Medewerker Secretariaat -Stadsbeheer

Als Medewerker Secretariaat ondersteun je het management, projecten en afdelingen door het uitvoeren van secretariële, administratieve, dienstverlenende en organisatorische werkzaamheden. De functie draagt bij aan een efficiënte en gestructureerde bedrijfsvoering, zodat collega's zich kunnen richten op hun primaire taken. Als Medewerker Secretariaat houd jij je bezig met de volgende drie hoofdgebieden: Secretariaat en managementondersteuning (beheren en coördineren van agenda's, inclusief prioritering; voorbereiden, notuleren en afhandelen van vergaderingen; organiseren van bijeenkomsten, trainingen en evenementen; ondersteunen van management en afdelingen).

Administratieve ondersteuning (beheren en archiveren van documenten en dossiers; verwerken van inkomende en uitgaande post en e-mail; opstellen van correspondentie en administratieve documenten; ondersteunen bij processen zoals inkoop, contracten en betalingen; registreren en verstrekken van gegevens). Procesbewaking en organisatorische ondersteuning (bewaken van voortgang van acties, afspraken en meldingen; signaleren van knelpunten en tijdig bijsturen; verzorgen van telefoon- en mailboxbeheer; verrichten van representatieve en facilitaire taken; bijdragen aan onboarding en interne communicatie).

Eisen: minimaal Mbo+/hbo werk- en denkniveau, bij voorkeur in een secretariële of administratieve richting; minimaal 3 jaar ervaring in de rol van Secretarieel medewerker, Management assistent of vergelijkbaar; digitale vaardigheden (o.a. MS Office en relevante systemen); goede beheersing van de Nederlandse taal; de genoemde kennis en ervaring.

Wensen: ervaring in een complexe of bestuurlijke organisatie is een pré; kennis van administratieve en secretariële processen; ervaring met secretariële ondersteuning en agendabeheer; ervaring met notuleren, plannen en administratieve werkzaamheden.

Competenties: samenwerken, wendbaar, professioneel, organisatiesensitiviteit en structuurvermogen, proactief.

Organisatie en team: voor de gemeente 's-Hertogenbosch is een administratieve partner op zoek naar een Medior Medewerker Secretariaat / Management Assistent.

Overige informatie: benodigd aantal professionals 1; hybride werken: Nee; optie tot verlenging is niet uitgesloten; alleen detachering; tijdelijk, in verband met vervanging; graag het cv in het NL aanleveren; graag ontvangen we in de persoonlijke motivatie een onderbouwing waaruit blijkt dat je over de gevraagde competenties beschikt; als je mag starten bij de klant, dan zal er een pre-employmentscreening plaatsvinden; je beschikt over een legitimatiebewijs; het tarief is afhankelijk van de kennis en kunde van de professional; CAO Gemeenten Schaal, Salarisschaal - 6.