Project secretaresse

Draag jij vanuit jouw passie en expertise bij aan de transformatie en verduurzaming van de dynamische stad Eindhoven? Is ontzorgen jouw tweede natuur? Ben jij digitaal goed onderlegd en zoek jij een secretariële/administratieve functie? Dan hebben wij dé vacature!

De stad Eindhoven is volop in ontwikkeling. De ontwikkeling concentreert zich vooral in het gehele gebied binnen de binnenring (met name het centrum). Tijdens deze transitie moet de stad een aantrekkelijke plek blijven waar volop geleefd wordt. Dat betekent dat we in de stad duizenden extra woningen en voorzieningen gaan toevoegen. Ontwikkelopgaven zijn bijvoorbeeld internationale Knoop XL (9.000 woningen, ondergronds busstation en spoor), Stadshart Woensel (3.000 woningen), HOV4 en projecten als het Stadhuisplein (800 woningen), VDMA (680 woningen en kantoren), de Brainport Innovatie Campus (BIC) en aardgasvrije wijken.

Voor de ontwikkeling van BIC Noord – de campus waar ASML de komende jaren wil uitbreiden om ruimte te bieden aan cleanrooms, kantoren en faciliteiten voor in totaal zo'n 20.000 medewerkers – staat Eindhoven voor een enorme gebieds- én infrastructuuropgave. Het project omvat niet alleen de realisatie van een innovatieve campusomgeving, maar ook de bijbehorende wegenstructuur, waaronder aanpassingen aan de Spottersweg en Anthony Fokkerweg, en voorzieningen zoals grote parkeergarages, vrijliggende HOV-busbanen en duizenden fietsparkeerplekken.

Voor deze dynamische en complexe opgave zoeken wij een proactieve projectsecretaresse die het projectteam ondersteunt, structuur brengt in het werk en graag meebouwt aan één van de meest impactvolle ontwikkelingen binnen Brainport Eindhoven.

Jouw rol

- Je organiseert voor het projectteam in logistieke zin vergaderingen en overleggen, completeert vergaderstukken, maakt afspraken met diverse (externe) partijen, verzorgt waar nodig de verslaglegging (actiepunten) en bewaakt de voortgang en follow-up van afspraken en besluiten.

- Je verzorgt correspondentie (huisstijl, lay-out, taalgebruik).

- Je beheert de projectmailbox door inkomende mail uit te zetten aan de juiste personen en te monitoren of taken tijdig worden opgepakt en afgehandeld.

- Je zorgt voor de administratieve afhandeling van (digitale) stukken.

- Je houdt het projectarchief bij.

- Je doet voorstellen ter verbetering van geldende (interne) administratieve procedures en processen, zodat het werk efficiënter en overzichtelijker wordt.

Met wie werk je samen?

Je komt te werken binnen de sector RPP ter ondersteuning van de gebiedsontwikkeling BIC Noord. Je ondersteunt de projectteams die bestaan uit projectmanagers, omgevingsmanagers, technisch managers, contractmanagers, projectbeheersers, projectassistentes, vakinhoudelijke experts en interne en externe samenwerkingspartners.

Uitvoeringsvoorwaarde arbeidsrelatie

De aard en organisatorische inbedding van deze opdracht maken dat niet iedere contractvorm passend is; voor deze opdracht wordt daarom uitgegaan van uitvoering via detachering.

LibLab sluit geen specifieke contractvorm of categorie opdrachtnemers op voorhand uit. Wel geldt dat iedere opdracht moet kunnen worden uitgevoerd op een wijze die in overeenstemming is met de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de regels omtrent de kwalificatie van arbeidsrelaties en de Wet DBA.

De geschiktheid van een opdracht voor een bepaalde contractvorm wordt beoordeeld aan de hand van de beoogde feitelijke uitvoering van de werkzaamheden en niet uitsluitend op basis van de gekozen juridische constructie. Daardoor kan het voorkomen dat een opdracht zich, gelet op de aard, inrichting of organisatorische inbedding van de werkzaamheden, niet leent voor alle contractvormen.

Inschrijvers dienen desgevraagd aannemelijk te maken op welke wijze zij de opdracht zullen uitvoeren en hoe daarbij wordt voldaan aan de toepasselijke wet- en regelgeving. Indien onvoldoende aannemelijk wordt gemaakt dat de opdracht binnen de voorgestelde constructie rechtmatig kan worden uitgevoerd, kan een inschrijving buiten beschouwing worden gelaten.

Eisen voor de opdracht Project secretaresse

- Het cv dient in het Nederlands te worden aangeleverd.

- Je hebt ten minste een afgeronde MBO-opleiding met bijbehorend werk- en denkniveau.

- Je hebt minimaal 1 tot 3 jaar aantoonbare relevante werkervaring.

- Je hebt ruime ervaring met Microsoft (Outlook, Teams, SharePoint, etc.).

- Je beheerst de Nederlandse taal zowel mondeling als schriftelijk.

- Het is niet toegestaan om een kandidaat in te huren die eerder in dienst is geweest van de Gemeente Eindhoven (tussenperiode van twee jaar).

- Als de kandidaat mag starten bij de klant, zal er een pre-employmentscreening plaatsvinden.

- De kandidaat beschikt over een legitimatiebewijs (een paspoort of identiteitskaart), dat bij de intake én op de startdatum van het contract geldig is en ter controle kan worden overlegd.

- De kandidaat is op maandag, woensdag en donderdag op locatie aanwezig.

- De kandidaat beschikt over goede kennis van SharePoint.

Wensen voor de opdracht Project secretaresse

- Geen wensen.

- Detachering

Opdracht delen via: