Academieomgeving, het verwerken van mutaties in BCS (E-HRM), het beheren van personeelsdossiers (inclusief compleet maken en opschonen van archief), het beantwoorden van vragen van collega's en het opstellen van correspondentie.

Daarnaast werkt de medewerker mee aan de bestuurlijke integratie: het verbeteren van (werk)processen, bijdragen aan digitalisering en aanbesteding van het nieuwe E-HRM, en als projectlid Onboarding het organiseren van introductiedagen. Het cluster Personeelsadministratie bestaat in Hilversum uit 3 collega's die parttime werken. Tijdens de opdrachtperiode wordt een vacature voor vaste invulling uitgezet; de nieuwe collega dient 1 maand te worden ingewerkt.

De functie is ingebed in de organisatie en staat onder leiding en toezicht, en is van dienswege niet passend voor een zzp gekenmerkt.

De vereisten (knock-outcriteria) zijn: een aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau in administratieve richting; minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar binnen een personeelsadministratie van een gemeente of overheidsorganisatie; aantoonbare werkervaring met E-HRM/BCS/Motion; en een uurtarief van maximaal € 80,- exclusief btw, inclusief reiskosten woon-werkverkeer. De selectiecriteria (weging, totaal 100 punten) omvatten onder meer: aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau (10 punten), minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met E-HRM/BCS/Motion (15 punten), aantoonbare werkervaring met het organiseren van introductiebijeenkomsten (10 punten), aantoonbare kennis van RAP (5 punten), aantoonbare kennis van en werkervaring met rechtspositie gemeenteambtenaren en Cao gemeenten (10 punten), aantoonbare kennis van en werkervaring met arbo en verzuim administratie (5 punten), aantoonbare kennis van en/of werkervaring met aanbestedingen van E-HRM (15 punten), en aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar binnen een personeelsadministratie van een gemeente of overheidsorganisatie (30 punten, met sub-verdeling: 5 jaar of meer 30 punten, 2 tot 5 jaar 15 punten, tot 2 jaar 0 punten).

In het cv moet duidelijk worden aangegeven in hoeverre de kandidaat aan de criteria voldoet.

De gevraagde competenties zijn: nauwkeurigheid, plannen en organiseren, resultaatgerichtheid, proactief handelen, doortastendheid, flexibiliteit, zelfstandigheid, samenwerken, communicatieve vaardigheid, leerbaarheid/leervermogen, en discretie/integriteit. De beoordelingsprocedure kent vier stappen: (1) beoordeling van offertes op knock-outcriteria; (2) selectie van 10 offertes die aan de opdrachtgever worden voorgelegd, gescoord op gunningscriteria; (3) uitnodiging voor een selectiegesprek voor de (minimaal 2) best scorende kandidaten; (4) selectiegesprek met minimaal twee vertegenwoordigers van de opdrachtgever, waarin competenties worden beoordeeld en elke competentie minimaal voldoende moet zijn.

De functie is ingedeeld in functieschaal 9, verbonden aan de CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning. De opdrachtgever verwacht dat het tarief rond de 60-85 euro ligt. Flextender brengt voor deze opdracht geen fee in rekening bij de winnende leverancier.

Benodigd aantal professionals: 1.

De offerte-eisen: maximaal 5 pagina's cv, exclusief motivatiebrief (1 pagina) en voorblad (1 pagina), opgesteld in het Nederlands, met minimaal 2 referenties (naam, functie en organisatie) in pdf. Hybride werken is mogelijk; werkdagen in overleg. De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op donderdag 13 oktober 2026.

Overige informatie: de gemeente verzoekt altijd om een VOG, waarvan de kosten in het uurtarief zijn verdisconteerd; facturatie verloopt via de facturatiemodule van Flextender; reiskosten woon-werkverkeer worden niet vergoed (zijn in het tarief opgenomen); 'bring your own device' is van toepassing (eigen telefoon en laptop/iPad). Vragen kunnen tot woensdag 5 oktober 2026, 09:00 uur worden ingediend; de reactietermijn duurt tot woensdag 7 oktober 2026, 09:00 uur.