Procesadviseur Personele Voorzieningen

De opdracht kan zowel op zzp als op detacheringsbasis uitgevoerd worden.

Aanleiding

Voor het RIVM wordt een procesadviseur gezocht die, in opdracht van P&O en in samenwerking met de afdeling Financiën, een uniforme, rechtmatige en goed uitvoerbare werkwijze ontwikkelt voor het treffen van personele voorzieningen bij uitdiensttreding van medewerkers. Het betreft situaties waarin medewerkers recht (kunnen) hebben op onder andere WW, WIA, doorbetaling loon bij ziekte en transitie- of beëindigingsvergoedingen (bijvoorbeeld bij VSO of reorganisatie). De werkwijze moet voldoen aan relevante wet- en regelgeving (financieel/comptabel, ADR, audit) en AVG/privacykaders en moet praktisch hanteerbaar zijn voor alle betrokken afdelingen.

Doel van de opdracht

- Brengt het huidige proces voor personele voorzieningen bij uitdiensttreding in kaart.

- Bepaalt samen met inhoudelijke experts van P&O en FP&C welke informatie minimaal noodzakelijk is om personele voorzieningen rechtmatig en controleerbaar te kunnen treffen.

- Ontwerpt een end-to-end proces dat beschrijft hoe uitdiensttredingen gesignaleerd worden, hoe wordt beoordeeld of een voorziening nodig is, welke informatie wanneer wordt aangeleverd, en hoe boeking, mutaties en controles plaatsvinden.

- Legt de rol- en taakverdeling vast tussen de betrokken partijen.

- Ontwikkelt praktische hulpmiddelen (zoals een uniforme checklist, formats voor overzichten en korte werkinstructies) waarmee de werkwijze structureel kan worden toegepast binnen alle domeinen.

- Doet een voorstel voor de structurele borging en periodieke controle van personele voorzieningen (inclusief verwerking van onttrekkingen, vrijval en late kosten).

Werkzaamheden

- Uitvoeren van een korte analyse van de bestaande werkwijze en informatiestromen bij personele voorzieningen.

- Organiseren en begeleiden van werksessies met P&O, P&O support/Personeelsinfo, FP&C/domeincontrollers en waar nodig ADR/AVG/juridisch.

- Opstellen van een gezamenlijke procesbeschrijving “Werkwijze personele voorzieningen bij uitdiensttreding medewerker”, inclusief processtappen van signalering tot en met boeking en mutaties, rol- en verantwoordelijkheidsverdeling en overzicht van minimale informatie per type uitdiensttreding (WW, WIA, VSO, reorganisatie).

- Ontwikkelen van één uniforme checklist/template voor benodigde informatie per casus, formats voor overzichten (bijv. lijst uitdiensttredingen, status voorzieningen) en praktische werkinstructies.

- Opstellen van een korte notitie over omgaan met vertrouwelijke en privacygevoelige informatie (zoals VSO’s), aansluiting op ADR-/auditvereisten en comptabele regels, en inrichting van mutaties (onttrekkingen, vrijval) en periodieke controles.

- Opstellen van een beknopt implementatie- en borgingsplan (stappenplan, communicatie, eventuele training/instructie).

Standplaats: Bilthoven. Binnen het RIVM geldt een kader voor hybride werken: leidinggevenden bepalen in overleg met de medewerkers in hun team wanneer ze naar kantoor komen.

Aantal uur: 32 uur per week

Duur opdracht: 6 weken

Optie op verlenging: 1x 6 weken

Over de klant:

Eisen:

- Afgeronde relevante HBO- of WO-opleiding, bij voorkeur op het gebied van bedrijfskunde, organisatiekunde, bestuurskunde, economie/financiën en/of HRM.

- Aantoonbare ervaring met procesontwerp en organisatieadvies binnen (semi)publieke organisaties.

- Ervaring met het inrichten van processen op het snijvlak van HR/P&O en financiën/control.

- Kennis van of ervaring met voorzieningen, financiële verslaglegging of audit/ADR-eisen is een duidelijke pré.

- Ervaring met het vertalen van wet- en regelgeving (o.a. AVG, financiële richtlijnen) naar praktische werkprocessen.

Competenties:

- Sterk analytisch vermogen en procesmatig denken.

- In staat om belangen van verschillende afdelingen te verbinden en tot een gedragen oplossing te komen.

- Communicatief sterk, kan werksessies effectief faciliteren en keuzes helder vastleggen.

- Resultaatgericht, gestructureerd en zelfstandig werkend.

- Omgevingsbewust en in staat om complexe materie begrijpelijk en praktisch te maken.

Opdrachtdetails: