Office Manager / Executive Assistant

Voor een groeiende en ondernemende organisatie in Houten zoeken wij een ervaren Office Manager / Executive Assistant die structuur, overzicht en executiekracht brengt. De organisatie bevindt zich in een interessante groeifase. Processen worden verder geprofessionaliseerd, de dienstverlening wordt steeds digitaler en de organisatie maakt zich klaar voor verdere groei. In deze ontwikkeling werk je nauw samen met de CEO/eigenaar. Hij is een echte ondernemer: energiek, besluitvaardig, snel schakelend en voortdurend bezig met nieuwe kansen en initiatieven.

Jij bent degene die helpt om daar structuur omheen te organiseren, prioriteiten scherp te houden en ervoor zorgt dat afspraken en acties daadwerkelijk worden opgevolgd. Tegelijkertijd kijk je verder dan alleen de agenda van de CEO. Je ziet wat er binnen de organisatie beter, slimmer of professioneler kan en pakt daarin zelf initiatief. Wat ga je doen? Je krijgt een brede rol waarin Executive Support, Office Management en lichte projectcoördinatie samenkomen.

Je bent onder andere verantwoordelijk voor: structureren en beheren van de agenda en weekplanning van de CEO; prioriteiten bewaken en helpen focus aan te brengen tussen afspraken, projecten en nieuwe initiatieven; voorbereiden en organiseren van meetings, inclusief agenda’s, documentatie en opvolging; acties, afspraken en deadlines actief bewaken en stakeholders hierop opvolgen; fungeren als organisatorische rechterhand en sparringpartner van de CEO; ondersteunen van het management en zorgen voor goede interne informatie- en communicatiestromen; coördineren en professionaliseren van verschillende office- en organisatieprocessen; ondersteunen of zelfstandig oppakken van kleinere interne projecten; signaleren waar processen slimmer, eenvoudiger of digitaler kunnen worden ingericht; ondersteunen van projecten rondom groei, professionalisering en digitale transformatie; zorgen dat informatie, documenten en digitale werkomgevingen logisch en gestructureerd zijn ingericht.

Wie zoeken we? We zoeken iemand die rust en structuur brengt in een ondernemende omgeving, zonder de snelheid uit de organisatie te halen. Je wacht niet totdat iemand je precies vertelt wat je moet doen. Je ziet wat nodig is, organiseert het en zorgt dat zaken worden afgerond. Je durft prioriteiten bespreekbaar te maken en bent stevig genoeg om een ondernemende CEO op het juiste moment aan afspraken en acties te herinneren. Je brengt bij voorkeur mee: minimaal 3-5 jaar ervaring als Office Manager, Executive Assistant, Management Assistant of in een vergelijkbare brede rol; sterke organisatorische vaardigheden en het vermogen om overzicht te houden; ervaring met agenda-, stakeholder- en actiemanagement op management- of directieniveau; een proactieve, zelfstandige en pragmatische manier van werken; het vermogen om structuur te creëren in een dynamische omgeving waar niet alles vooraf vastligt; goede communicatieve vaardigheden en voldoende stevigheid om verschillende stakeholders mee te krijgen; ervaring met projectcoördinatie of projectmatig werken is een sterke pré; ervaring met organisatieverandering, digitalisering of digitale transformatie is een pré; goede kennis van Microsoft 365, Teams, SharePoint en andere digitale samenwerkings- en planningstools; uitstekende beheersing van de Nederlandse taal en goede beheersing van het Engels; professionaliteit, discretie en betrouwbaarheid.

Wat maakt deze rol interessant? Dit is geen traditionele ondersteunende functie waarin je uitsluitend agenda’s beheert en meetings organiseert. Je komt terecht naast een ondernemer én midden in een organisatie die volop in ontwikkeling is. Daardoor krijg je de ruimte om mee te denken, verbeteringen te initiëren en steeds meer verantwoordelijkheid naar je toe te trekken. Je helpt niet alleen de CEO om meer structuur, focus en executiekracht in zijn week te krijgen, maar draagt ook bij aan het verder professionaliseren en digitaliseren van de organisatie.

Darwin Recruitment is acting as an Employment Business in relation to this vacancy.