Office Manager - Colesco

Als Office Manager ken je de geheimen van een goed georganiseerd kantoor en soepel lopende agenda's. Je voert zelfstandig de reguliere office managementwerkzaamheden uit en coördineert deze binnen de bestaande organisatie- en teamstructuur. Daarbij ondersteun je het team en aangewezen leden van het managementteam. Je bent het eerste aanspreekpunt voor kantoorgerelateerde zaken en stemt waar nodig af met interne belanghebbenden.

Voorbeelden uit de praktijk: je coördineert agenda's en vergaderingen voor aangewezen leden van het managementteam; je handelt operationele verzoeken vanuit het team tijdig en zorgvuldig af; je signaleert knelpunten en doet proactief voorstellen om office managementprocessen te verbeteren.

Feiten & cijfers: 18 uur per week; een tijdelijke opdracht voor een periode van 7 maanden, met kans op verlenging; wereldwijd ruim 48.000 Rabobank-collega's. Top 3 verantwoordelijkheden: borg dagelijks de planning, agenda- en vergadercoördinatie en andere reguliere office managementprocessen; coördineer externe leveranciers en facilitaire diensten voor een goed functionerende en representatieve werkomgeving; ondersteun het team en aangewezen managementteamleden en handel operationele verzoeken tijdig en correct af; waar nodig leg je werkzaamheden vast en draag je deze zorgvuldig over bij de terugkeer van de vaste Office Manager.

Zo blijven kennis, afspraken en processen goed geborgd.

Jij & jouw talent: sterke organisatorische en planningsvaardigheden; professionele sensitiviteit, discretie en vertrouwelijkheid; ervaring met stakeholdermanagement; een proactieve en probleemoplossende werkwijze; vaardigheid in facilitair en operationeel management; stressbestendigheid en flexibiliteit; een professionele en representatieve houding; goede digitale vaardigheden. Graag ontvangen we in de persoonlijke motivatie een onderbouwing waaruit blijkt dat de kandidaat over de gevraagde competenties beschikt.

Aanvullende informatie: er wordt hybride gewerkt, volgens het Rabobank @anywhere principe; vanwege de toenemende drukte op de Rabobanklocatie aan de Croeselaan in Utrecht is er vanaf april 2026 een nieuw parkeerbeleid. Vanaf maandag t/m donderdag kunnen externe medewerkers niet meer parkeren op het terrein aan de Croeselaan. Alleen op vrijdag blijft parkeren voor externen mogelijk; let op: loondienst-midlance constructies zijn conform Rabobankbeleid niet toegestaan.

Geen kandidaten aanbieden via deze constructie. Controle vindt tevens plaats tijdens de screening; onder de veranderde wet- en regelgeving leent deze opdracht zich helaas niet voor het inzetten van een ZZP-er. Bij vragen en/of onduidelijkheden lichten wij dit uiteraard graag toe; leveranciers van kandidaten behoren op de hoogte te zijn van de geldende wet- en regelgeving op het gebied van arbeidsvoorwaarden en de (Rabobank) cao. Deze inzet valt in schaal 7 van de Rabobank cao; wij ontvangen graag de persoonlijke motivatie en het CV in het Nederlands; de kandidaat mag op maximaal één aanvraag tegelijkertijd aangeboden worden.

Dit betekent dat de kandidaat gedurende de exclusiviteitsperiode (4 werkdagen) alleen bij Rabobank is aangeboden; daarnaast is het van belang dat de kandidaat beschikbaar is voor de hele gevraagde periode in de aanvraag; pre-employmentscreening: als de kandidaat mag starten bij de klant, dan zal er een pre-employmentscreening plaatsvinden. Wij sturen u op dat moment de daarvoor benodigde documenten toe. Uw kandidaat mag pas starten na afronding van de pre-employmentscreening; de kandidaat beschikt over een legitimatiebewijs (een paspoort of identiteitskaart), welke bij intake én op de startdatum van het contract van de kandidaat geldig is en ter controle kan worden overlegd.