Portefeuillehouder Opvang

Het waarborgen van een effectief operationeel beheer van opvanglocaties, inclusief inkoop gerelateerde zaken, contractmanagement en facilitaire aangelegenheden. Hierbij staat het creëren van een optimale omgeving voor de opvang en ondersteuning van ontheemden/ vluchtelingen centraal. Het generiek resultaat van deze functie is het beheren en coördineren van diverse aspecten binnen het opvangproces en kent een omvangrijk afbreukrisico. Dit omvat het operationele beheer van opvanglocaties, proactieve informatievoorziening aan de locaties, effectieve inkoop en contractmanagement en sturing bij facilitaire zaken en verhuizingen.

Daarnaast draagt de functie bij aan het beleidsmatig en operationeel vormgeven van de langdurige en noodopvang.

3. Kerntaken

§ Vertaalt het strategisch beleid naar operationele plannen/projecten en coördineert de implementatie, inclusief de identificatie van gevolgen en knelpunten.

§ Initieert onderzoeken op het gebied van opvanglocaties, inclusief inkoop gerelateerde zaken, contractmanagement en facilitaire aangelegenheden en voert deze uit.

§ Signaleert, onderzoekt en analyseert problemen binnen de uitvoering, schat de gevolgen in en lost zelfstandig complexe vraagstukken en problemen op en rapporteert hierover.

§ Volgt ontwikkelingen ten aanzien van de opvang van nieuwkomers, signaleert mogelijkheden en ontwikkelt, implementeert, onderhoudt en evalueert praktische methoden, technieken en instrumenten en realiseert de vereenvoudiging, aanscherping, en verduidelijking van locatiemanagement w.o. de werkprocessen rondom locatiemanagement.

§ Zorgt voor consistentie en uniformiteit tussen diverse locaties en hun opdrachtnemers, om gelijke behandeling van ontheemden/vluchtelingen te waarborgen.

§ Vertaalt het (nationaal) beleid en wettelijke richtlijnen naar praktische lokale werkprocedures en implementeert deze vervolgens op de verschillende locaties, inclusief het onderhouden van contacten met relevante partijen.

§ Overziet en coördineert de dagelijkse zaken op de opvanglocaties, onderhoudt contact met alle externe en gemeentelijke diensten rondom de dienstverlening aan de vluchtelingen. Is hierbij gericht op een effectieve uitvoering en kwaliteitsborging van alle dienstverlening en huisvesting.

§ Handelt bij incidenten en klachten, met inbegrip van klachtafhandeling en regie bij crisissituaties.

§ Monitort de locaties op basis van de GOTRICK-aspecten (Geld, Organisatie, Tijd, Risico, Informatie, Communicatie en Kwaliteit) en stuurt zo nodig bij en rapporteert periodiek aan de opdrachtgever.

§ Volgt ontwikkelingen, signaleert mogelijkheden op het gebied van methoden en technieken binnen het vakgebied en doet verbetervoorstellen.

§ Coördineert verhuizingen, op het gebied van matching, de communicatie met bewoners en sociaal beheer, en het beheert de bewonersgegevens.

§ Registreert in het landelijk registratiesysteem van alle vluchtelingen en de daarbij behorende analyses en prognoses, zoals aantallen, snijverlies, kamerbezetting en toekomstige plaatsingsmogelijkheden.

§ Houdt een extern sharepointdossier bij voor up-to-date informatie voor sociaal beheer.

§ Verzorgt een tweewekelijkse nieuwsbrief om optimale informatievoorziening naar de locaties te waarborgen.

§ Onderhoudt communicatie met het stadsdeel en de wijk van de desbetreffende locatie

§ Reageert onmiddellijk op operationele uitdagingen en onvoorziene gebeurtenissen.

Competenties:

§ Omgevingssensitief

§ Organisatorisch vermogen

§ Probleemoplossend vermogen

§ Strategisch denken

§ Communicatieve vaardigheden

§ Flexibel

§ Initiatief en zelfsturing

§ Stressbestendig

De eisen

HBO werk- en denkniveau

Minimaal 5 jaar ervaring op het vakgebied

De wensen

1 tot 3 jaar ervaring op het vakgebied

WO werk- en denkniveau